Rule is een veelgebruikte functie die wordt aangeboden door een desktop-gebaseerde e-mail client app. U kunt deze functie gebruiken om e-mails te filteren op bepaalde criteria, zoals afzender, onderwerp, of e-mail die bepaalde woorden bevat in hun body. U kunt dan een bepaalde actie uitvoeren op de gefilterde e-mails, zoals ze naar de spam-map sturen, ze verwijderen, ze markeren, enzovoort. Met Microsoft Outlook, de populaire desktop-gebaseerde e-mail client voor Windows en Mac, kunt u ook regels maken.
Rules zijn geweldig om e-mails te beheren. U kunt bijvoorbeeld een regel maken om e-mails van een bepaalde afzender die u als spammer beschouwt, automatisch naar de spammap te sturen. Of u kunt een regel maken om alle nieuwsbrieven naar een Nieuwsbrief map te sturen om te voorkomen dat uw hoofdinbox wordt overspoeld door ongefilterde e-mails.
Hoe maak ik een nieuwe regel in Outlook
Om een nieuwe regel in Outlook te maken, klikt u op het Bestand menu en selecteert u Regels & waarschuwingen beheren . Hiermee wordt het venster Regels en waarschuwingen geopend.
Op het venster Regels en waarschuwingen klikt u op Nieuwe regel om de wizard Regels te openen.
Selecteer een actie die u wilt uitvoeren op de gefilterde e-mails in het gedeelte Geregeld . Als u bijvoorbeeld e-mails van bepaalde afzenders wilt verzenden, kunt u de bovenste optie selecteren (Berichten van iemand naar een map verplaatsen). Of, als u e-mails die bepaalde woorden in het onderwerp bevatten naar een bepaalde map wilt sturen, kunt u de tweede optie selecteren (Verplaats berichten met specifieke woorden in het onderwerp naar een map). In dit voorbeeld selecteren we de eerste optie.
Nadat u een actie hebt ingesteld, klikt u op de onderstreepte teksten in het vak Stap 2 . Klik eerst op de tekst personen of openbare groep om de e-mailadressen toe te voegen waarop u de regel wilt toepassen.
Als de e-mailadressen al beschikbaar zijn in de lijst, kunt u ze dubbelklikken om ze toe te voegen. Anders kunt u de adressen handmatig typen in het veld Van . Om meerdere e-mailadressen toe te voegen, kunt u ze scheiden met een puntkomma. Klik op de OK knop.
Volgende, klik op de gespecificeerde tekst om een map te selecteren waarnaar u de gefilterde e-mails wilt verzenden.
Selecteer een bestaande map en klik op de OK knop.
Klik driemaal op de Volgende knop totdat u de volgende stap ziet en klik op de Voltooi knop. Standaard zal uw nieuwe regel alleen worden toegepast op de komende e-mails. Als u de nieuwe regel wilt toepassen op de bestaande e-mails – in de map Inbox – kunt u de optie Deze regel nu uitvoeren op bericht dat al in “Inbox” zit, aanvinken voordat u op de knop Voltooien klikt.
U kunt op de knop Nieuwe regel klikken om nog een regel te maken. Zodra u klaar bent, klikt u op de knop OK om het venster Regels en waarschuwingen te sluiten.
Er is ook een directe manier om een regel op een bestaande e-mail toe te passen. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail in de map Inbox (of een willekeurige map) en selecteer Rules -> Create Rule .
Stel een actie in uit de beschikbare lijst in het Do the following gedeelte. U kunt ook klikken op Geavanceerde opties om de Wizard Regels te openen.
Hoe de bestaande regels te bewerken en te verwijderen
Om de bestaande regels te bewerken of te verwijderen, kunt u terugschakelen naar Bestanden -> Regels & Waarschuwingen beheren om het venster Regels en Waarschuwingen te openen. Dubbelklik op een regel om deze te bewerken. Om een regel te verwijderen, selecteert u een regel die u wilt verwijderen en klikt u op de knop Verwijderen .
Klik op de knop OK om het venster Regels en waarschuwingen te sluiten.
