Ajanhallinta työpaikalla tuottavuuden parantamiseksi

Pitkään töissä oleminen ei välttämättä tarkoita sitä, että on tuottava työntekijä. Usein käy niin, että teet töitä kahdeksan tuntia putkeen, mutta päivän päätteeksi ei ole juuri mitään näkyvää. Kuulostaa tutulta?

Tämä voi olla turhauttavaa työnantajille, koska se aiheuttaa taloudellista rasitusta mille tahansa yritykselle. Kuvittele tämä: Vuonna 2005 tehdyn yhdysvaltalaisen tutkimuksen mukaan keskimääräinen työntekijä tuhlaa lähes kaksi tuntia päivässä muuhun kuin työhönsä. Tämä maksaa työnantajille vuosittain arviolta 544 miljardia dollaria menetettynä tuottavuutena.

Tuhlausaika ei johdu ainoastaan työnkuvan ulkopuolisista tehtävistä. Myös monet työhön liittyvät tehtävät, kuten kokoukset, voivat aiheuttaa alhaista tuottavuutta.

Onko ratkaisua? Yksi dynaaminen tapa saada tuottavuus vauhtiin on hallita aikaa paremmin.

Top Three Time Wasters in the Workplace

Voi olla useita syyllisiä, jotka ovat vastuussa siitä, että työtä ei saada tehtyä nopeasti ja tehokkaasti, kuten nämä työhön liittymättömät tehtävät.

1. Tekstiviestien lähettäminen tai puhelimessa puhuminen

Olitpa sitten työn ulkopuolella olevien ihmisten tai työtovereiden kanssa, jokainen lähettämäsi tai lukemasi teksti vie turhaa aikaa & sivuraiteille käsillä olevasta tehtävästä.

2. Sosiaalisessa mediassa oleminen

38 % työntekijöistä myöntää olevansa sosiaalisessa mediassa muutaman kerran päivässä työaikana. Tällä on suuri vaikutus tuottavuuteen & työntekijät voivat helposti eksyä muutamaksi tunniksi Facebookissa tai vastaavilla sivustoilla ollessaan.

3. Savutaukojen pitäminen

Kunnolliset tauot parantavat tuottavuutta, mutta niiden pitäminen liian usein voi johtaa siihen, että työ jää kokonaan tekemättä. Tupakkatauot muuttuvat usein seurusteluksi työtovereiden kanssa, joten viiden minuutin tauosta tulee puolen tunnin tauko.

Miksi et ottaisi käyttöön ajanhallintavälineitä, jollaisia löydät osoitteesta advancesystemsinc.com ? Kyse ei ole työntekijöiden valvomisesta vaan itse asiassa siitä, että heidän on helpompi olla vastuullisia.

Ja miten muuten voit parantaa ajankäyttöäsi työpaikalla?

Ajanhallinnan avaimet

Prioriteettien asettaminen

Meidät usein hukutetaan työtaakkaan ja aloitamme ensimmäisestä mieleen tulevasta tehtävästä. Tämä lähestymistapa ei ainoastaan saa sinua tuntemaan oloasi stressaantuneemmaksi ja organisoimattomammaksi, vaan olet myös todennäköisemmin tekemässä virheitä & myöhästyt tärkeistä määräajoista. riippuvuushoito on se, mitä ihminen tarvitsee, kun hän joutuu riippuvuuden uhriksi tällaisissa ääritapauksissa.

Aloita päiväsi tekemällä tehtävälista ja järjestämällä asiat tärkeysjärjestykseen. Nyt siirryt listan seuraavaan kohtaan vasta, kun olet saanut jonkin asian valmiiksi.

Aseta tavoitteita

Me kaikki kukoistamme, kun saavutamme tietyt tavoitteet. Tutkimukset osoittavat, että tavoitteiden asettaminen lisää yleistä suorituskykyä vaikuttamalla tarmokkuuteen ja nopeuteen. Tässä on kolme tärkeää tavoitetta, jotka auttavat sinua:

• Ajanhallinta: Varmista, että asetat kullekin tehtävälle valmistumisajan & pidä siitä kiinni mahdollisimman hyvin. Voit asettaa hälytyksen varmistaaksesi, että pysyt aikataulussa, ja kellon silmällä pitäminen tuottaa positiivista stressiä, joka pitää sinut työskentelemässä nopeasti.
• Ole tarkka: Ole selkeä, kun kirjoitat ylös päivämääriä ja kellonaikoja. Anna jokaiselle tehtävälle oma kestonsa & valmistumisaika, jotta tunnet hallitsevasi päivääsi paremmin.
• Ole realistinen: Tavoitteidesi tulisi olla saavutettavissa, jotta vältät pettymykset ja kaaoksen. Nämä tunteet voivat vaikuttaa siihen, kuinka nopeasti työskentelet.

Tehokkaat tauot

Kun olet myöhässä tai työskentelet määräajassa, jätät luultavasti teetaukosi ja lounaasi kokonaan väliin. Mitä tahansa varmistaaksesi, että toimitat työsi ajoissa, eikö niin? Tämä saattaa vaikuttaa parhaalta tavalta käyttää aikaasi tehokkaasti, mutta todellisuudessa teemme enemmän virheitä, kun emme anna itsellemme hengähdystaukoja.

Vie muutama minuutti ulos & syö jotain terveellistä. Kukaan ei kuitenkaan pysty ajattelemaan selkeästi tyhjällä vatsalla. Olet tehokkaampi, kun tunnet olosi virkistyneeksi &; pystyt ajattelemaan kirkkaalla mielellä pienen tauon jälkeen.

Älä sitoudu, jos aiot tuottaa pettymyksen

On normaalia haluta olla toimiston paras, mutta älä sano ”kyllä” projektille, jos et ole 100-prosenttisen varma, että pystyt saamaan sen valmiiksi ajoissa. Työnantajasi kunnioittaa sinua enemmän, jos hän tietää, että saat aina valmiiksi sen, minkä aloitat.

Yksi valmiiksi saatettu tehtävä on arvokkaampi kuin 10 keskeneräistä tehtävää.

Aloita päiväsi aikaisin

Jos sinulla on kiire tai jos myöhästyt töistä, aloitat työpäiväsi taatusti stressaantuneena ja hermostuneena. Aikaisin töihin lähteminen saa sinut automaattisesti tuntemaan itsesi järjestäytyneemmäksi & energisemmäksi.

Mitä myöhemmäksi se tulee, sitä alttiimpi olet tuntemaan itsesi väsyneeksi ja uupuneeksi. Päivän päätteeksi tuottavuutesi on lähellä nollaa, joten suunnittele mieluummin aikaisin aloittamista kuin myöhään työskentelyä.

Leave the Small Talk for Breaks

Hyvät työsuhteet työtovereidesi kanssa ovat loistava tapa tehdä työpäivistäsi lyhyempiä ja miellyttävämpiä. On kuitenkin tärkeää tietää, milloin kannattaa keskittyä ihmissuhteiden rakentamiseen ja milloin työsi on asetettava etusijalle.

Voit menettää jopa kaksi tuntia laadukasta työaikaa, kun pidät tarpeellisena pysähtyä jokaisen työpöydän ääreen aamulla. Tarvitseeko sinun todella tietää, miten viikonloppu meni?

Kokeile mieluummin seurustella taukojen aikana. Tämä saa sinut odottamaan lounasta & et tuhlaa kallista aikaa. Muista, että ryöstät aikaa vain itseltäsi, mutta myös toiselta ihmiseltä.

Johtopäätös

Työpaikalla jokainen sekunti on tärkeä. Valitettavasti hyvin harvat sitoutuvat ottamaan kaiken irti noista sekunneista.

Ensiksikin motivaatio puuttuu useimmissa yrityksissä & tuloksena on huono ajanhallinta & yleinen ajanhukka. Kenen vastuulla on siis korjata tämä?

Työnantajien tulisi panostaa enemmän asianmukaiseen ajanhallintakoulutukseen & strategioihin, kuten työntekijöiden työajan lyhentämiseen. Näin varmistetaan tehokkaampi työaika ja annetaan työntekijöille realistiset määräajat &; työmäärä.

Yrityksiin vaikuttaa kuitenkin kielteisesti se, että työntekijät eivät välitä hukkaan heitetystä ajasta tai rahasta. Kun johto mallintaa tiettyä standardia työpaikalla, tämä voidaan muuttaa yleisesti parempaan työn laatuun ja tehokkuuteen. Ajanhallinta on kaikkien vastuulla.

YouTube video: Ajanhallinta työpaikalla tuottavuuden parantamiseksi