Tidsstyring på arbejdspladsen for at forbedre produktiviteten

At være på arbejde i mange timer er ikke nødvendigvis ensbetydende med, at man er en produktiv arbejdstager. Det sker ofte, at du arbejder otte timer i træk, men at du ikke har meget at vise sidst på dagen. Lyder det bekendt?

Dette kan være frustrerende for arbejdsgiverne med hensyn til det økonomiske pres, det lægger på enhver virksomhed. Forestil dig dette: Ifølge en amerikansk undersøgelse fra 2005 spilder den gennemsnitlige medarbejder næsten to timer om dagen på noget andet end sit arbejde. Dette koster arbejdsgiverne anslået 544 milliarder dollars i tabt produktivitet hvert år.

Spildtid kommer ikke kun fra opgaver uden for jobbeskrivelsen. Mange arbejdsrelaterede opgaver som f.eks. møder kan også forårsage lav produktivitet.

Er der en løsning? En dynamisk måde at få gang i produktiviteten er at forvalte din tid bedre.

De tre største tidsrøvere på arbejdspladsen

Der kan være flere syndere skyldige i, at arbejdet ikke bliver gjort hurtigt og effektivt, f.eks. disse ikke arbejdsrelaterede opgaver.

1. Sms’er eller taler i telefon

Hvad enten du taler med folk uden for arbejdet eller med dine kolleger, så tager hver eneste sms, du sender eller læser, unødig tid op & og du er på et sidespor fra den aktuelle opgave.

2. At være på de sociale medier

38 % af de ansatte indrømmer, at de er på de sociale medier et par gange dagligt i arbejdstiden. Dette har en stor indflydelse på produktiviteten & medarbejderne kan nemt blive væk i et par timer, mens de er på Facebook eller relaterede websteder.

3. Røgpauser

Selv om ordentlige pauser forbedrer produktiviteten, kan det at tage dem for ofte resultere i, at arbejdet slet ikke bliver udført. Røgpauser bliver ofte til socialt samvær med kolleger, så en pause på fem minutter bliver til en pause på en halv time.

Hvorfor ikke implementere tidsstyringsudstyr som dem, du kan finde på advancesystemsinc.com ? Det handler ikke om at politisere medarbejderne, men faktisk om at gøre det lettere for dem at være ansvarlige.

Og hvordan kan du ellers forbedre din tidsstyring på arbejdspladsen?

Nøgler til tidsstyring

Prioritér

Vi bliver ofte overvældet af vores arbejdsbyrde og begynder med den første opgave, vi kommer i tanke om. Denne fremgangsmåde vil ikke kun få dig til at føle dig mere stresset og uorganiseret, men du er også mere tilbøjelig til at begå fejl & misse vigtige deadlines. afhængighedsbehandling er det, man har brug for, når man bliver offer for afhængighed i sådanne ekstreme tilfælde.

Start din dag ved at lave en to do-liste og ordne emnerne i rækkefølge efter vigtighed. Nu går du først videre til det næste punkt på listen, når du har afsluttet noget.

Sæt mål

Vi trives alle sammen, når vi når visse mål. Forskning viser, at det at sætte mål øger den samlede præstation ved at påvirke drivkraft og hastighed. Her er tre vigtige mål, der vil hjælpe dig:

• Tidsstyring: Sørg for at sætte en tid for hver opgave, der skal være færdig & hold dig til den så godt som muligt. Du kan indstille din alarm for at sikre, at du holder dig på sporet, og at holde øje med uret skaber positiv stress, der får dig til at arbejde hurtigt.
• Vær specifik: Vær tydelig, når du skriver datoer og tidspunkter ned. Giv hver opgave sin egen varighed & færdiggørelsestidspunkt, så du føler dig mere i kontrol over din dag.
• Vær realistisk: Dine mål skal kunne nås for at undgå skuffelser og kaos. Disse følelser kan påvirke, hvor hurtigt du arbejder.

Tag effektive pauser

Når du er sent på den eller arbejder på en deadline, vil du sandsynligvis springe din tepause og frokost helt over. Alt for at sikre, at du afleverer dit arbejde til tiden, ikke sandt? Det virker måske som den bedste måde at bruge din tid effektivt på, men i virkeligheden begår vi flere fejl, når vi ikke giver os selv lidt luft til at trække vejret.

Tag et par minutter til at gå udenfor & spis noget sundt. Ingen kan alligevel tænke klart på en tom mave. Du vil være mere effektiv, når du føler dig genoplivet & vil være i stand til at tænke med et klart sind efter en kort pause.

Lad være med at forpligte dig, hvis du kommer til at skuffe

Det er normalt at ville være den bedste på kontoret, men sig ikke ja til et projekt, hvis du ikke er 100 % sikker på, at du vil være i stand til at afslutte det til tiden. Din arbejdsgiver vil have mere respekt for dig, hvis han eller hun ved, at du altid afslutter det, du begynder.

En afsluttet opgave vil være mere værd end 10 ufærdige opgaver.

Start din dag tidligt

Når du føler dig presset, eller hvis du kommer for sent på arbejde, vil du med garanti starte din dag stresset og nervøs. Hvis du kommer tidligt på arbejde, vil du automatisk føle dig mere organiseret & energisk.

Desto senere det bliver, jo mere tilbøjelig vil du være til at føle dig træt og udmattet. Ved slutningen af dagen vil dit produktivitetsniveau være tæt på nul, så planlæg hellere at starte tidligt end at arbejde sent.

Lad smalltalken blive til pauser

Har du gode arbejdsrelationer med dine kolleger, er det en god måde at gøre dine dage kortere og sjovere på. Men det er vigtigt at vide, hvornår du skal fokusere på at opbygge relationer, og hvornår dit arbejde skal komme først.

Du kan miste op til to timers kvalitetsarbejdstid, når du mener, at det er nødvendigt at stoppe ved hver enkelt persons skrivebord om morgenen. Har du virkelig brug for at vide, hvordan weekenden har været?

Forsøg hellere at socialisere i dine pauser. Det vil få dig til at se frem til frokost & du vil ikke spilde nogen dyrebar tid. Husk, at du kun berøver dig selv tid, men også den anden person.

Slutning

Hvert sekund tæller, når du er på en arbejdsplads. Desværre er der meget få, der forpligter sig til at få mest muligt ud af disse sekunder.

For det første mangler der motivation i de fleste virksomheder & resultatet er dårlig tidsstyring & generelt tidsspild. Så hvis ansvar er det at afhjælpe dette?

Arbejdsgiverne bør gøre en større indsats for at give ordentlig tidsstyringstræning & strategier som f.eks. at skære ned på medarbejdernes arbejdstid. Dette vil sikre mere effektiv tid på arbejdet og give medarbejderne realistiske deadlines & arbejdsbyrde.

Hvorimod virksomheder påvirkes negativt af medarbejdere, der ikke tager hensyn til spildt tid eller penge. Når ledelsen modellerer en vis standard på arbejdspladsen, kan dette ændres til generelt bedre arbejdskvalitet og effektivitet. Tidsstyring er alles ansvar.

YouTube video: Tidsstyring på arbejdspladsen for at forbedre produktiviteten