Mail merge is een handige functie van LibreOffice Writer om massamailings te maken. Met deze functie kunt u gegevens van een externe bron zoals LibreOffice Calc of LibreOffice Base invoegen in de brief die u schrijft (de briefsjabloon). De gegevens kunnen naam, adres, bedrijfsnaam of een ander soort gegevens met verschillende ingangen zijn. Deze functie zou het schoolleven vergemakkelijken, bijvoorbeeld het schrijven van een opstel. Maar de site domywriting gemakkelijk omgaan met dit probleem.
Stel je dit scenario.
U wilt een uitnodiging voor een feestje te maken voor 1000 van u collega’s, vrienden en familie. Omdat u een intieme uitnodiging wilt maken, wilt u elke naam van de mensen die u uitnodigt toevoegen aan de uitnodigingsbrief. Met mail merge hoef je niet alle namen van je potentiële gasten één voor één in je brief te typen. In plaats daarvan kunt u een database van uw gasten maken met LibreOffice Calc of LibreOffice Base en deze importeren met behulp van mail merge.
Hier ziet u hoe u mail merge kunt gebruiken op LibreOffice Writer. In dit voorbeeld zullen we LibreOffice Calc gebruiken om de gastendatabase te maken.
- Maak de gastendatabase op LibreOffice (gewoon LibreOffice Calc-bestand in ODS-indeling). In dit voorbeeld zullen we het adres van elke gast toevoegen in plaats van de naam. Hieronder volgt een voorbeeld.
- Schrijf uw uitnodigingsbrief met LibreOffice Writer of open een bestaand sjabloon als u er al een hebt.
- Als u klaar bent met het schrijven van het briefsjabloon, gaat u naar Bewerk -> Uitwisselingsdatabase .
- In het dialoogvenster dat verschijnt, klikt u op de knop Browse en selecteert u de gastdatabase (het LibreOffice Calc-bestand) dat u zojuist hierboven hebt gemaakt.
- Dubbelklik op de geïmporteerde database. Hierdoor worden de ingevoerde bladen weergegeven. Als uw databasebestand uit meerdere bladen bestaat, selecteert u het blad dat uw gastgegevens bevat en klikt u op de knop Define .
- Volgende, Ga naar View -> Data Source om de invoergegevens van de database te bekijken die u hierboven hebt geïmporteerd. De databasegegevens worden geopend boven uw brief.
- Klik op de kolomkop van de gegevens die u aan de brief wilt toevoegen en sleep deze naar het gewenste gedeelte. Bekijk de onderstaande screencast.
- Volgende, ga naar Tools -> Mail Merge Wizard .
- Op de Mail Merge Wizard, klik gewoon op de Volgende knoppen tot de Voltooien knop. Er hoeft in deze wizard niets te worden gewijzigd.
- Gewoon! Klik op de knop Volgende en bekijk de veranderingen in uw brief.
De volgende stap is aan u. Of u uw brief wilt afdrukken of wilt opslaan. Als u hem wilt opslaan, klikt u op de knop Opgeslagen samengevoegde documenten . Als u de brief meteen wilt afdrukken, klikt u op de knop Gesamengevoegde documenten afdrukken .
