La règle est une fonctionnalité commune offerte par une application client de messagerie de bureau. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour filtrer les emails selon certains critères tels que l’expéditeur, le sujet ou les emails qui contiennent certains mots dans leur corps. Vous pouvez ensuite effectuer certaines actions sur les e-mails filtrés, comme les envoyer dans le dossier spam, les supprimer, les marquer, etc. Microsoft Outlook, la populaire application client de messagerie de bureau pour Windows et Mac, vous permet également de créer des règles.
Les règles sont excellentes pour gérer les e-mails. Vous pouvez, par exemple, créer une règle pour envoyer automatiquement les e-mails d’un certain expéditeur que vous considérez comme un spammeur vers le dossier spam. Ou, vous pouvez créer une règle pour envoyer tous les bulletins d’information à un dossier Newsletter pour empêcher votre boîte de réception principale d’être débordée par des courriels non filtrés.
Comment créer une nouvelle règle dans Outlook
Pour créer une nouvelle règle dans Outlook, cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez Gérer les règles & ; Alertes . Cela ouvrira la fenêtre Règles et alertes.
Sur la fenêtre Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle pour ouvrir l’assistant de règles.
Sélectionnez une action que vous voulez faire aux emails filtrés sur la section Rester organisé . Par exemple, si vous voulez envoyer des courriels de certains expéditeurs, vous pouvez sélectionner l’option supérieure (Déplacer les messages de quelqu’un vers un dossier). Ou, si vous voulez envoyer les courriels qui contiennent certains mots dans l’objet vers un certain dossier, vous pouvez sélectionner la deuxième option (Déplacer les messages avec des mots spécifiques dans l’objet vers un dossier). Dans cet exemple, nous sélectionnons la première option.
Après avoir défini une action, cliquez sur les textes soulignés sur la boîte Étape 2 . D’abord, cliquez sur le texte personnes ou groupe public pour ajouter les adresses électroniques auxquelles vous voulez appliquer la règle.
Si les adresses électroniques sont déjà disponibles dans la liste, vous pouvez double-cliquer dessus pour les ajouter. Sinon, vous pouvez taper manuellement les adresses sur le champ From . Pour ajouter plusieurs adresses électroniques, vous pouvez les séparer par un point-virgule. Cliquez sur le bouton OK .
Puis, cliquez sur le texte spécifié pour sélectionner un dossier auquel vous voulez envoyer les courriels filtrés.
Sélectionnez un dossier existant et cliquez sur le bouton OK .
Cliquez sur le bouton suivant trois fois jusqu’à ce que vous voyiez l’étape suivante et cliquez sur le bouton Finish . Par défaut, votre nouvelle règle ne sera appliquée qu’aux emails à venir. Si vous voulez appliquer la nouvelle règle aux courriels existants – dans le dossier Boîte de réception – vous pouvez cocher l’option Exécuter cette règle maintenant sur le message déjà dans « Boîte de réception » avant de cliquer sur le bouton Finir .
Vous pouvez cliquer sur le bouton Nouvelle règle pour créer une autre règle. Une fois fait, cliquez sur le bouton OK pour fermer la fenêtre des règles et des alertes.
Il existe également un moyen instantané d’appliquer une règle à un courriel existant. Il suffit de faire un clic droit sur un courriel dans le dossier de la boîte de réception (ou n’importe quel dossier) et de sélectionner Règles -> ; Créer une règle .
Définir une action à partir de la liste disponible sur la section Faire ce qui suit . Vous pouvez également cliquer sur Options avancées pour ouvrir l’assistant de règles.
Comment modifier et supprimer les règles existantes
Pour modifier ou supprimer les règles existantes, vous pouvez revenir sur Fichiers -> ; Gérer les règles & ; Alertes pour ouvrir la fenêtre Règles et Alertes. Double-cliquez sur une règle pour la modifier. Pour supprimer une règle, sélectionnez une règle que vous voulez supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer .
Cliquez sur le bouton OK pour fermer la fenêtre Règles et alertes.
