Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μια χρήσιμη λειτουργία του LibreOffice Writer για τη δημιουργία μαζικών αποστολών αλληλογραφίας. Αυτή η λειτουργία σας επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα από εξωτερική πηγή όπως το LibreOffice Calc ή το LibreOffice Base στην επιστολή που γράφετε (το πρότυπο της επιστολής). Τα δεδομένα μπορεί να είναι όνομα, διεύθυνση, επωνυμία εταιρείας ή οποιοσδήποτε άλλος τύπος δεδομένων με διαφορετικές καταχωρήσεις. Αυτή η λειτουργία θα διευκόλυνε τη σχολική ζωή, για παράδειγμα, τη συγγραφή της έκθεσης. Αλλά ο ιστότοπος domywriting αντιμετωπίζει εύκολα αυτό το πρόβλημα.
Φανταστείτε το εξής σενάριο.
Θέλετε να δημιουργήσετε μια πρόσκληση για πάρτι σε 1000 συναδέλφους σας, φίλους και οικογένειες. Δεδομένου ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια οικεία πρόσκληση, θέλετε να προσθέσετε κάθε όνομα των ατόμων που προσκαλείτε στην επιστολή πρόσκλησης. Με τη συγχώνευση αλληλογραφίας, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε όλα τα ονόματα των υποψήφιων καλεσμένων σας ένα προς ένα στην επιστολή σας. Αντ’ αυτού, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων των καλεσμένων σας χρησιμοποιώντας το LibreOffice Calc ή το LibreOffice Base και να την εισαγάγετε χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
Ακολουθεί ο τρόπος χρήσης της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο LibreOffice Writer. Σε αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε το LibreOffice Calc για να δημιουργήσουμε τη βάση δεδομένων των επισκεπτών.
- Δημιουργήστε τη βάση δεδομένων των επισκεπτών στο LibreOffice (κανονικό αρχείο LibreOffice Calc σε μορφή ODS). Σε αυτό το παράδειγμα, θα προσθέσουμε τη διεύθυνση κάθε επισκέπτη εκτός από το όνομα. Ακολουθεί το παράδειγμα.
- Συγγράψτε την επιστολή πρόσκλησης χρησιμοποιώντας το LibreOffice Writer ή ανοίξτε ένα υπάρχον πρότυπο, αν έχετε ήδη ένα.
- Μόλις τελειώσετε με τη συγγραφή του προτύπου της επιστολής, μεταβείτε στο Επεξεργασία -> Βάση δεδομένων ανταλλαγής .
- Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί Browse και επιλέξτε τη βάση δεδομένων επισκεπτών (το αρχείο LibreOffice Calc) που μόλις δημιουργήσατε παραπάνω.
- Κάντε διπλό κλικ στην εισαγόμενη βάση δεδομένων. Αυτό θα εμφανίσει τα περιεχόμενα φύλλα. Αν το αρχείο της βάσης δεδομένων έχει πολλά φύλλα, επιλέξτε το φύλλο που περιέχει τα δεδομένα του φιλοξενούμενου και κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός .
- Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή Προβολή -> Πηγή δεδομένων για να δείτε τις καταχωρήσεις της βάσης δεδομένων που εισαγάγατε παραπάνω. Οι καταχωρήσεις της βάσης δεδομένων θα ανοίξουν ακριβώς πάνω από την επιστολή σας.
- Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης των καταχωρήσεων που θέλετε να προσθέσετε στην επιστολή και σύρετέ την στο σημείο που θέλετε. Ρίξτε μια ματιά στο παρακάτω screencast.
- Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Εργαλεία -> Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας .
- Στον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας, απλά κάντε κλικ στα κουμπιά Επόμενο μέχρι το κουμπί Τέλος. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε τίποτα σε αυτόν τον οδηγό.
- Ολοκληρώθηκε! Προσπαθήστε να κάνετε κλικ στο επόμενο κουμπί και να δείτε την αλλαγή στην επιστολή σας.
Το επόμενο βήμα εξαρτάται από εσάς. Αν θέλετε να εκτυπώσετε την επιστολή σας ή να την αποθηκεύσετε. Αν θέλετε να την αποθηκεύσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθηκευμένα συγχωνευμένα έγγραφα . Για να την εκτυπώσετε αμέσως, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση συγχωνευμένων εγγράφων .
