Miten virtaviivaistaa asiakirjojen työnkulkua muutamassa minuutissa?

Toimisto

Paperityön määrä organisaatiossa on loputon ja pelottava. Sopimukset, sisäiset ja ulkoiset paperit, erilaiset sopimukset ja monet muut asiakirjat ovat haastavia seurata, kun ne ovat paperisessa muodossa. Työntekijät käyttävät tuntikausia niiden tulostamiseen, skannaamiseen, faksaamiseen ja säilyttämiseen. Lisäksi näiden papereiden hallintaan kuluu paljon aikaa, ja niiden lähettäminen allekirjoitettavaksi yhdessä yössä vie paljon aikaa. Tämä koko prosessi vie paljon aikaa, mikä viivästyttää liiketoimia ja varaa huonon asiakaskokemuksen.

Sopimukset ja asiakirjat ovat jokaisen yrityksen keskeisiä käytäntöjä, joten miksi ei voisi käyttää digitaalista teknologiaa? Se voi auttaa pitämään kaikki asiakirjat järjestyksessä, helposti saatavilla ja ajan tasalla. Voit myös käyttää sähköisiä allekirjoituksia allekirjoittaaksesi asiakirjasi verkossa ja kutsua muut osapuolet allekirjoittamaan ne myös verkossa.

Jos etsit verkossa, löydät useita asiakirjahallintaratkaisuja, CocoSign on yksi huippuluokan sähköisten tiedepalvelujen tarjoajista. Sen avulla voit paitsi kerätä ja upottaa allekirjoituksia sähköisesti, myös järjestää asiakirjojasi työnkulun tehostamiseksi. Voit kutsua eri osapuolet allekirjoittamaan kaikki asiakirjat verkossa minkä tahansa laitteen kautta CocoSignin avulla. Löydät lisätietoa täältä.

Verkkodokumenttijärjestelmän kauneus on siinä, että se käytännössä sulauttaa koko järjestelmäsi ja tallentaa asiakirjasi verkkoon tarjoamalla sinulle kompaktin sijainnin asiakirjoille, kuten käyttämäsi verkkodokumenttien hallintajärjestelmän kojelaudan. Alla on annettu joitakin nopeita vinkkejä, jotka auttavat sinua virtaviivaistamaan asiakirjojen työnkulkua muutamassa minuutissa.

1. Aseta järjestäminen ja raportointi etusijalle

Asiakirjajärjestelmän avulla voit järjestää tietueesi kansioihin ja alikansioihin. Tämä poistaa sekaannuksen kehittämällä tietyille tiedostotyypeille erityisiä nimiä. Voit tunnistaa tiedoston sijainnin tämän nimen avulla ja päästä siihen käsiksi aina tarvittaessa.

CocoSignin kaltaisten asiakirjahallintajärjestelmien avulla voit tarkastella tietoja nopeasti ja käyttää erilaisia sopimusmalleja , ajaa satunnaisraportteja ja mainosraportteja.

Toteuttamalla nämä strategiat asiakirjasi virtaviivaistamiseksi saat näkyvyyttä, saavutettavuutta ja tietueiden helpon hallinnan. Sen avulla voit myös helposti jakaa tekstiä, mikä johtaa parempaan työnkulun seurantaan.

2. Päivitä hyväksymisprosessi

Kaikki asiakirjojen tallentamiseen ja hakemiseen käyttämäsi vaivannäkö on sitä, että saat hyväksynnän tietyille tehtäville, lukitset sopimukset ja säilytät niiden tiedot. Tämä koko prosessi voi muuttua helpommin hallittavaksi, jos saat kaikki hyväksynnät verkossa ja pyydät toista osapuolta allekirjoittamaan sopimuksen tai sopimuksen sähköisesti.

Erinomainen digitaalinen asiakirjahallintajärjestelmä mahdollistaa sen, että useat osapuolet voivat tarkastella ja allekirjoittaa paperin kerrallaan mistä päin maailmaa tahansa. Kaikki nämä prioriteetit voivat käyttää mitä tahansa laitetta allekirjoittaakseen asiakirjanhallintajärjestelmään, jota käytät paperin tarkasteluun, tallentamiseen/lataamiseen tai allekirjoittamiseen.

Se tarkoittaa, ettei sinun tarvitse fyysisesti siirtää asiakirjaa seuraavalle henkilölle ja toistaa samaa prosessia, kunnes kaikki ovat allekirjoittaneet sen.

3. Määrittele asiakkaan prioriteetit

Kun aloitat uuden projektin, on ehdottoman tärkeää tietää, mitä asiakkaasi tarkalleen ottaen haluaa. Tämä auttaa sinua keskittymään tehtävään ja sijoittamaan rahaa oikeaan asiaan. Näin säästyt myös turhalta dokumentoinnilta ja paperityöltä sekä virtaviivaistat prosessia ja budjettia. Tämä lähestymistapa ei ainoastaan vähennä paperityöstä aiheutuvaa vaivaa vaan myös koko prosessin kustannuksia.

4. Kannusta yhteistyöhön

Yritä lisätä kaikki tiettyyn tehtävään liittyvät työntekijäsi asiakirjojen digitaaliseen hallintajärjestelmään. Näin saat asiakirjan kaikkien saataville muutamalla klikkauksella virtaviivaistaen työnkulkuasi. Yhteistyö auttaa myös tiimiä eri puolilla organisaatiota antamaan nopeasti palautetta tehtävästä auto jaetusta asiakirjasta ja keskustelemaan erilaisista haasteista yhdellä alustalla.

Työskentely luotettavan asiakirjahallintajärjestelmän, kuten CocoSignin, kanssa, joka on pitkälle integroitu, voi olla hyödyllistä. Voit tehdä sen työkustannuksin ja lisätä vuorovaikutusta eri työntekijöiden välillä, hallita asiakirjoja tehokkaasti ja parantaa samalla myös työntekijöiden suhdetta toisiinsa.

5. Älä juokse upouusien työkalujen perässä

Selatessasi internetiä löydät useita mainoksia, joissa on lumoavia kansikuvia ja poikkeuksellisia ominaisuuksia. On kuitenkin suositeltavaa olla jahtaamatta kaikkia uusia kiiltäviä työkaluja sen sijaan, että rajoitut vain luotettavaan työkaluun, jos haluat virtaviivaistaa työnkulkuasi.

Eivät kaikki työkalut ole luottamuksen arvoisia. Ja jos juokset tämän upouuden työkalun perässä, menetät sen etulyöntiaseman, jonka jotkut maailmanluokan työkalut jo tarjoavat sinulle.

6. Automatisoi sähköpostit

Sähköpostiviestit ovat yksi nopeimmista tavoista jakaa asiakirjoja, joten automatisoi ne aina. Voit asentaa sähköpostiseurannan, joka ilmoittaa sinulle nopeasti aina, kun joku avaa asiakirjasi ja katsoo sitä. Sähköpostiseurantalaitteet auttavat sinua myös tunnistamaan, kuinka monta kertaa toinen prosentti napsautti jakamaasi paperitietoa. Näitä voi lisätä selainlaajennusten muodossa.

YouTube video: Miten virtaviivaistaa asiakirjojen työnkulkua muutamassa minuutissa?


Rate article