Pravidlo je běžná funkce, kterou nabízí aplikace e-mailového klienta pro stolní počítače. Pomocí této funkce můžete filtrovat e-maily podle určitých kritérií, jako je odesílatel, předmět nebo e-mail, který ve svém těle obsahuje určitá slova. Nad filtrovanými e-maily pak můžete provést určitou akci, například odeslat je do složky nevyžádané pošty, odstranit je, označit je a podobně. Microsoft Outlook, oblíbená aplikace e-mailového klienta pro počítače se systémem Windows a Mac, také umožňuje vytvářet pravidla.
Pravidla se skvěle hodí ke správě e-mailů. Můžete například vytvořit pravidlo pro automatické odesílání e-mailů od určitého odesílatele, kterého považujete za spamera, do složky spam. Nebo můžete vytvořit pravidlo pro odesílání všech newsletterů do složky Newsletter , abyste zabránili přeplnění hlavní schránky nefiltrovanými e-maily.
Jak vytvořit nové pravidlo v aplikaci Outlook
Chcete-li vytvořit nové pravidlo v aplikaci Outlook, klikněte na nabídku Soubor a vyberte možnost Správa pravidel &; upozornění . Tím se otevře okno Pravidla a upozornění.
V okně Pravidla a upozornění kliknutím na Nové pravidlo otevřete Průvodce pravidly.
V části Zachovat pořádek vyberte akci, kterou chcete provést s filtrovanými e-maily. Chcete-li například odesílat e-maily od určitých odesílatelů, můžete vybrat horní možnost (Přesunout zprávy od někoho do složky). Nebo pokud chcete odesílat e-maily, které obsahují určitá slova v předmětu, do určité složky, můžete vybrat druhou možnost (Přesunout zprávy s určitými slovy v předmětu do složky). V tomto příkladu vybereme první možnost.
Po nastavení akce klikněte na podtržené texty v poli Krok 2 . Nejprve klikněte na text lidé nebo veřejná skupina a přidejte e-mailové adresy, na které chcete pravidlo použít.
Pokud jsou e-mailové adresy již v seznamu k dispozici, můžete na ně dvakrát kliknout a přidat je. V opačném případě můžete adresy zadat ručně do pole Od . Chcete-li přidat více e-mailových adres, můžete je oddělit středníkem. Klikněte na tlačítko OK .
Dále klikněte na text určeno a vyberte složku, do které chcete filtrované e-maily odeslat.
Zvolte existující složku a klikněte na tlačítko OK .
Klikněte třikrát na tlačítko Další , dokud se nezobrazí následující krok, a klikněte na tlačítko Zakončit . Ve výchozím nastavení se vaše nové pravidlo použije pouze na nadcházející e-maily. Pokud chcete nové pravidlo použít i na stávající e-maily – ve složce Doručená pošta – můžete před kliknutím na tlačítko Dokončit zaškrtnout možnost Spustit toto pravidlo nyní na zprávy, které jsou již ve složce „Doručená pošta“ .
Kliknutím na tlačítko Nové pravidlo můžete vytvořit další pravidlo. Po dokončení kliknutím na tlačítko OK zavřete okno Pravidla a upozornění.
Existuje také okamžitý způsob, jak použít pravidlo na existující e-mail. Stačí kliknout pravým tlačítkem myši na e-mail ve složce Doručená pošta (nebo v libovolné složce) a vybrat možnost Pravidla -> Vytvořit pravidlo .
Nastavte akci z dostupného seznamu v části Dělat následující . Můžete také kliknout na Rozšířené možnosti a otevřít Průvodce pravidly.
Jak upravit a odstranit stávající pravidla
Chcete-li upravit nebo odstranit stávající pravidla, můžete se přepnout zpět na Složky -> Spravovat pravidla & Upozornění a otevřít okno Pravidla a upozornění. Pravidlo upravíte poklepáním na něj. Chcete-li pravidlo odstranit, vyberte pravidlo, které chcete odstranit, a klikněte na tlačítko Odstranit .
Kliknutím na tlačítko OK zavřete okno Rules and Alert (Pravidla a upozornění)
YouTube video: Jak vytvářet a spravovat pravidla v aplikaci Outlook
.
