Comment rationaliser votre flux de documents en quelques minutes ?

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La quantité de paperasse dans une organisation est infinie et décourageante. Les contrats, la paperasse interne et externe, les divers accords et de nombreux autres documents sont difficiles à suivre lorsqu’ils sont sous forme papier. Les travailleurs passent des heures et des heures à les imprimer, les scanner, les faxer et les stocker. En outre, il faut beaucoup de temps pour gérer ces papiers et, du jour au lendemain, pour les envoyer pour signature. Tout ce processus prend beaucoup de temps, ce qui retarde les transactions et réserve une mauvaise expérience client.

Les contrats et les documents sont les pratiques de base de toute entreprise, alors pourquoi ne pas utiliser la technologie numérique ? Elle peut aider à garder tous les dossiers organisés, facilement accessibles et à jour. Vous pouvez également utiliser les signatures électroniques pour signer vos documents en ligne et inviter les autres parties à les signer également en ligne.

Si vous faites une recherche en ligne, vous trouverez de multiples solutions de gestion de documents, CocoSign est l’un des fournisseurs de services de science électronique de premier plan. Il vous permet non seulement de recueillir et d’intégrer des signatures par voie électronique, mais aussi d’organiser vos documents pour rationaliser votre flux de travail. Vous pouvez inviter diverses parties à signer tous les documents en ligne via n’importe quel appareil en utilisant CocoSign. Vous pouvez trouver plus d’infos ici.

La beauté d’un système de documents en ligne est qu’il assimile virtuellement tout votre système et sauvegarde vos documents en ligne en vous fournissant un emplacement compact pour les documents comme le tableau de bord du système de gestion de documents en ligne que vous utilisez. Ci-dessous sont donnés quelques conseils rapides qui vous aideront à rationaliser votre flux de documents en quelques minutes.

1. Prioriser l’organisation et le reporting

Un système documentaire vous permet d’organiser vos documents dans des dossiers et des sous-dossiers. Cela élimine la confusion en développant des noms spécifiques pour des types de fichiers particuliers. Vous pouvez identifier l’emplacement du fichier grâce à ce nom et y accéder chaque fois que cela est nécessaire.

Les systèmes de gestion de documents comme CocoSign vous permettent de regarder rapidement les données et d’utiliser différents modèles de contrat , d’exécuter des rapports occasionnels et des rapports ad havoc.

La mise en œuvre de ces stratégies pour rationaliser votre document vous offrira une visibilité, une accessibilité et une gestion facile des dossiers. Il vous aidera également à partager facilement le texte résultant en un meilleur suivi du flux de travail.

2. Améliorer le processus d’approbation

Tout l’effort que vous mettez dans le stockage et la récupération des documents est d’obtenir l’approbation pour des tâches spécifiques, de verrouiller les affaires, et de garder leur enregistrement. Tout ce processus peut devenir plus facile à gérer si vous obtenez toutes les autorisations en ligne et invitez l’autre partie à signer le contrat ou l’accord par voie électronique.

Un excellent système de gestion des documents numériques permettra à plusieurs parties de voir et de signer le papier à la fois, de n’importe où dans le monde. Toutes ces priorités peuvent utiliser n’importe quel appareil pour se connecter au système de gestion des documents que vous utilisez pour visualiser, stocker/télécharger ou signer le document.

Cela signifie que vous n’avez pas à déplacer physiquement le document vers la personne suivante et à répéter le même processus jusqu’à ce que tout le monde ait signé.

3. Établir les priorités du client

Chaque fois que vous commencez un nouveau projet, il est impératif de savoir ce que votre client veut exactement. Cela vous aidera à vous concentrer sur votre tâche et à investir de l’argent dans la bonne chose. De cette façon, vous vous épargnerez également la documentation et la paperasse inutiles et rationaliserez le processus et le budget. Cette approche permet non seulement de réduire les tracas de la paperasse, mais aussi de réduire le coût de tout un processus.

4. Encouragez les collaborations

Essayez d’ajouter tous vos employés liés à une tâche particulière dans le système de gestion numérique des documents. De cette façon, rendez le document accessible à tous en quelques clics en rationalisant votre flux de travail. La collaboration aidera également l’équipe à travers l’organisation à donner rapidement son avis sur le document auto partagé de la tâche et à discuter de divers défis sur une seule plate-forme.

Travailler avec un système de gestion de documents fiable tel que CocoSign qui est hautement intégré peut être bénéfique. Vous pouvez le faire au coût du travail et augmenter l’interaction entre les différents employés, la gestion de vos documents efficacement, et l’amélioration de la relation de l’employé avec l’autre en même temps aussi.

5. Ne courez pas après les tout nouveaux outils

En naviguant sur internet, vous trouverez de multiples annonces avec des images de couverture enchanteresses et des fonctionnalités extraordinaires. Mais il est recommandé de ne pas courir après tous les nouveaux outils brillants au lieu de vous limiter à un seul outil fiable si vous voulez rationaliser votre flux de travail.

Tous les outils ne sont pas dignes de confiance. Et si vous courez après ce tout nouvel outil, vous allez perdre l’avantage que certains outils de classe mondiale vous fournissent déjà.

6. Automatisez vos courriels

Les courriels sont l’un des moyens les plus rapides de partager les documents ; par conséquent, automatisez-les toujours. Vous pouvez installer un traqueur d’emails qui vous notifiera rapidement chaque fois que quelqu’un ouvre vos documents et le consulte. Les traqueurs d’e-mails vous permettent également de savoir combien de fois l’autre pourcentage a cliqué sur l’information ou le document que vous avez partagé. Ils peuvent être ajoutés sous la forme d’extensions de navigateur.

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