Jak zefektivnit práci s dokumenty během několika minut?

Kancelář

Množství papírování v organizaci je nekonečné a skličující. Smlouvy, interní a externí dokumenty, různé dohody a mnoho dalších dokumentů je náročné sledovat, pokud jsou v tištěné podobě. Pracovníci tráví hodiny a hodiny jejich tiskem, skenováním, faxováním a ukládáním. Kromě toho zabere spoustu času správa těchto dokumentů a jejich noční odesílání k podpisu. Celý tento proces zabere spoustu času, což zdržuje transakce a má rezervy ve špatné zkušenosti zákazníků.

Smlouvy a dokumenty jsou základními postupy pro každou firmu, tak proč nevyužít digitální technologie? Může pomoci udržet všechny záznamy uspořádané, snadno dostupné a aktuální. Můžete také použít elektronické podpisy a podepsat své dokumenty online a vyzvat ostatní strany, aby je podepsaly také online.

Pokud budete hledat na internetu, najdete více řešení pro správu dokumentů, CocoSign je jedním z nejlepších poskytovatelů elektronických vědeckých služeb. Umožňuje nejen shromažďovat a vkládat podpisy elektronicky, ale také organizovat vaše dokumenty a zefektivnit tak váš pracovní proces. Pomocí aplikace CocoSign můžete vyzvat různé strany, aby podepsaly všechny dokumenty online prostřednictvím libovolného zařízení. Více informací naleznete zde.

Krása online systému pro správu dokumentů spočívá v tom, že prakticky asimiluje celý váš systém a ukládá vaše dokumenty online tím, že vám poskytuje kompaktní umístění dokumentů, například na ovládacím panelu používaného online systému pro správu dokumentů. Níže uvádíme několik rychlých tipů, které vám pomohou zefektivnit práci s dokumenty během několika minut.

1. Zjednodušte si práci s dokumenty. Upřednostněte organizaci a vykazování

Systém pro správu dokumentů umožňuje uspořádat záznamy do složek a podsložek. Odstraníte tak zmatek tím, že pro jednotlivé typy souborů vytvoříte specifické názvy. Prostřednictvím tohoto názvu můžete identifikovat umístění souboru a přistupovat k němu, kdykoli je to zapotřebí.

Systémy pro správu dokumentů, jako je CocoSign, vám umožní rychle se podívat na data a používat různé šablony smluv , spouštět příležitostné přehledy a přehledy ad havoc.

Zavedení těchto strategií pro zefektivnění dokumentů vám zajistí přehlednost, dostupnost a snadnou správu záznamů. Pomůže vám také snadno sdílet text, což povede k lepšímu sledování pracovních postupů.

2. Upgradujte proces schvalování

Všechno úsilí, které vynakládáte na ukládání a vyhledávání dokumentů, spočívá v získání souhlasu s konkrétními úkoly, uzamčení dohod a vedení jejich evidence. Celý tento proces se může stát lépe zvládnutelným, pokud získáte všechna povolení online a vyzvete druhou stranu k elektronickému podpisu smlouvy nebo dohody.

Vynikající systém správy digitálních dokumentů umožní více stranám najednou zobrazit a podepsat dokument odkudkoli na světě. Všechny tyto priority se mohou pomocí libovolného zařízení přihlásit do systému správy dokumentů, který používáte k prohlížení, ukládání/stahování nebo podepisování dokumentu.

To znamená, že nemusíte dokument fyzicky přenášet k další osobě a opakovat stejný proces, dokud jej všichni nepodepíší.

3. Stanovte priority zákazníka

Kdykoli začínáte nový projekt, je nutné vědět, co přesně váš zákazník chce. To vám pomůže soustředit se na úkol a investovat peníze do správné věci. Tímto způsobem si také ušetříte zbytečnou dokumentaci a papírování a zefektivníte proces i rozpočet. Tento přístup nejenže snižuje potíže s papírováním, ale také snižuje náklady na celý proces.

4. Podporujte spolupráci

Zkuste do digitálního systému správy dokumentů přidat všechny své zaměstnance související s konkrétním úkolem. Tímto způsobem zpřístupníte dokument všem na několik kliknutí a zefektivníte tak svůj pracovní postup. Spolupráce také pomůže týmu napříč organizací rychle poskytnout zpětnou vazbu k automaticky sdílenému dokumentu úkolu a diskutovat o různých problémech na jedné platformě.

Práce se spolehlivým systémem správy dokumentů, jako je CocoSign, který je vysoce integrovaný, může být přínosná. Můžete to udělat za pracovní náklady a zvýšit interakci mezi různými zaměstnanci, efektivně spravovat dokumenty a zároveň také zlepšit vztahy mezi zaměstnanci navzájem.

5. Zlepšete své vztahy s ostatními zaměstnanci. Neběhejte za zbrusu novými nástroji

Při brouzdání po internetu narazíte na množství inzerátů s okouzlujícími titulními obrázky a mimořádnými funkcemi. Doporučujeme však nehonit se za všemi novými nablýskanými nástroji, místo toho se omezit pouze na spolehlivý nástroj, pokud chcete zefektivnit svůj pracovní postup.

Ne každý nástroj je hoden důvěry. A pokud se budete hnát za tím zbrusu novým nástrojem, ztratíte výhodu, kterou vám již některé prvotřídní nástroje poskytují.

6. Automatizujte e-maily

Emaily jsou jedním z nejrychlejších způsobů sdílení dokumentů, proto je vždy automatizujte. Můžete si nainstalovat nástroj pro sledování e-mailů, který vás rychle upozorní, kdykoli někdo otevře vaše dokumenty a zobrazí je. Sledovače e-mailů vám také pomohou zjistit, kolikrát druhé procento kliklo na vámi sdílenou informaci papíru. Lze je přidat ve formě rozšíření prohlížeče.

YouTube video: Jak zefektivnit práci s dokumenty během několika minut?


Rate article