¿cómo agilizar su flujo de trabajo documental en minutos?

Oficina

La cantidad de papeleo en una organización es interminable y desalentadora. Los contratos, el papeleo interno y externo, los acuerdos diversos y muchos otros documentos son un reto de seguimiento cuando están en formato impreso. Los trabajadores pasan horas y horas imprimiendo, escaneando, enviando por fax y almacenándolos. Además, se necesita mucho tiempo para gestionar estos papeles y de la noche a la mañana para enviarlos a firmar. Todo este proceso lleva mucho tiempo, lo que retrasa las transacciones y se reserva una mala experiencia para el cliente.

Los contratos y los documentos son las prácticas fundamentales para cualquier empresa, así que ¿por qué no utilizar la tecnología digital? Puede ayudar a mantener todos los registros organizados, fácilmente accesibles y actualizados. También puede utilizar las firmas electrónicas para firmar sus documentos en línea e invitar a las otras partes a firmarlos también en línea.

Si busca en línea, encontrará múltiples soluciones de gestión de documentos, CocoSign es uno de los proveedores de servicios científicos electrónicos de primera categoría. No sólo le permite recoger e incrustar firmas electrónicamente, sino que también organiza sus documentos para agilizar su flujo de trabajo. Puede invitar a varias partes a firmar todos los documentos en línea a través de cualquier dispositivo utilizando CocoSign. Puede encontrar más información aquí.

La belleza de un sistema de documentos en línea es que prácticamente asimila todo su sistema y guarda sus documentos en línea proporcionándole una ubicación compacta para los documentos como el tablero de mandos del sistema de gestión de documentos en línea que esté utilizando. A continuación se dan algunos consejos rápidos que le ayudarán a racionalizar su flujo de trabajo de documentos en minutos.

1. Priorizar la organización y la presentación de informes

Un sistema de documentos le permite organizar sus registros en carpetas y subcarpetas. Esto elimina la confusión mediante el desarrollo de nombres específicos para determinados tipos de archivos. Puede identificar la ubicación del archivo a través de este nombre y acceder a él siempre que sea necesario.

Los sistemas de gestión de documentos como CocoSign le permiten ver rápidamente los datos y utilizar diferentes plantillas de contrato , ejecutar informes casuales y ad havoc.

La implementación de estas estrategias para racionalizar su documento le proporcionará visibilidad, accesibilidad y una fácil gestión de los registros. También le ayudará a compartir fácilmente el texto, lo que resultará en un mejor seguimiento del flujo de trabajo.

2. Actualice el proceso de aprobación

Todo el esfuerzo que pone en el almacenamiento y la recuperación de documentos es para obtener la aprobación de tareas específicas, bloquear los acuerdos y mantener su registro. Todo este proceso puede ser más manejable si consigues todos los permisos online e invitas a la otra parte a firmar el contrato o acuerdo electrónicamente.

Un excelente sistema de gestión de documentos digitales permitirá a varias partes ver y firmar el documento a la vez desde cualquier parte del mundo. Todas estas prioridades pueden utilizar cualquier dispositivo para firmar en el sistema de gestión de documentos que está utilizando para ver, almacenar/descargar o firmar el papel.

Significa que no tiene que trasladar físicamente el documento a la siguiente persona y repetir el mismo proceso hasta que todos hayan firmado.

3. Establezca las prioridades del cliente

Siempre que comience un nuevo proyecto, es imprescindible saber qué quiere exactamente su cliente. Esto le ayudará a centrarse en su tarea y a invertir el dinero en lo correcto. De este modo, también se ahorrará documentación y papeleo innecesario y agilizará el proceso y el presupuesto. Este enfoque no sólo reduce las molestias del papeleo, sino también el coste de todo un proceso.

4. Fomente las colaboraciones

Intente añadir a todos sus empleados relacionados con una tarea concreta en el sistema de gestión digital de documentos. De esta manera, haz que el documento sea accesible para todos en unos pocos clics agilizando tu flujo de trabajo. La colaboración también ayudará al equipo de toda la organización a dar rápidamente su opinión sobre el documento autocompartido de la tarea y a discutir varios retos en una única plataforma.

Trabajar con un sistema de gestión de documentos fiable como CocoSign que esté altamente integrado puede ser beneficioso. Usted puede hacerlo en el costo de trabajo y aumentar la interacción entre los diferentes empleados, la gestión de sus documentos de manera efectiva, y mejorar la relación de los empleados entre sí al mismo tiempo también.

5. No corra detrás de las nuevas herramientas

Mientras navega por Internet, encontrará múltiples anuncios con encantadoras imágenes de portada y extraordinarias características. Pero se recomienda no perseguir todas las nuevas y brillantes herramientas en lugar de limitarse a una fiable sólo si quiere agilizar su flujo de trabajo.

No todas las herramientas son dignas de confianza. Y si corres detrás de esta nueva herramienta, vas a perder la ventaja que algunas herramientas de clase mundial ya te están proporcionando.

6. Automatiza tus correos electrónicos

Los correos electrónicos son una de las formas más rápidas de compartir los documentos; por lo tanto, siempre automatízalos. Puedes instalar un rastreador de correos electrónicos que te notificará rápidamente cada vez que alguien abra tus documentos y los vea. Los rastreadores de correo electrónico también te ayudan a identificar cuántas veces el otro porcentaje hizo clic en la información del documento que compartiste. Estos se pueden añadir en forma de extensiones del navegador.

YouTube video: ¿Cómo agilizar su flujo de trabajo documental en minutos?


Rate article