Rule è una caratteristica comune offerta da un’applicazione client di posta elettronica basata su desktop. È possibile utilizzare questa funzione per filtrare le e-mail in base a determinati criteri come il mittente, l’oggetto, o le e-mail che contengono determinate parole nel loro corpo. È quindi possibile effettuare una certa azione sulle e-mail filtrate, come inviarle alla cartella spam, eliminarle, segnalarle, e così via. Microsoft Outlook, il popolare client di posta elettronica basato su desktop per Windows e Mac, permette anche di creare regole.
Le regole sono ottime per gestire le e-mail. È possibile, per esempio, creare una regola per inviare automaticamente le e-mail da un certo mittente che si considera uno spammer alla cartella spam. Oppure, puoi creare una regola per inviare tutte le newsletter in una cartella Newsletter per evitare che la tua casella di posta principale venga invasa da email non filtrate.
Come creare una nuova regola in Outlook
Per creare una nuova regola in Outlook, clicca sul menu File e seleziona Gestione regole e avvisi . Questo aprirà la finestra Regole e avvisi.
Nella finestra Regole e avvisi, clicca Nuova regola per aprire la procedura guidata Regole.
Seleziona un’azione che vuoi fare alle email filtrate nella sezione Stay Organized . Per esempio, se vuoi inviare email da certi mittenti, puoi selezionare l’opzione superiore (Sposta i messaggi di qualcuno in una cartella). Oppure, se vuoi inviare le email che contengono determinate parole nell’oggetto a una certa cartella, puoi selezionare la seconda opzione (Sposta i messaggi con parole specifiche nell’oggetto in una cartella). In questo esempio, selezioniamo la prima opzione.
Dopo aver impostato un’azione, clicca sui testi sottolineati nella casella Step 2 . Per prima cosa, clicca sul testo persone o gruppo pubblico per aggiungere gli indirizzi e-mail a cui vuoi applicare la regola.
Se gli indirizzi e-mail sono già disponibili nella lista, puoi fare doppio clic per aggiungerli. Altrimenti, puoi digitare manualmente gli indirizzi nel campo Da . Per aggiungere più indirizzi email, puoi separarli con un punto e virgola. Clicca il pulsante OK .
Prossimo, clicca sul testo specificato per selezionare una cartella a cui vuoi inviare le email filtrate.
Seleziona una cartella esistente e clicca il pulsante OK .
Clicca il pulsante Prossimo tre volte finché non vedi il passo seguente e clicca il pulsante Fine . Per default, la tua nuova regola sarà applicata solo alle prossime email. Se vuoi applicare la nuova regola alle email esistenti – nella cartella Posta in arrivo – puoi spuntare l’opzione Esegui questa regola ora sul messaggio già in “Posta in arrivo” prima di cliccare il pulsante Fine .
Puoi cliccare il pulsante Nuova regola per creare un’altra regola. Una volta fatto, clicca sul pulsante OK per chiudere la finestra Regole e avvisi.
C’è anche un modo istantaneo per applicare una regola ad una email esistente. Semplicemente clicca con il tasto destro del mouse su un’email nella cartella Posta in arrivo (o qualsiasi cartella) e seleziona Regole -> Crea regola .
Imposta un’azione dalla lista disponibile nella sezione Fai quanto segue . Puoi anche cliccare su Opzioni avanzate per aprire il Wizard delle regole.
Come modificare ed eliminare le regole esistenti
Per modificare o eliminare le regole esistenti, puoi tornare a Files -> Manage Rules &; Alerts per aprire la finestra Rules and Alert. Fai doppio clic su una regola per modificarla. Per cancellare una regola, seleziona una regola che vuoi cancellare e clicca il pulsante Cancella .
Clicca il pulsante OK per chiudere la finestra Regole e avvisi.
