Ο κανόνας είναι ένα κοινό χαρακτηριστικό που προσφέρεται από μια εφαρμογή-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση την επιφάνεια εργασίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία για να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βάσει ορισμένων κριτηρίων, όπως ο αποστολέας, το θέμα ή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν ορισμένες λέξεις στο σώμα τους. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε μια συγκεκριμένη ενέργεια στα φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως να τα στείλετε στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, να τα διαγράψετε, να τα επισημάνετε και ούτω καθεξής. Το Microsoft Outlook, η δημοφιλής εφαρμογή του προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για Windows και Mac, σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε κανόνες.
Οι κανόνες είναι εξαιρετικοί για τη διαχείριση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε έναν κανόνα για την αυτόματη αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα που θεωρείτε ότι είναι σπάμερ στο φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Ή, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα για να στέλνετε όλα τα ενημερωτικά δελτία σε έναν φάκελο Newsletter για να αποτρέψετε την υπερχείλιση των κύριων εισερχομένων μηνυμάτων σας από μη φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πώς να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα στο Outlook
Για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα στο Outlook, κάντε κλικ στο μενού File και επιλέξτε Manage Rules & Alerts . Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Κανόνες και ειδοποιήσεις.
Στο παράθυρο Κανόνες και ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στο Νέος κανόνας για να ανοίξει ο Οδηγός κανόνων.
Επιλέξτε μια ενέργεια που θέλετε να κάνετε στα φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ενότητα Μείνετε οργανωμένοι . Για παράδειγμα, αν θέλετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ορισμένους αποστολείς, μπορείτε να επιλέξετε την επάνω επιλογή (Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε ένα φάκελο). Ή, αν θέλετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, μπορείτε να επιλέξετε τη δεύτερη επιλογή (Μετακίνηση μηνυμάτων με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα σε έναν φάκελο). Σε αυτό το παράδειγμα, επιλέγουμε την πρώτη επιλογή.
Αφού ορίσετε μια ενέργεια, κάντε κλικ στα υπογραμμισμένα κείμενα στο πλαίσιο Βήμα 2 . Αρχικά, κάντε κλικ στο κείμενο Πρόσωπα ή δημόσια ομάδα για να προσθέσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις οποίες θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα.
Αν οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ήδη διαθέσιμες στη λίστα, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε αυτές για να τις προσθέσετε. Διαφορετικά, μπορείτε να πληκτρολογήσετε χειροκίνητα τις διευθύνσεις στο πεδίο Από . Για να προσθέσετε πολλαπλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να τις διαχωρίσετε με άνω και κάτω τελεία. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ .
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κείμενο καθορισμένο για να επιλέξετε ένα φάκελο στον οποίο θέλετε να στείλετε τα φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Επιλέξτε έναν υπάρχοντα φάκελο και κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ .
Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο τρεις φορές μέχρι να δείτε το επόμενο βήμα και κάντε κλικ στο κουμπί Ολοκλήρωση . Από προεπιλογή, ο νέος σας κανόνας θα εφαρμοστεί μόνο στα επερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε το νέο κανόνα στα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – στο φάκελο “Εισερχόμενα” – μπορείτε να τσεκάρετε την επιλογή Εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα σε μήνυμα που βρίσκεται ήδη στα “Εισερχόμενα” πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Ολοκλήρωση .
Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας για να δημιουργήσετε έναν άλλο κανόνα. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ για να κλείσετε το παράθυρο Κανόνες και ειδοποιήσεις.
Υπάρχει επίσης ένας άμεσος τρόπος για να εφαρμόσετε έναν κανόνα σε ένα υπάρχον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απλά κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο Εισερχόμενα (ή σε οποιονδήποτε φάκελο) και επιλέξτε Κανόνες -> Δημιουργία κανόνα .
Ορίστε μια ενέργεια από τη διαθέσιμη λίστα στην ενότητα Κάντε τα εξής . Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην επιλογή Επιλογές για προχωρημένους για να ανοίξετε τον Οδηγό κανόνων.
Πώς να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε τους υπάρχοντες κανόνες
Για να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τους υπάρχοντες κανόνες, μπορείτε να μεταβείτε ξανά στην επιλογή Files -> Manage Rules &; Alerts για να ανοίξετε το παράθυρο Rules and Alert. Κάντε διπλό κλικ σε έναν κανόνα για να τον επεξεργαστείτε. Για να διαγράψετε έναν κανόνα, επιλέξτε τον κανόνα που θέλετε να διαγράψετε και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή .
Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ για να κλείσετε το παράθυρο Κανόνες και ειδοποιήσεις.
