Come ottimizzare il flusso di lavoro dei documenti in pochi minuti?

Ufficio

La quantità di scartoffie in un’organizzazione è infinita e scoraggiante. Contratti, documenti interni ed esterni, accordi vari e molti altri documenti sono difficili da tracciare quando sono in forma cartacea. I lavoratori passano ore e ore a stamparli, scannerizzarli, faxarli e conservarli. Inoltre, ci vuole molto tempo per gestire questi documenti e durante la notte per mandarli a firmare. Tutto questo processo richiede molto tempo, il che ritarda le transazioni e riserva una scarsa esperienza al cliente.

Contratti e documenti sono le pratiche fondamentali per qualsiasi azienda, quindi perché non usare la tecnologia digitale? Può aiutare a mantenere tutti i documenti organizzati, facilmente accessibili e aggiornati. Potete anche usare le firme elettroniche per firmare i vostri documenti online e invitare le altre parti a firmarli anch’essi online.

Se cercate online, troverete diverse soluzioni di gestione dei documenti, CocoSign è uno dei migliori fornitori di servizi scientifici elettronici. Non solo vi permette di raccogliere e incorporare le firme elettronicamente, ma organizza anche i vostri documenti per ottimizzare il vostro flusso di lavoro. È possibile invitare varie parti a firmare tutti i documenti online attraverso qualsiasi dispositivo utilizzando CocoSign. Potete trovare più informazioni qui.

La bellezza di un sistema di documenti online è che virtualmente assimila tutto il vostro sistema e salva i vostri documenti online fornendovi un luogo compatto per i documenti come il dashboard del sistema di gestione dei documenti online che state usando. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti rapidi che vi aiuteranno a semplificare il vostro flusso di lavoro dei documenti in pochi minuti.

1. Dare la priorità all’organizzazione e al reporting

Un sistema di documenti vi permette di organizzare i vostri record in cartelle e sottocartelle. Questo elimina la confusione sviluppando nomi specifici per particolari tipi di file. È possibile identificare la posizione del file attraverso questo nome e accedervi ogni volta che è necessario.

I sistemi di gestione dei documenti come CocoSign consentono di guardare rapidamente i dati e utilizzare diversi modelli di contratto , eseguire rapporti casuali e rapporti ad havoc.

Implementare queste strategie per ottimizzare il vostro documento vi fornirà la visibilità, l’accessibilità e la facile gestione dei record. Vi aiuterà anche a condividere facilmente il testo con conseguente migliore monitoraggio del flusso di lavoro.

2. Aggiornare il processo di approvazione

Tutto lo sforzo che mettete nell’archiviazione e nel recupero dei documenti è quello di ottenere l’approvazione per compiti specifici, bloccare gli affari, e mantenere il loro record. Tutto questo processo può diventare più gestibile se si ottengono tutte le autorizzazioni online e si invita l’altra parte a firmare il contratto o l’accordo elettronicamente.

Un eccellente sistema di gestione dei documenti digitali permetterà a più parti di visualizzare e firmare il documento alla volta da qualsiasi parte del mondo. Tutte queste priorità possono utilizzare qualsiasi dispositivo per firmare nel sistema di gestione dei documenti che si sta utilizzando per visualizzare, archiviare/scaricare o firmare il documento.

Significa che non è necessario spostare fisicamente il documento alla persona successiva e ripetere lo stesso processo fino a quando tutti hanno firmato.

3. Stabilire le priorità del cliente

Ogni volta che si inizia un nuovo progetto, è indispensabile sapere cosa vuole esattamente il vostro cliente. Questo ti aiuterà a concentrarti sul tuo compito e ad investire denaro nella cosa giusta. In questo modo, vi risparmierete anche documentazione e scartoffie inutili e snellirete il processo e il budget. Questo approccio non solo taglia il fastidio delle scartoffie, ma riduce anche il costo di un intero processo.

4. Incoraggia le collaborazioni

Prova ad aggiungere tutti i tuoi dipendenti relativi a un particolare compito nel sistema di gestione digitale dei documenti. In questo modo, rendete il documento accessibile a tutti in pochi clic, snellendo il vostro flusso di lavoro. La collaborazione aiuterà anche il team di tutta l’organizzazione a dare rapidamente il loro feedback sul compito auto condiviso documento e discutere le varie sfide su una singola piattaforma.

Lavorare con un sistema affidabile di gestione dei documenti come CocoSign che è altamente integrato può essere vantaggioso. È possibile farlo a costo di lavoro e aumentare l’interazione tra i diversi dipendenti, gestendo i vostri documenti in modo efficace, e migliorando il rapporto dei dipendenti tra loro allo stesso tempo anche.

5. Non correre dietro agli strumenti nuovi di zecca

Mentre si naviga in internet, si trovano molteplici annunci con immagini di copertina incantevoli e caratteristiche straordinarie. Ma si raccomanda di non rincorrere tutti i nuovi strumenti scintillanti invece di limitarsi a uno affidabile solo se si vuole ottimizzare il flusso di lavoro.

Non tutti gli strumenti sono degni di fiducia. E se corri dietro a questo nuovo strumento, perderai il vantaggio che alcuni strumenti di classe mondiale ti stanno già fornendo.

6. Automatizza le tue e-mail

Le e-mail sono uno dei modi più veloci per condividere i documenti; quindi, automatizzale sempre. Puoi installare un email tracker che ti notificherà rapidamente ogni volta che qualcuno apre i tuoi documenti e li visualizza. Gli email tracker ti aiutano anche a identificare quante volte l’altra percentuale ha cliccato sul pezzo di informazione di carta che hai condiviso. Questi possono essere aggiunti sotto forma di estensioni del browser.

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