Πώς να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασιών των εγγράφων σας μέσα σε λίγα λεπτά;

Γραφείο

Ο όγκος της γραφειοκρατίας σε έναν οργανισμό είναι ατελείωτος και τρομακτικός. Τα συμβόλαια, η εσωτερική και εξωτερική γραφειοκρατία, οι διάφορες συμφωνίες και πολλά άλλα έγγραφα είναι δύσκολο να παρακολουθηθούν όταν βρίσκονται σε έντυπη μορφή. Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν ώρες επί ωρών στην εκτύπωση, τη σάρωση, την αποστολή με φαξ και την αποθήκευσή τους. Επιπλέον, χρειάζεται πολύς χρόνος για να διαχειριστούν αυτά τα έγγραφα και να τα στείλουν εν μία νυκτί για υπογραφές. Όλη αυτή η διαδικασία απαιτεί πολύ χρόνο, γεγονός που καθυστερεί τις συναλλαγές και επιφυλάσσει κακή εμπειρία στον πελάτη.

Τα συμβόλαια και τα έγγραφα αποτελούν τις βασικές πρακτικές για κάθε επιχείρηση, οπότε γιατί να μην χρησιμοποιήσετε την ψηφιακή τεχνολογία; Μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε όλα τα αρχεία οργανωμένα, εύκολα προσβάσιμα και ενημερωμένα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ηλεκτρονικές υπογραφές για να υπογράψετε τα έγγραφά σας online και να προσκαλέσετε τα άλλα μέρη να τα υπογράψουν επίσης online.

Αν αναζητήσετε στο διαδίκτυο, θα βρείτε πολλαπλές λύσεις διαχείρισης εγγράφων, η CocoSign είναι ένας από τους κορυφαίους παρόχους υπηρεσιών ηλεκτρονικής επιστήμης. Σας επιτρέπει όχι μόνο να συλλέγετε και να ενσωματώνετε υπογραφές ηλεκτρονικά, αλλά και να οργανώνετε τα έγγραφά σας για να βελτιώσετε τη ροή εργασιών σας. Μπορείτε να προσκαλέσετε διάφορα μέρη να υπογράψουν όλα τα έγγραφα ηλεκτρονικά μέσω οποιασδήποτε συσκευής χρησιμοποιώντας το CocoSign. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες εδώ.

Η ομορφιά ενός συστήματος ηλεκτρονικών εγγράφων είναι ότι ουσιαστικά αφομοιώνει ολόκληρο το σύστημά σας και αποθηκεύει τα έγγραφά σας στο διαδίκτυο παρέχοντάς σας μια συμπαγή θέση για τα έγγραφα, όπως το ταμπλό του συστήματος διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων που χρησιμοποιείτε. Παρακάτω δίνονται ορισμένες γρήγορες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να εξορθολογήσετε τη ροή εργασιών των εγγράφων σας μέσα σε λίγα λεπτά.

1. Δώστε προτεραιότητα στην οργάνωση και την υποβολή εκθέσεων

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων σας επιτρέπει να οργανώνετε τα αρχεία σας σε φακέλους και υποφακέλους. Έτσι, αίρεται η σύγχυση με την ανάπτυξη συγκεκριμένων ονομάτων για συγκεκριμένους τύπους αρχείων. Μπορείτε να προσδιορίσετε τη θέση του αρχείου μέσω αυτού του ονόματος και να έχετε πρόσβαση σε αυτό όποτε απαιτείται.

Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων, όπως το CocoSign, σας επιτρέπουν να εξετάζετε γρήγορα τα δεδομένα και να χρησιμοποιείτε διαφορετικά πρότυπα συμβάσεων , να εκτελείτε περιστασιακές αναφορές και αναφορές ad havoc.

Η εφαρμογή αυτών των στρατηγικών για τον εξορθολογισμό του εγγράφου σας θα σας προσφέρει ορατότητα, προσβασιμότητα και εύκολη διαχείριση των αρχείων. Θα σας βοηθήσει επίσης να μοιραστείτε εύκολα το κείμενο με αποτέλεσμα την καλύτερη παρακολούθηση της ροής εργασιών.

2. Αναβαθμίστε τη διαδικασία έγκρισης

Όλη η προσπάθεια που καταβάλλετε για την αποθήκευση και ανάκτηση εγγράφων είναι να λάβετε έγκριση για συγκεκριμένες εργασίες, να κλειδώσετε τις συμφωνίες και να διατηρήσετε το αρχείο τους. Όλη αυτή η διαδικασία μπορεί να γίνει πιο εύκολα διαχειρίσιμη αν λάβετε όλες τις εγκρίσεις online και προσκαλέσετε το άλλο μέρος να υπογράψει τη σύμβαση ή τη συμφωνία ηλεκτρονικά.

Ένα εξαιρετικό σύστημα ψηφιακής διαχείρισης εγγράφων θα επιτρέπει σε πολλά μέρη να βλέπουν και να υπογράφουν το έγγραφο ταυτόχρονα από οπουδήποτε στον κόσμο. Όλες αυτές οι προτεραιότητες μπορούν να χρησιμοποιήσουν οποιαδήποτε συσκευή για να υπογράψουν στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων που χρησιμοποιείτε για να δείτε, να αποθηκεύσετε/κατεβάσετε ή να υπογράψετε το έγγραφο.

Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να μεταφέρετε φυσικά το έγγραφο στο επόμενο άτομο και να επαναλάβετε την ίδια διαδικασία μέχρι να υπογράψουν όλοι.

3. Καθορίστε τις προτεραιότητες του πελάτη

Όποτε ξεκινάτε ένα νέο έργο, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε τι ακριβώς θέλει ο πελάτης σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να επικεντρωθείτε στο έργο σας και να επενδύσετε χρήματα στο σωστό πράγμα. Με αυτόν τον τρόπο, θα γλιτώσετε επίσης από περιττή τεκμηρίωση και γραφειοκρατία και θα εξορθολογήσετε τη διαδικασία και τον προϋπολογισμό. Αυτή η προσέγγιση όχι μόνο μειώνει την ταλαιπωρία της γραφειοκρατίας αλλά και το κόστος μιας ολόκληρης διαδικασίας.

4. Ενθαρρύνετε τις συνεργασίες

Προσπαθήστε να προσθέσετε όλους τους υπαλλήλους σας που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία στο ψηφιακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Με αυτόν τον τρόπο, καταστήστε το έγγραφο προσβάσιμο για όλους με λίγα μόνο κλικ εξορθολογίζοντας τη ροή εργασίας σας. Η συνεργασία θα βοηθήσει επίσης την ομάδα σε ολόκληρο τον οργανισμό να δώσει γρήγορα τα σχόλιά της σχετικά με το έγγραφο αυτόματης κοινής χρήσης της εργασίας και να συζητήσει διάφορες προκλήσεις σε μια ενιαία πλατφόρμα.

Η συνεργασία με ένα αξιόπιστο σύστημα διαχείρισης εγγράφων, όπως το CocoSign, το οποίο είναι ιδιαίτερα ολοκληρωμένο, μπορεί να αποβεί επωφελής. Μπορείτε να το κάνετε με κόστος εργασίας και να αυξήσετε την αλληλεπίδραση μεταξύ των διαφόρων εργαζομένων, να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα έγγραφά σας και να βελτιώσετε ταυτόχρονα και τη σχέση των εργαζομένων μεταξύ τους.

5. Μην τρέχετε πίσω από τα ολοκαίνουργια εργαλεία

Κατά την περιήγησή σας στο διαδίκτυο, θα βρείτε πολλαπλές διαφημίσεις με μαγευτικές εικόνες εξωφύλλου και εξαιρετικά χαρακτηριστικά. Συνιστάται όμως να μην κυνηγάτε όλα τα νέα λαμπερά εργαλεία αντί να περιοριστείτε σε ένα αξιόπιστο μόνο αν θέλετε να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας.

Δεν είναι κάθε εργαλείο άξιο εμπιστοσύνης. Και αν τρέχετε πίσω από αυτό το ολοκαίνουργιο εργαλείο, θα χάσετε το πλεονέκτημα που σας παρέχουν ήδη κάποια εργαλεία παγκόσμιας κλάσης.

6. Αυτοματοποιήστε τα μηνύματά σας

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας από τους ταχύτερους τρόπους διαμοιρασμού των εγγράφων- ως εκ τούτου, πάντα να τα αυτοματοποιείτε. Μπορείτε να εγκαταστήσετε έναν ανιχνευτή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας ειδοποιεί γρήγορα κάθε φορά που κάποιος ανοίγει τα έγγραφά σας και τα βλέπει. Οι ανιχνευτές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας βοηθούν επίσης να εντοπίσετε πόσες φορές το άλλο ποσοστό έκανε κλικ στην πληροφορία του εγγράφου που μοιραστήκατε. Αυτά μπορούν να προστεθούν με τη μορφή επεκτάσεων του προγράμματος περιήγησης.

YouTube video: Πώς να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασιών των εγγράφων σας μέσα σε λίγα λεπτά;


Rate article