Το να εργάζεσαι πολλές ώρες δεν σημαίνει απαραίτητα ότι είσαι παραγωγικός εργαζόμενος. Συχνά συμβαίνει να εργάζεστε για οκτώ ώρες συνεχόμενα, αλλά με λίγα πράγματα να παρουσιάζετε στο τέλος της ημέρας. Σας θυμίζει κάτι;
Αυτό μπορεί να είναι απογοητευτικό για τους εργοδότες όσον αφορά την οικονομική επιβάρυνση που προκαλεί σε κάθε εταιρεία. Φανταστείτε το εξής: Σύμφωνα με αμερικανική έρευνα του 2005, ο μέσος εργαζόμενος σπαταλά σχεδόν δύο ώρες την ημέρα σε κάτι άλλο εκτός από τη δουλειά του. Αυτό κοστίζει στους εργοδότες περίπου 544 δισεκατομμύρια δολάρια σε χαμένη παραγωγικότητα κάθε χρόνο.
Ο χαμένος χρόνος δεν προέρχεται μόνο από εργασίες εκτός των περιγραφών εργασίας. Πολλές εργασίες που σχετίζονται με την εργασία, όπως οι συσκέψεις, μπορούν επίσης να προκαλέσουν χαμηλή παραγωγικότητα.
Υπάρχει λύση; Ένας δυναμικός τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητα είναι να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο σας.
- Top Three Time Wasters in the Workplace
- 1. Στέλνετε μηνύματα ή μιλάτε στο τηλέφωνο
- 2. Χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης
- 3. Καπνισμένα διαλείμματα
- Κλειδιά για τη διαχείριση του χρόνου
- Προτεραιότητα
- Βάλτε στόχους
- Κάντε αποδοτικά διαλείμματα
- Μην δεσμεύεστε αν πρόκειται να απογοητεύσετε
- Ξεκινήστε τη μέρα σας νωρίς
- Αφήστε την κουβεντούλα για τα διαλείμματα
- Συμπεράσματα
- YouTube video: Διαχείριση χρόνου στο χώρο εργασίας για τη βελτίωση της παραγωγικότητας
Top Three Time Wasters in the Workplace
Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι ένοχοι που ευθύνονται για το ότι η εργασία δεν γίνεται γρήγορα και αποτελεσματικά, όπως αυτοί οι μη σχετιζόμενοι με την εργασία.
1. Στέλνετε μηνύματα ή μιλάτε στο τηλέφωνο
Είτε μιλάτε με άτομα εκτός εργασίας είτε με τους συναδέλφους σας, κάθε μήνυμα που στέλνετε ή διαβάζετε καταλαμβάνει περιττό χρόνο &- σας απομακρύνει από την εργασία σας.
2. Χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης
Το 38% των εργαζομένων παραδέχονται ότι βρίσκονται στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μερικές φορές καθημερινά κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Αυτό έχει σημαντικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα &- οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα να χαθούν για μερικές ώρες ενώ βρίσκονται στο Facebook ή σε συναφείς ιστότοπους.
3. Καπνισμένα διαλείμματα
Αν και τα σωστά διαλείμματα βελτιώνουν την παραγωγικότητα, η πολύ συχνή πραγματοποίησή τους μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να μην γίνεται καθόλου δουλειά. Τα διαλείμματα καπνίσματος συχνά μετατρέπονται σε κοινωνικοποίηση με τους συναδέλφους, οπότε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών γίνεται διάλειμμα μισής ώρας.
Γιατί να μην εφαρμόσετε εξοπλισμό διαχείρισης χρόνου, όπως αυτά που θα βρείτε στο advancesystemsinc.com ; Το θέμα δεν είναι να αστυνομεύετε τους υπαλλήλους, αλλά στην πραγματικότητα να τους διευκολύνετε να είναι υπεύθυνοι.
Και πώς αλλιώς μπορείτε να βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου σας στο χώρο εργασίας;
Κλειδιά για τη διαχείριση του χρόνου
Προτεραιότητα
Συχνά κατακλυζόμαστε από το φόρτο εργασίας μας και ξεκινάμε με την πρώτη εργασία που μας έρχεται στο μυαλό. Αυτή η προσέγγιση όχι μόνο θα σας κάνει να αισθάνεστε πιο αγχωμένοι και ανοργάνωτοι, αλλά είναι επίσης πιο πιθανό να κάνετε λάθη &- να χάσετε σημαντικές προθεσμίες. Η θεραπεία εθισμού είναι αυτό που χρειάζεται κάποιος όταν πέφτει θύμα εθισμού σε τέτοιες ακραίες περιπτώσεις.
Ξεκινήστε την ημέρα σας φτιάχνοντας μια λίστα με τις δουλειές σας και ταξινομήστε τα αντικείμενα με σειρά σπουδαιότητας. Τώρα προχωράτε στο επόμενο σημείο της λίστας μόνο όταν έχετε ολοκληρώσει κάτι.
Βάλτε στόχους
Όλοι μας ευδοκιμούμε όταν πετυχαίνουμε ορισμένους στόχους. Έρευνες δείχνουν ότι ο καθορισμός στόχων αυξάνει τη συνολική απόδοση επηρεάζοντας την ορμή και την ταχύτητα. Ακολουθούν τρεις σημαντικοί στόχοι που θα σας βοηθήσουν:
- Διαχείριση χρόνου: Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει ένα χρόνο για κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί &- τηρήστε τον όσο το δυνατόν καλύτερα. Μπορείτε να βάλετε το ξυπνητήρι σας για να βεβαιωθείτε ότι παραμένετε στην ώρα σας και το να έχετε το μάτι σας σε ένα ρολόι δημιουργεί θετικό άγχος που σας κάνει να δουλεύετε γρήγορα.
- Να είστε συγκεκριμένοι: Να είστε σαφείς όταν γράφετε ημερομηνίες και ώρες. Δώστε σε κάθε εργασία τη δική της διάρκεια &- χρόνο ολοκλήρωσης, ώστε να αισθάνεστε ότι έχετε περισσότερο τον έλεγχο της ημέρας σας.
- Να είστε ρεαλιστές: Οι στόχοι σας πρέπει να είναι εφικτοί για να αποφύγετε την απογοήτευση και το χάος. Αυτά τα συναισθήματα μπορούν να επηρεάσουν το πόσο γρήγορα δουλεύετε.
Κάντε αποδοτικά διαλείμματα
Όταν έχετε αργήσει ή δουλεύετε σε μια προθεσμία, πιθανότατα θα παραλείψετε το διάλειμμα για τσάι και το μεσημεριανό γεύμα μαζί. Οτιδήποτε για να βεβαιωθείτε ότι θα παραδώσετε τη δουλειά σας εγκαίρως, σωστά; Αυτό μπορεί να φαίνεται ο καλύτερος τρόπος για να αξιοποιήσετε αποτελεσματικά τον χρόνο σας, αλλά στην πραγματικότητα κάνουμε περισσότερα λάθη όταν δεν επιτρέπουμε στον εαυτό μας να πάρει μια ανάσα.
Βγάλτε λίγα λεπτά για να βγείτε έξω &- φάτε κάτι υγιεινό. Έτσι κι αλλιώς κανείς δεν μπορεί να σκεφτεί καθαρά με άδειο στομάχι. Θα είστε πιο αποτελεσματικοί όταν αισθάνεστε αναζωογονημένοι &; θα είστε σε θέση να σκεφτείτε με καθαρό μυαλό μετά από ένα σύντομο διάλειμμα.
Μην δεσμεύεστε αν πρόκειται να απογοητεύσετε
Είναι φυσιολογικό να θέλετε να είστε ο καλύτερος στο γραφείο, αλλά μην λέτε ναι σε ένα έργο αν δεν είστε 100% σίγουροι ότι θα μπορέσετε να το ολοκληρώσετε εγκαίρως. Ο εργοδότης σας θα σας σέβεται περισσότερο αν ξέρει ότι θα τελειώνετε πάντα αυτό που ξεκινάτε.
Μια ολοκληρωμένη εργασία αξίζει περισσότερο από 10 ημιτελείς εργασίες.
Ξεκινήστε τη μέρα σας νωρίς
Όταν αισθάνεστε βιαστικοί ή αν αργείτε στη δουλειά, είναι εγγυημένο ότι θα ξεκινήσετε τη μέρα σας αγχωμένοι και νευρικοί. Το να πηγαίνετε νωρίς στη δουλειά θα σας κάνει αυτόματα να αισθάνεστε πιο οργανωμένοι & ενεργητικοί.
Όσο πιο αργά γίνεται, τόσο πιο επιρρεπείς θα είστε στο να αισθάνεστε κουρασμένοι και εξαντλημένοι. Μέχρι το τέλος της ημέρας τα επίπεδα παραγωγικότητάς σας θα είναι κοντά στο μηδέν, οπότε προτιμήστε να προγραμματίσετε να ξεκινήσετε νωρίς παρά να δουλέψετε αργά.
Αφήστε την κουβεντούλα για τα διαλείμματα
Το να έχετε καλές εργασιακές σχέσεις με τους συναδέλφους σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε τις μέρες σας πιο σύντομες και πιο ευχάριστες. Αλλά είναι σημαντικό να γνωρίζετε πότε πρέπει να επικεντρωθείτε στην οικοδόμηση σχέσεων και πότε πρέπει να προηγείται η δουλειά σας.
Μπορείτε να χάσετε έως και δύο ώρες ποιοτικού χρόνου εργασίας όταν θεωρείτε απαραίτητο να σταματήσετε στο γραφείο του καθενός το πρωί. Έχετε πραγματικά ανάγκη να μάθετε πώς ήταν το Σαββατοκύριακο;”
Προσπαθήστε μάλλον να κοινωνικοποιηθείτε κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων σας. Αυτό θα σας κάνει να ανυπομονείτε για το μεσημεριανό γεύμα &- δεν θα χάνετε πολύτιμο χρόνο. Να θυμάστε ότι στερείτε χρόνο μόνο από τον εαυτό σας, αλλά και από το άλλο άτομο.
Συμπεράσματα
Κάθε δευτερόλεπτο μετράει όταν βρίσκεστε στο χώρο εργασίας. Δυστυχώς πολύ λίγοι δεσμεύονται να αξιοποιήσουν στο έπακρο αυτά τα δευτερόλεπτα.
Κατ’ αρχάς τα κίνητρα λείπουν στις περισσότερες εταιρείες &- τα αποτελέσματα είναι κακή διαχείριση του χρόνου &- συνολική σπατάλη χρόνου. Ποιανού ευθύνη είναι λοιπόν να το διορθώσει αυτό;
Οι εργοδότες θα πρέπει να καταβάλλουν περισσότερες προσπάθειες για σωστή εκπαίδευση στη διαχείριση του χρόνου & στρατηγικές όπως η μείωση των ωρών εργασίας των εργαζομένων. Αυτό θα εξασφαλίσει πιο αποδοτικό χρόνο στην εργασία και δίνοντας στους εργαζόμενους ρεαλιστικές προθεσμίες &; φόρτο εργασίας.
Όμως οι εταιρείες επηρεάζονται αρνητικά από τους εργαζόμενους που δεν λαμβάνουν υπόψη τους τη σπατάλη χρόνου ή χρημάτων. Όταν η ηγεσία διαμορφώνει ένα συγκεκριμένο πρότυπο στο χώρο εργασίας, αυτό μπορεί να αλλάξει σε συνολικά καλύτερη ποιότητα εργασίας και αποδοτικότητα. Η διαχείριση του χρόνου είναι ευθύνη όλων μας.
