Hvordan strømliner du din dokumentarbejdsgang på få minutter?

Kontor

Mængden af papirarbejde i en organisation er uendelig og skræmmende. Kontrakter, internt og eksternt papirarbejde, forskellige aftaler og mange andre dokumenter er en udfordring at holde styr på, når de er i papirform. Medarbejderne bruger time efter time på at udskrive, scanne, faxe og opbevare dem. Desuden tager det meget tid at administrere disse papirer og natten over at sende dem til underskrift. Hele denne proces tager meget tid, hvilket forsinker transaktionerne og reserverer i dårlig kundeoplevelse.

Kontrakter og dokumenter er kernepraksis for enhver virksomhed, så hvorfor ikke bruge digital teknologi? Det kan hjælpe med at holde alle optegnelser organiseret, let tilgængelige og opdaterede. Du kan også bruge elektroniske signaturer til at underskrive dine dokumenter online og invitere de andre parter til også at underskrive dem online.

Hvis du søger online, vil du finde flere dokumenthåndteringsløsninger, CocoSign er en af de bedste udbydere af elektroniske videnskabstjenester. Det giver dig ikke kun mulighed for at indsamle og indlejre underskrifter elektronisk, men organiserer også dine dokumenter for at strømline din arbejdsgang. Du kan invitere forskellige parter til at underskrive alle dokumenter online via enhver enhed ved hjælp af CocoSign. Du kan finde mere info her.

Skønheden ved et online dokumentsystem er, at det praktisk talt assimilerer hele dit system og gemmer dine dokumenter online ved at give dig et kompakt sted for dokumenterne som f.eks. dashboardet i det online dokumenthåndteringssystem, du bruger. Nedenfor er givet nogle hurtige tips, der vil hjælpe dig med at strømline din dokumentarbejdsgang på få minutter.

1. Prioritér organisering og rapportering

Et dokumentsystem giver dig mulighed for at organisere dine poster i mapper og undermapper. Dette fjerner forvirringen ved at udvikle specifikke navne for bestemte filtyper. Du kan identificere filplaceringen via dette navn og få adgang til den, når det er nødvendigt.

Dokumenthåndteringssystemer som CocoSign giver dig mulighed for hurtigt at se på dataene og bruge forskellige kontraktskabeloner , køre tilfældige rapporter og ad havoc-rapporter.

Implementering af disse strategier til at strømline dit dokument vil give dig synlighed, tilgængelighed og nem håndtering af poster. Det vil også hjælpe dig med nemt at dele teksten, hvilket resulterer i bedre overvågning af arbejdsgangen.

2. Opgrader godkendelsesprocessen

Alle de anstrengelser, du lægger i opbevaring og hentning af dokumenter, er for at få godkendelse til specifikke opgaver, låse aftalerne og holde deres registrering. Hele denne proces kan blive mere overskuelig, hvis du får alle godkendelser online og inviterer den anden part til at underskrive kontrakten eller aftalen elektronisk.

Et fremragende digitalt dokumenthåndteringssystem vil give flere parter mulighed for at se og underskrive papiret på et tidspunkt fra et hvilket som helst sted i verden. Alle disse prioriteter kan bruge enhver enhed til at logge ind på det dokumenthåndteringssystem, du bruger til at se, gemme/downloade eller underskrive papiret.

Det betyder, at du ikke behøver at flytte dokumentet fysisk til den næste person og gentage den samme proces, indtil alle har underskrevet.

3. Fastlæg kundens prioriteter

Når du starter et nyt projekt, er det vigtigt at vide, hvad din kunde præcis ønsker. Dette vil hjælpe dig til at fokusere på din opgave og investere penge i det rigtige. På denne måde sparer du også dig selv for unødvendig dokumentation og papirarbejde og strømliner processen og budgettet. Denne tilgang skærer ikke kun ned på besværet med papirarbejde, men reducerer også omkostningerne ved en hel proces.

4. Opmuntre til samarbejde

Prøv at tilføje alle dine medarbejdere, der er relateret til en bestemt opgave, i det digitale styringssystem for dokumenter. På denne måde kan du gøre dokumentet tilgængeligt for alle med få klik, hvilket strømliner din arbejdsgang. Samarbejdet vil også hjælpe teamet på tværs af organisationen til hurtigt at give deres feedback om opgavens auto delte dokument og diskutere forskellige udfordringer på en enkelt platform.

Det kan være en fordel at arbejde med et pålideligt dokumenthåndteringssystem som CocoSign, der er meget integreret. Du kan gøre det på arbejdsomkostninger og øge interaktionen mellem forskellige medarbejdere, administrere dine dokumenter effektivt og forbedre medarbejdernes forhold til hinanden på samme tid også.

5. Løb ikke efter de helt nye værktøjer

Når du surfer på internettet, vil du finde flere annoncer med fortryllende forside billeder og ekstraordinære funktioner. Men det anbefales ikke at jagte alle de nye skinnende værktøjer i stedet for at begrænse dig selv til et pålideligt værktøj, hvis du kun ønsker at strømline din arbejdsgang.

Nu er ikke alle værktøjer værd at have tillid til. Og hvis du løber efter dette helt nye værktøj, vil du miste den fordel, som nogle værktøjer i verdensklasse allerede giver dig.

6. Automatisér dine e-mails

E-mails er en af de hurtigste måder at dele dokumenterne på; derfor skal du altid automatisere dem. Du kan installere en e-mail-tracker, der hurtigt giver dig besked, når nogen åbner dine dokumenter og ser dem. E-mail-trackere hjælper dig også med at identificere, hvor mange gange de andre procent klikkede på det stykke information af papiret, du delte. Disse kan tilføjes i form af browserudvidelser.

YouTube video: Hvordan strømliner du din dokumentarbejdsgang på få minutter?


Rate article