Gestione del tempo sul posto di lavoro per migliorare la produttività

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Stare al lavoro per molte ore non significa necessariamente essere un lavoratore produttivo. Spesso capita di lavorare per otto ore di fila ma con poco da mostrare alla fine della giornata. Suona familiare?

Questo può essere frustrante per i datori di lavoro in termini di sforzo finanziario che mette su qualsiasi azienda. Immaginate questo: Secondo un sondaggio statunitense del 2005, l’impiegato medio spreca quasi due ore al giorno per qualcosa di diverso dal suo lavoro. Questo costa ai datori di lavoro circa 544 miliardi di dollari in produttività persa ogni anno.

Il tempo sprecato non proviene solo da compiti al di fuori della descrizione del lavoro. Anche molti compiti legati al lavoro, come le riunioni, possono causare una bassa produttività.

C’è una soluzione? Un modo dinamico per far ripartire la produttività è gestire meglio il tuo tempo.

Top Three Time Wasters in the Workplace

Ci possono essere diversi colpevoli responsabili del lavoro che non viene svolto velocemente ed efficacemente, come questi non legati al lavoro.

1. Messaggiare o parlare al telefono

Che tu parli con persone al di fuori del lavoro o con i tuoi colleghi, ogni testo che mandi o leggi ti porta via del tempo inutile e ti allontana dal tuo compito.

2. Essere sui social media

38% degli impiegati ammette di essere sui social media alcune volte al giorno durante le ore di lavoro. Questo ha un grande effetto sulla produttività & i dipendenti possono facilmente perdersi per qualche ora mentre sono su Facebook o siti correlati.

3. Pause fumo

Mentre le pause adeguate migliorano la produttività, prenderle troppo spesso può portare a non lavorare affatto. Le pause fumo spesso si trasformano in socializzazione con i colleghi, così una pausa di cinque minuti diventa una pausa di mezz’ora.

Perché non implementare attrezzature per la gestione del tempo come quelle che troverete su advancesystemsinc.com ? Non si tratta di sorvegliare i dipendenti, ma di renderli effettivamente più responsabili.

E come altro puoi migliorare la tua gestione del tempo sul posto di lavoro?

Chiavi per la gestione del tempo

Prioritize

Spesso siamo sopraffatti dal nostro carico di lavoro e iniziamo con il primo compito che ci viene in mente. Questo approccio non solo vi farà sentire più stressati e disorganizzati, ma è anche più probabile che commettiate errori e manchiate scadenze importanti. Il trattamento della dipendenza è ciò di cui si ha bisogno quando si cade preda della dipendenza in questi casi estremi.

Inizia la tua giornata facendo una lista di cose da fare e disponi gli elementi in ordine di importanza. Ora passi al punto successivo della lista solo quando hai completato qualcosa.

Fissa degli obiettivi

Tutti noi ci sentiamo meglio quando raggiungiamo certi obiettivi. Le ricerche dimostrano che fissare degli obiettivi aumenta il rendimento complessivo influenzando la spinta e la velocità. Ecco tre importanti obiettivi che vi aiuteranno:

  • Gestione del tempo: Assicuratevi di fissare un tempo per ogni compito da completare & rispettatelo il più possibile. Puoi impostare la tua sveglia per assicurarti di rimanere in pista e tenere d’occhio l’orologio genera uno stress positivo che ti fa lavorare velocemente.
  • Siiii specifico: Sii chiaro quando scrivi date e orari. Dai ad ogni compito la sua durata e il suo tempo di completamento in modo da sentirti più in controllo della tua giornata.
  • Sii realistico: I tuoi obiettivi dovrebbero essere raggiungibili per evitare delusione e caos. Queste emozioni possono influenzare la velocità del tuo lavoro.

Fai delle pause efficienti

Quando sei in ritardo o lavori su una scadenza, probabilmente salterai la tua pausa tè e il pranzo tutti insieme. Qualsiasi cosa per essere sicuro di consegnare il tuo lavoro in tempo, giusto? Questo potrebbe sembrare il modo migliore per usare il tuo tempo in modo efficiente, ma in realtà commettiamo più errori quando non ci concediamo un po’ di respiro.

Prenditi qualche minuto per andare fuori & mangia qualcosa di sano. Nessuno può pensare chiaramente a stomaco vuoto. Sarai più efficiente quando ti sentirai rinvigorito e sarai in grado di pensare con una mente chiara dopo una breve pausa.

Non impegnarti se stai per deludere

È normale voler essere il migliore in ufficio, ma non dire sì a un progetto se non sei sicuro al 100% che sarai in grado di finirlo in tempo. Il tuo datore di lavoro avrà più rispetto per te se sa che finirai sempre quello che inizierai.

Un compito completato varrà più di 10 incarichi incompiuti.

Inizia presto la tua giornata

Quando ti senti precipitoso o se sei in ritardo al lavoro è garantito che inizierai la tua giornata stressato e nervoso. Arrivare presto al lavoro ti farà automaticamente sentire più organizzato e più energico.

Più tardi si fa, più sarai incline a sentirti stanco e sfinito. Alla fine della giornata i tuoi livelli di produttività saranno vicini allo zero, quindi è meglio pianificare di iniziare presto piuttosto che lavorare tardi.

Lascia le chiacchiere per le pause

Avere buone relazioni di lavoro con i tuoi colleghi è un ottimo modo per rendere le tue giornate più brevi e piacevoli. Ma è importante sapere quando concentrarsi sulla costruzione di relazioni e quando il lavoro dovrebbe venire prima.

Puoi perdere fino a due ore di lavoro di qualità quando pensi che sia necessario fermarti alla scrivania di ogni persona al mattino. Hai davvero bisogno di sapere com’è stato il fine settimana?

Piuttosto cerca di socializzare durante le tue pause. In questo modo non vedrete l’ora di pranzare e non perderete tempo prezioso. Ricorda che stai rubando tempo solo a te stesso, ma anche all’altra persona.

Conclusione

Ogni secondo conta quando sei sul posto di lavoro. Purtroppo pochi si impegnano a sfruttare al massimo quei secondi.

In primo luogo la motivazione manca nella maggior parte delle aziende & i risultati sono una cattiva gestione del tempo & uno spreco generale di tempo. Quindi, di chi è la responsabilità di rimediare a questo?

I datori di lavoro dovrebbero mettere più impegno in una corretta formazione sulla gestione del tempo e in strategie come la riduzione delle ore di lavoro dei dipendenti. Questo assicurerà un tempo più efficiente al lavoro e darà ai dipendenti scadenze realistiche e carico di lavoro.

Tuttavia le aziende sono influenzate negativamente dai dipendenti che non hanno alcun riguardo per lo spreco di tempo o denaro. Quando la leadership modella un certo standard sul posto di lavoro, questo può essere cambiato per una migliore qualità ed efficienza generale del lavoro. La gestione del tempo è responsabilità di tutti.

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