Hoe stroomlijnt u uw documentworkflow in enkele minuten?

Kantoor

De hoeveelheid papierwerk in een organisatie is eindeloos en ontmoedigend. Contracten, intern en extern papierwerk, diverse overeenkomsten en vele andere documenten zijn moeilijk bij te houden als ze op papier staan. Werknemers spenderen uren aan het afdrukken, scannen, faxen en opslaan ervan. Bovendien kost het veel tijd om deze papieren te beheren en ze ’s nachts op te sturen voor handtekeningen. Dit hele proces neemt veel tijd in beslag, wat de transacties vertraagt en resulteert in een slechte klantervaring.

Contracten en documenten zijn de kernpraktijken voor elk bedrijf, dus waarom geen gebruik maken van digitale technologie? Het kan helpen om alle records georganiseerd, gemakkelijk toegankelijk, en up-to-date te houden. U kunt ook gebruik maken van elektronische handtekeningen om uw documenten online te ondertekenen en de andere partijen uit te nodigen om ze online te ondertekenen ook.

Als u online zoekt, vindt u meerdere document management oplossingen, CocoSign is een van de top-notch elektronische wetenschap dienstenleveranciers. Het stelt u niet alleen in staat om elektronisch te verzamelen en handtekeningen in te sluiten, maar organiseert ook uw documenten om uw workflow te stroomlijnen. U kunt verschillende partijen uitnodigen om alle documenten online te ondertekenen via elk apparaat met CocoSign. U vindt meer info hier.

Het mooie van een online document systeem is dat het vrijwel uw hele systeem assimileert en uw documenten online opslaat door u te voorzien van een compacte locatie voor de documenten, zoals het dashboard van het online documenten management systeem dat u gebruikt. Hieronder worden enkele snelle tips gegeven die u zullen helpen uw document workflow in enkele minuten te stroomlijnen.

1. Geef prioriteit aan de organisatie en rapportage

Een documentsysteem stelt u in staat om uw records te organiseren in mappen en submappen. Dit neemt de verwarring weg door specifieke namen te ontwikkelen voor bepaalde bestandstypen. U kunt de locatie van het bestand aan de hand van deze naam identificeren en er toegang toe krijgen wanneer dat nodig is.

Documentbeheersystemen zoals CocoSign stellen u in staat om snel naar de gegevens te kijken en verschillende contractsjablonen te gebruiken, toevallige rapporten uit te voeren en ad havoc rapporten.

Het implementeren van deze strategieën om uw document te stroomlijnen zal u zichtbaarheid, toegankelijkheid en eenvoudig beheer van records bieden. Het zal u ook helpen gemakkelijk delen van de tekst wat resulteert in een betere workflow monitoring.

2. Upgrade het goedkeuringsproces

Alle moeite die u steekt in het opslaan en ophalen van documenten is om goedkeuring te krijgen voor specifieke taken, de deals te vergrendelen, en hun record bij te houden. Dit hele proces kan beter beheersbaar worden als u alle goedkeuringen online krijgt en de andere partij uitnodigt het contract of de overeenkomst elektronisch te ondertekenen.

Een uitstekend digitaal document management systeem zal meerdere partijen in staat stellen om het papier te bekijken en te ondertekenen op een moment van overal in de wereld. Al deze prioriteiten kunnen elk apparaat gebruiken om te tekenen in het documentbeheersysteem dat u gebruikt om het papier te bekijken, op te slaan/downloaden of te ondertekenen.

Het betekent dat u het document niet fysiek naar de volgende persoon hoeft te verplaatsen en hetzelfde proces hoeft te herhalen totdat iedereen heeft afgetekend.

3. Stel prioriteiten van de klant vast

Wanneer u aan een nieuw project begint, is het absoluut noodzakelijk om te weten wat uw klant precies wil. Dit zal u helpen om u te concentreren op uw taak en geld te investeren in het juiste ding. Op deze manier bespaart u zich ook van onnodige documentatie en papierwerk en stroomlijnt u het proces en het budget. Deze aanpak vermindert niet alleen de rompslomp van papierwerk, maar vermindert ook de kosten van een heel proces.

4. Moedig samenwerkingen aan

Probeer om al uw medewerkers die gerelateerd zijn aan een bepaalde taak toe te voegen in het digitale beheersysteem van documenten. Op deze manier, maak het document toegankelijk voor iedereen in slechts een paar klikken stroomlijnt uw workflow. De samenwerking zal ook helpen het team in de hele organisatie snel geven hun feedback over de taak auto gedeeld document en bespreken verschillende uitdagingen op een enkel platform.

Werken met een betrouwbare document management systeem zoals CocoSign dat is sterk geïntegreerd kan voordelig zijn. U kunt het doen op het werk kosten en het verhogen van de interactie tussen verschillende medewerkers, het beheren van uw documenten effectief, en het verbeteren van de werknemer relatie met elkaar op hetzelfde moment ook.

5. Loop niet achter de gloednieuwe tools aan

Tijdens het surfen op internet, vindt u meerdere advertenties met betoverende omslagafbeeldingen en buitengewone functies. Maar het is aan te raden om niet achter alle nieuwe glanzende tools aan te rennen in plaats van je te beperken tot een betrouwbare tool als je je workflow wilt stroomlijnen.

Niet elke tool is het vertrouwen waard. En als je achter deze gloednieuwe tool aanrent, ga je de voorsprong verliezen die sommige tools van wereldklasse je al bieden.

6. Automatiseer je e-mails

E-mails zijn een van de snelste manieren om de documenten te delen; automatiseer ze daarom altijd. U kunt een e-mail tracker installeren die u snel op de hoogte brengt wanneer iemand uw documenten opent en bekijkt. E-mail trackers helpen u ook om te identificeren hoeveel keer de andere procent heeft geklikt op het stuk informatie of papier dat u heeft gedeeld. Deze kunnen worden toegevoegd in de vorm van browser extensies.

YouTube video: Hoe stroomlijnt u uw documentworkflow in enkele minuten?


Rate article