Sääntö on yleinen ominaisuus, jonka tarjoaa työpöytäpohjainen sähköpostiohjelmasovellus. Tämän ominaisuuden avulla voit suodattaa sähköposteja tiettyjen kriteerien, kuten lähettäjän, aiheen tai sähköpostin, joka sisältää tiettyjä sanoja rungossaan, perusteella. Voit sitten tehdä suodatetuille sähköposteille tietyn toiminnon, kuten lähettää ne roskapostikansioon, poistaa ne, merkitä ne ja niin edelleen. Microsoft Outlook, suosittu työpöytäpohjainen sähköpostiohjelmasovellus Windowsille ja Macille, mahdollistaa myös sääntöjen luomisen.
Säännöt ovat loistava tapa hallita sähköposteja. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää automaattisesti roskapostikansioon tietyn lähettäjän sähköpostit, joita pidät roskapostittajana. Tai voit luoda säännön, joka lähettää kaikki uutiskirjeet Uutiskirjeet -kansioon, jotta pääpostilaatikkosi ei täyttyisi suodattamattomista sähköposteista.
Uuden säännön luominen Outlookissa
Luot uuden säännön Outlookissa napsauttamalla Tiedosto -valikkoa ja valitsemalla Sääntöjen ja hälytysten hallinta . Tämä avaa Säännöt ja hälytykset -ikkunan.
Säännöt ja hälytykset -ikkunassa napsauta Uusi sääntö avataksesi ohjattua sääntöohjattua toimintoa.
Valitse toiminto, jonka haluat tehdä suodatetuille sähköpostiviesteille osiossa Organisoidusti pysyä . Jos haluat esimerkiksi lähettää sähköposteja tietyiltä lähettäjiltä, voit valita ylimmän vaihtoehdon (Siirrä jonkun viestit kansioon). Tai jos haluat lähettää sähköpostiviestit, joiden aiheessa on tiettyjä sanoja, tiettyyn kansioon, voit valita toisen vaihtoehdon (Siirrä viestit, joiden aiheessa on tiettyjä sanoja, kansioon). Tässä esimerkissä valitsemme ensimmäisen vaihtoehdon.
Kun olet asettanut toiminnon, napsauta alleviivattuja tekstejä Vaihe 2 -ruudussa. Napsauta ensin ihmiset tai julkinen ryhmä -tekstiä lisätäksesi sähköpostiosoitteet, joihin haluat soveltaa sääntöä.
Jos sähköpostiosoitteet ovat jo luettelossa, voit lisätä ne kaksoisnapsauttamalla niitä. Muussa tapauksessa voit kirjoittaa osoitteet manuaalisesti From -kenttään. Jos haluat lisätä useita sähköpostiosoitteita, voit erottaa ne toisistaan puolipisteellä. Napsauta OK -painiketta.
Seuraavaksi voit valita kansion, johon haluat lähettää suodatetut sähköpostiviestit, napsauttamalla määritelty tekstiä.
Valitse olemassa oleva kansio ja napsauta OK -painiketta.
Napsauta Seuraavaksi -painiketta kolme kertaa, kunnes näet seuraavan vaiheen, ja napsauta sitten painiketta Lopeta . Oletusarvoisesti uutta sääntöäsi sovelletaan vain tuleviin sähköposteihin. Jos haluat soveltaa uutta sääntöä jo olemassa oleviin – Saapuneet-kansiossa oleviin – sähköpostiviesteihin, voit rastittaa vaihtoehdon Run this rule now on message already in ”Inbox” (Aja tämä sääntö nyt viestiin, joka on jo ”Saapuneet-kansiossa” ), ennen kuin napsautat Finish (Lopeta ) -painiketta.
Luo uusi sääntö napsauttamalla painiketta New Rule . Kun olet valmis, napsauta OK -painiketta sulkeaksesi Säännöt ja hälytykset -ikkunan.
Sääntöä voi myös soveltaa välittömästi olemassa olevaan sähköpostiin. Napsauta Saapuneet-kansiossa (tai missä tahansa kansiossa) olevaa sähköpostia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Säännöt -> Luo sääntö .
Aseta toiminto käytettävissä olevasta luettelosta kohdassa Tee seuraavat . Voit myös valita Advanced Options (Lisäasetukset ) avataksesi Rules Wizard (Ohjatut säännöt) -ikkunan.
Olemassa olevien sääntöjen muokkaaminen ja poistaminen
Muokataksesi tai poistaaksesi olemassa olevia sääntöjä voit siirtyä takaisin kohtaan Files -> Manage Rules &; Alerts (Sääntöjen ja hälytysten hallinta) avataksesi Säännöt ja hälytykset -ikkunan. Muokkaa sääntöä kaksoisnapsauttamalla sitä. Voit poistaa säännön valitsemalla poistettavan säännön ja napsauttamalla Poista -painiketta.
Sulje Säännöt ja hälytykset -ikkuna napsauttamalla OK -painiketta.
