8 tärkeää työkalua kotoa käsin työskentelyyn

App

Kaikki joutuvat työskentelemään kotoa käsin Covid-19-epidemian vuoksi. Niille, jotka työskentelevät hajautetussa yrityksessä, kotoa käsin työskentely ei ole lainkaan suuri asia, koska he ovat tehneet etätyötä päivittäin. Toisin on, jos työskentelet perinteisessä yrityksessä, jossa toimisto on päivittäinen työpaikkasi. Uuden tavan muuttaminen vaatii hieman sopeutumista. Jopa tilapäisen tavan kohdalla, jonka kaikki ovat viime aikoina kohdanneet, kun heidän on jatkettava työskentelyä kotoa käsin. Jotain, mitä he eivät yleensä tee.

Blogikirjoituksessaan blogikirjoituksessa Matt Mullenweg (Automattic Inc:n toimitusjohtaja) antoi vinkkejä siitä, miten työskennellä kotoa käsin ihanteellisesti, jotta pysyt tuottavana tämän vaikean ajanjakson aikana.

Onneksi elämme nyt internet-aikakautta, jolloin kaikki on yhteydessä toisiinsa. On olemassa joukko internetpohjaisia työkaluja, joita voit käyttää työskennelläksesi yhteistyössä työtovereidesi kanssa. Olemme keränneet 8 olennaista työkalua, joita saatat tarvita, jotta pystyt jatkossakin työskentelemään, kun et voi mennä toimistoon.

Sivumennen sanottuna voit seurata Covid-19-epidemiatilanteen viimeisintä kehitystä WHO:n viralliselta sivulta saadaksesi tarkkaa ja luotettavaa tietoa. Jos haluat lahjoittaa rahaa, voit käydä tässä sivulla .

1. Google Drive: Reaaliaikaiseen yhteistyöhön asiakirjojen ja laskentataulukoiden parissa

Google Drive ei ole pelkkä työkalu asioiden tallentamiseen verkkoon. Voit käyttää sitä myös reaaliaikaisena yhteistyövälineenä työtovereidesi kanssa. Google Driven sisällä on kolme tärkeintä toimistosovellusta:

  • Google Docs
  • Google Sheets
  • Google Slides

Nämä kolme sovellusta ovat yhteensopivia Microsoft Officen kanssa. Voit esimerkiksi avata ja muokata Microsoft Wordilla luomasi DOCX-tiedoston Google Docsilla. Kääntäen voit myös tallentaa Google Docsilla luomasi asiakirjan DOCX-tiedostoksi. Tärkein osa – olipa kyseessä Google Docs, Google Sheets tai Google Slide – tukee reaaliaikaista yhteistyötä. Voit lisätä kommentin mihin tahansa muokkaamasi asiakirjan osaan, ja joukkuetoverisi lukevat kommentin heti.

Voidaksesi lisätä yhteistyökumppaneita (joukkuetovereitasi) Google Docsissa, Google Sheetsissä ja Google Slidessa voit napsauttaa Jaa -painiketta oikeassa yläkulmassa. Varmista, että sallit joukkuetovereidesi muokata asiakirjaa.

2. TickTick: Tehtävien hallintaan

TickTick auttaa sinua tehtävien hallinnassa. Ei vain henkilökohtaisia tehtäviäsi, vaan myös joukkuetovereidesi tehtäviä. Voit käyttää TickTickiä, jos olet projektipäällikkö tai kuka tahansa, jolla on alaisia. TickTickin avulla voit luoda tehtäviä ja antaa ne jollekin. Tehtävää luodessasi voit asettaa prioriteettitason, eräpäivän ja lisätä joitain muistiinpanoja. Myös me bettertechtips.com-sivustolla käytämme TickTickiä, jotta kaikki olisi paremmin järjestyksessä. Käytämme mielellämme TickTickiä, koska se on melko yksinkertainen, mutta tehokas tehtävien hallintaan.

TickTickin avulla voit hallita tehtäviä kansioissa ja luetteloissa. Jotta voit määrittää tehtävän, sinun on jaettava luettelo, johon tehtävä, jonka haluat määrittää, kuuluu.

TickTickTickin avulla voit myös lisätä tukimateriaalin (kuten PDF-tiedoston, kuvan, asiakirjan). Jos käytät TickTickin pro-versiota, voit jopa seurata osoittamiesi tehtävien edistymistä.

3. Google Meet: Virtuaalisen kokouksen pitäminen

Monissa toimistoissa kokous kuuluu viikoittaisiin asialistoihin. Jos joudut pitämään kokouksen joukkuetovereidesi kanssa, Google Meet on apuna. Google Meetin avulla voit pitää videoneuvottelun ilmaiseksi. Google Meetin avulla voit tehdä videokonferenssin jopa 100 henkilön kanssa ilmaiseksi. Google Meetissä on esitystoiminto, jonka avulla voit esitellä kuvaruutusi konferenssin yleisölle. Voit valita, haluatko esittää koko näytön vai tietyn sovellusikkunan. Voit helposti kutsua joukkuetoverisi liittymään konferenssiin sähköpostitse tai jakamalla kokouksen URL-osoitteen. Google Meetissä on käytettävissä myös live-chat-toiminto.

4. Slack: Virtuaalisen työtilan luominen

Slack on yksi parhaista työkaluista virtuaalisen työtilan luomiseen. Slack on periaatteessa WhatsAppin ja Telegramin kaltainen viestintäväline, mutta siinä on kattavampia ominaisuuksia ammattimaisempaan käyttöön. Telekonferenssi, videoneuvottelu, tiedostojen jakaminen. Nämä ominaisuudet ovat käytettävissä Slackissa. Slackin avulla voit luoda kanavan (julkisen tai yksityisen) kommunikoidaksesi tiimisi tietyn ryhmän kanssa.

5. Canva: Suunnitteluyhteistyöhön

Canva on online-suunnittelutyökalu. Se on erityisen hyvä työkalu, jos työskentelet sosiaalisen median toimistossa tai muussa yrityksessä, joka käyttää usein kuvia mainosmateriaalina. Voit käyttää Canvaa luodaksesi monenlaisia malleja sosiaalisen median materiaaleista, esitteistä ja jopa videoista. Canvan avulla voit luoda tiimin ja työstää malleja yhdessä. Toimintatapa on melko samanlainen kuin Google Docsissa, jossa voit jättää kommentin tiettyyn suunnittelun osa-alueeseen. Tämän ominaisuuden avulla voit esimerkiksi pyytää tiimikaveriasi tarkistamaan tiettyä osaa yhdessä työstämästänne suunnittelusta.

Tiimin luomisen lisäksi Canvassa voit myös luoda ryhmän, jos haluat työskennellä suunnittelun parissa tietyn ryhmän tai jaoston kanssa. Canvassa on loistava tiedostonhallintaominaisuus, jonka avulla voit järjestää suunnitelmasi kansioihin.

6. Jumpshare: Tiedostojen jakamisen helpottamiseksi

Jumpshare on loistava työkalu, jos olet kaltaisemme tekniikkabloggaaja. Tämän työkalun avulla voit kaapata näytön, kommentoida sen ja jakaa sen helposti joukkuetovereidesi kanssa sähköpostitse. Jos käytät pro-versiota, voit jopa luoda työtilan, jotta sinun ei tarvitse lähettää jokaista kuvakaappausta sähköpostitse. Voit yksinkertaisesti kutsua joukkuetoverisi liittymään työtilaan, jotta he pääsevät käsiksi kaikkeen työtilassa olevaan.

Jumpshare sisältää myös analytiikkaominaisuuden, jonka avulla voit seurata työtilasi resurssien käyttöä. Voit seurata, kuinka monta kertaa tiettyä tiedostoa on ladattu ja katsottu.

Näytön kaappaamisen lisäksi Jumpshare mahdollistaa myös näytön tallentamisen ja sen muuttamisen GIF-tiedostoksi.

7. GoVisually: Voit esitellä suunnitteluprojektisi

Juuri nyt lähes kaikki hallitukset ympäri maailmaa ohjeistavat kansalaisiaan pysymään kotona koronaviruksen leviämisen estämiseksi. Tästä johtuen et voi järjestää fyysistä tapaamista asiakkaasi kanssa esittelemään projektiasi. GoVisually avulla voit esitellä projektisi (tarkemmin sanottuna suunnitteluprojektin) asiakkaallesi ja antaa asiakkaasi tarkastella sitä. Asiakkaasi voi antaa palautetta jättämällä kommentin tiettyyn suunnittelusi osa-alueeseen.

Kun asiakkaasi on hyväksynyt suunnittelun, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Valitettavasti GoVisually ei tarjoa ilmaisversiota, mutta voit kokeilla sitä ilmaiseksi 7 päivän ilmaisen kokeilujakson aikana.

8. AnyDesk: Tietokoneen etäkäyttö

Tietyistä syistä saatat tarvita etäkäyttöä kannettavaan tietokoneeseen, jonka tiimikaverisi on vienyt kotiin. Jos kannettava tietokone käyttää Windows 10 Pro -versiota, voit yksinkertaisesti pyytää joukkuetoveriasi ottamaan etätyöpöytäominaisuuden käyttöön. Jos kannettava tietokone käyttää Windows 10 Home -versiota (tai jopa Linuxia tai Macia), voit pyytää joukkuetoveriasi asentamaan AnyDeskin.

AnyDesk on monialustainen etätyöpöytäohjelmisto, joka on saatavilla Windowsille, Linuxille ja Macille. Sitä on melko helppo käyttää. Sinun tarvitsee vain pyytää joukkuetoveriasi asentamaan AnyDesktopin kannettavaan tietokoneeseen, johon haluat etäkäytön, ja antamaan sinulle sen yksilöllisen osoitteen, ja voit aloittaa kannettavan tietokoneen etäkäytön kannettavaan tietokoneeseen asennetun AnyDesktop-sovelluksen kautta.

AnyDeskissä on ominaisuus, jonka avulla voit siirtää tiedostoja etäkäytössä olevasta laitteestasi paikalliseen laitteeseesi ja päinvastoin. Siinä on myös chat-ominaisuus, jonka avulla voit keskustella joukkuetoverisi kanssa. Voit käyttää AnyDeskiä ilmaiseksi.

Lopputulos

Se, että et voi mennä toimistoon, ei tarkoita, ettet voisi olla tuottava. Elämme internet-aikaa, jolloin kaikki on yhteydessä toisiinsa. On olemassa joukko työkaluja, joita voit käyttää pitämään pystyäksesi työskentelemään yhteistyössä työtovereidesi kanssa. Pysytään toistaiseksi kotona auttamassa lääkäreitä tekemään työtään. Taistellaan yhdessä, jotta selviämme tästä vaikeasta hetkestä.

YouTube video: 8 tärkeää työkalua kotoa käsin työskentelyyn


Rate article