La regla es una característica común ofrecida por una aplicación de cliente de correo electrónico basada en el escritorio. Puede utilizar esta función para filtrar los mensajes de correo electrónico por ciertos criterios como el remitente, el asunto o el correo electrónico que contiene ciertas palabras en su cuerpo. A continuación, puede realizar una acción determinada sobre los correos electrónicos filtrados, como enviarlos a la carpeta de spam, eliminarlos, marcarlos, etc. Microsoft Outlook, la popular aplicación de cliente de correo electrónico de escritorio para Windows y Mac, también permite crear reglas.
Las reglas son excelentes para gestionar los correos electrónicos. Puedes, por ejemplo, crear una regla para enviar automáticamente a la carpeta de correo no deseado los correos de un determinado remitente que consideres que es un spammer. O bien, puede crear una regla para enviar todos los boletines a una carpeta Boletín para evitar que su bandeja de entrada principal se vea desbordada por correos electrónicos sin filtrar.
Cómo crear una nueva regla en Outlook
Para crear una nueva regla en Outlook, haga clic en el menú Archivo y seleccione Administrar reglas y alertas . Esto abrirá la ventana Reglas y alertas.
En la ventana Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla para abrir el Asistente para reglas.
Seleccione una acción que desee realizar en los correos electrónicos filtrados en la sección Mantener organizado . Por ejemplo, si desea enviar correos electrónicos de ciertos remitentes, puede seleccionar la opción superior (Mover mensajes de alguien a una carpeta). O bien, si desea enviar los correos electrónicos que contengan ciertas palabras en el asunto a una carpeta determinada, puede seleccionar la segunda opción (Mover los mensajes con palabras específicas en el asunto a una carpeta). En este ejemplo, seleccionamos la primera opción.
Después de configurar una acción, haga clic en los textos subrayados en la casilla Paso 2 . Primero, haga clic en el texto personas o grupo público para añadir las direcciones de correo electrónico a las que desea aplicar la regla.
Si las direcciones de correo electrónico ya están disponibles en la lista, puede hacer doble clic en ellas para añadirlas. De lo contrario, puede escribir manualmente las direcciones en el campo Desde . Para añadir varias direcciones de correo electrónico, puede separarlas con un punto y coma. Haga clic en el botón Aceptar .
A continuación, haga clic en el texto especificado para seleccionar una carpeta a la que desee enviar los correos electrónicos filtrados.
Seleccione una carpeta existente y haga clic en el botón Aceptar .
Haga clic en el botón Siguiente tres veces hasta que vea el siguiente paso y haga clic en el botón Finalizar . Por defecto, su nueva regla sólo se aplicará a los próximos correos electrónicos. Si desea aplicar la nueva regla a los correos electrónicos existentes -en la carpeta Bandeja de entrada- puede marcar la opción Ejecutar esta regla ahora en el mensaje que ya está en la «Bandeja de entrada» antes de hacer clic en el botón Finalizar .
Puede hacer clic en el botón Nueva regla para crear otra regla. Una vez hecho esto, haga clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana Reglas y alertas.
También hay una forma instantánea de aplicar una regla a un correo electrónico existente. Simplemente haga clic con el botón derecho en un correo electrónico de la carpeta de la Bandeja de entrada (o de cualquier carpeta) y seleccione Reglas -> Crear regla .
Establezca una acción de la lista disponible en la sección Haga lo siguiente . También puede hacer clic en Opciones avanzadas para abrir el Asistente para reglas.
Cómo editar y eliminar las reglas existentes
Para editar o eliminar las reglas existentes, puede volver a cambiar a Archivos -> Administrar reglas y alertas para abrir la ventana Reglas y alertas. Haga doble clic en una regla para editarla. Para eliminar una regla, seleccione la regla que desea eliminar y haga clic en el botón Borrar .
Haga clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana Reglas y alertas.
