Řízení času na pracovišti pro zvýšení produktivity

Dlouhá pracovní doba nemusí nutně znamenat, že jste produktivní pracovník. Často se stává, že budete pracovat osm hodin v kuse, ale na konci dne toho moc neukážete. Zní vám to povědomě?

To může být pro zaměstnavatele frustrující z hlediska finanční zátěže, kterou to pro každou společnost představuje. Představte si to: Podle průzkumu z roku 2005 v USA průměrný zaměstnanec stráví téměř dvě hodiny denně něčím jiným než svou prací. To stojí zaměstnavatele ročně odhadem 544 miliard dolarů na ztrátě produktivity.

Promarněný čas nepochází pouze z úkolů mimo pracovní náplň. Nízkou produktivitu může způsobit i řada úkolů souvisejících s prací, například schůzky.

Existuje řešení? Jedním z dynamických způsobů, jak zvýšit produktivitu , je lépe hospodařit s časem.

Tři největší plýtvači časem na pracovišti

Za to, že práce není odvedena rychle a efektivně, může být zodpovědných několik viníků, například tito, kteří nesouvisejí s prací.

1. Práce na poradách a schůzkách. Psaní zpráv nebo telefonování

Ať už mluvíte s lidmi mimo práci nebo se svými kolegy, každá odeslaná nebo přečtená zpráva vám zabírá zbytečně mnoho času & odvádí vás od práce.

2. Pobyt na sociálních sítích

38 % zaměstnanců přiznává, že je během pracovní doby několikrát denně na sociálních sítích. To má zásadní vliv na produktivitu & zaměstnanci se mohou snadno ztratit na několik hodin, když jsou na Facebooku nebo na souvisejících stránkách.

3. Kouřové přestávky

Přestože řádné přestávky zvyšují produktivitu, jejich příliš časté využívání může vést k tomu, že práce nebude vůbec odvedena. Kuřácké přestávky se často mění v socializaci se spolupracovníky, takže z pětiminutové přestávky se stává půlhodinová.

Proč nezavést zařízení pro řízení času, jako je například to, které najdete na advancesystemsinc.com ? Nejde o to zaměstnance hlídat, ale skutečně jim usnadnit zodpovědnost.

A jak ještě můžete zlepšit řízení času na pracovišti?“

Klíče k řízení času

Priorita

Často jsme zahlceni pracovní náplní a začínáme s prvním úkolem, který nás napadne. Tento přístup nejenže způsobí, že se budete cítit více vystresovaní a neorganizovaní, ale také s větší pravděpodobností uděláte chyby & prošvihnete důležité termíny. Léčba závislosti je to, co člověk potřebuje, když v takových extrémních případech propadne závislosti.

Začněte svůj den tím, že si vytvoříte seznam úkolů a seřadíte položky podle důležitosti. Nyní přejděte k dalšímu bodu seznamu, až když něco dokončíte.

Stanovte si cíle

Všem se nám daří, když dosáhneme určitých cílů. Výzkumy ukazují, že stanovení cílů zvyšuje celkovou výkonnost tím, že ovlivňuje snahu a rychlost. Zde jsou tři důležité cíle, které vám pomohou:

• Řízení času: Ujistěte se, že jste si stanovili čas pro splnění každého úkolu & dodržujte ho, jak nejlépe to jde. Můžete si nastavit budík, abyste se ujistili, že se budete držet plánu, a sledování hodin vytváří pozitivní stres, který vás udrží v rychlé práci.
• Buďte konkrétní: Při zapisování termínů a časů buďte jasní. Každému úkolu dejte vlastní dobu trvání & dokončení, abyste měli pocit větší kontroly nad svým dnem.
• Buďte realističtí: Vaše cíle by měly být dosažitelné, abyste se vyhnuli zklamání a chaosu. Tyto emoce mohou ovlivnit rychlost vaší práce.

Dělejte si efektivní přestávky

Když nestíháte nebo pracujete v termínu, pravděpodobně vynecháte přestávku na čaj a oběd dohromady. Cokoli, abyste měli jistotu, že práci odevzdáte včas, že? Může se to zdát jako nejlepší způsob, jak efektivně využít čas, ale ve skutečnosti děláme více chyb, když si nedopřejeme trochu oddechu.

Vyhraďte si pár minut na procházku venku & snězte něco zdravého. S prázdným žaludkem stejně nikdo nedokáže jasně myslet. Budete výkonnější, když se budete cítit oživení & po krátké přestávce budete schopni myslet s jasnou myslí.

Nezavazujte se, pokud se chystáte zklamat

Je normální, že chcete být nejlepší v kanceláři, ale neříkejte ano na projekt, pokud si nejste stoprocentně jisti, že ho budete schopni dokončit včas. Zaměstnavatel si vás bude více vážit, pokud bude vědět, že vždy dokončíte, co jste začali.

Jeden dokončený úkol bude mít větší cenu než 10 nedokončených úkolů.

Začněte den dříve

Pokud se cítíte uspěchaní nebo pokud chodíte pozdě do práce, zaručeně začnete den ve stresu a nervózní. Když přijdete do práce brzy, budete se automaticky cítit organizovanější & energičtější.

Čím později, tím náchylnější budete k pocitu únavy a vyčerpání. Na konci dne se bude úroveň vaší produktivity blížit nule, takže si raději naplánujte, že začnete pracovat brzy, než abyste pracovali pozdě.

Podrobné řeči si nechte na přestávky

Dobré vztahy na pracovišti se spolupracovníky jsou skvělým způsobem, jak si zkrátit a zpříjemnit pracovní dny. Je však důležité vědět, kdy se zaměřit na budování vztahů a kdy by měla být práce na prvním místě.

Můžete ztratit až dvě hodiny kvalitního pracovního času, když si myslíte, že je nutné se ráno zastavit u každého stolu. Opravdu potřebujete vědět, jaký byl víkend?“

Snažte se raději o socializaci během přestávek. Díky tomu se budete těšit na oběd & nebudete ztrácet drahocenný čas. Nezapomeňte, že okrádáte o čas nejen sebe, ale i druhého člověka.

Závěr

Každá vteřina se na pracovišti počítá. Bohužel jen málokdo se zaváže, že tyto vteřiny využije naplno.

Ve většině firem chybí motivace & výsledkem je špatný time management & celkové plýtvání časem. Čí je tedy odpovědnost za nápravu?“

Zaměstnavatelé by měli věnovat více úsilí správnému školení v oblasti time managementu & strategiím, jako je zkrácení pracovní doby zaměstnanců. Tím se zajistí efektivnější trávení času v práci a zaměstnancům se dají reálné termíny & pracovní náplně.

Na firmy však negativně působí, že zaměstnanci neberou ohled na plýtvání časem a penězi. Když bude vedení modelovat určitý standard na pracovišti, může se to změnit v celkově lepší kvalitu a efektivitu práce. Řízení času je odpovědností každého z nás.

YouTube video: Řízení času na pracovišti pro zvýšení produktivity