Tijdsbeheer op de werkplek om de productiviteit te verbeteren

Een lange werkdag betekent niet noodzakelijkerwijs dat je productief bent. Het komt vaak voor dat je acht uur achter elkaar werkt, maar dat je aan het eind van de dag weinig hebt om te laten zien. Klinkt dat bekend?

Dit kan frustrerend zijn voor werkgevers in termen van de financiële druk die het legt op een bedrijf. Stel je dit voor: Volgens een Amerikaans onderzoek uit 2005 verspilt de gemiddelde werknemer bijna twee uur per dag aan iets anders dan zijn of haar werk. Dit kost werkgevers naar schatting $ 544 miljard aan verloren productiviteit per jaar.

Verspilde tijd komt niet alleen van taken die buiten de functieomschrijving vallen. Veel werkgerelateerde taken zoals vergaderingen kunnen ook een lage productiviteit veroorzaken.

Is er een oplossing? Een dynamische manier om de productiviteit op gang te krijgen is om uw tijd beter te beheren.

Top drie tijdverspillers op de werkplek

Er kunnen verschillende boosdoeners verantwoordelijk werk niet snel en effectief gedaan, zoals deze niet werkgerelateerde.

1. Of u nu met mensen buiten het werk of met uw collega’s praat, elke sms die u verstuurt of leest, kost onnodig veel tijd en leidt u af van uw taak.

2. Op sociale media

38% van de werknemers geeft toe dat ze tijdens werktijd een paar keer per dag op sociale media zitten. Dit heeft een grote invloed op de productiviteit & werknemers kunnen gemakkelijk een paar uur verdwalen terwijl ze op Facebook of aanverwante sites zitten.

3. Rookpauzes

Weliswaar verbeteren goede pauzes de productiviteit, maar als ze te vaak worden genomen, kan dit ertoe leiden dat er helemaal niet wordt gewerkt. Rookpauzes veranderen vaak in gezellig samenzijn met collega’s, zodat een pauze van vijf minuten een pauze van een half uur wordt.

Waarom geen tijdmanagement apparatuur implementeren, zoals degene die u kunt vinden op advancesystemsinc.com ? Het gaat er niet om werknemers te controleren, maar om het hen gemakkelijker te maken verantwoording af te leggen.

En hoe kunt u uw time management op de werkplek nog meer verbeteren?

Keys to Time Management

Prioriteer

We raken vaak overweldigd door onze werklast en beginnen met de eerste taak waar we aan denken. Deze aanpak zorgt er niet alleen voor dat je je gestresster en ongeorganiseerder voelt, maar je hebt ook meer kans om fouten te maken & belangrijke deadlines te missen. De verslavingsbehandeling is wat iemand nodig heeft als hij in zulke extreme gevallen ten prooi valt aan verslaving.

Begin je dag met het maken van een to do lijst en rangschik de items in volgorde van belangrijkheid. Nu ga je pas naar het volgende punt op de lijst als je iets hebt afgerond.

Stel Doelen

We gedijen allemaal als we bepaalde doelen bereiken. Onderzoek toont aan dat het stellen van doelen de algehele prestaties verhoogt door de drive en snelheid te beïnvloeden. Hier zijn drie belangrijke doelen die u zullen helpen:

• Time management: Zorg ervoor dat u een tijd instelt voor elke taak die moet worden voltooid & houd u daar zo goed mogelijk aan. U kunt uw alarm instellen om ervoor te zorgen dat u op schema blijft en uw oog op de klok houden genereert positieve stress waardoor u snel doorwerkt.
• Wees specifiek: Wees duidelijk bij het noteren van data en tijden. Geef elke taak zijn eigen duur en voltooiingstijd, zodat u meer controle over uw dag krijgt.
• Ben realistisch: Uw doelen moeten haalbaar zijn om teleurstelling en chaos te voorkomen. Deze emoties kunnen van invloed zijn op hoe snel u werkt.

Neem efficiënte pauzes

Wanneer u te laat bent of aan een deadline werkt, zult u waarschijnlijk uw theepauze en lunch helemaal overslaan. Alles om ervoor te zorgen dat u uw werk op tijd inlevert, toch? Dit lijkt misschien de beste manier om je tijd efficiënt te gebruiken, maar in werkelijkheid maken we meer fouten als we onszelf geen adempauze gunnen.

Neem een paar minuten de tijd om naar buiten te gaan & eet iets gezonds. Niemand kan helder denken op een lege maag. Je zult efficiënter zijn als je je verkwikt voelt & zal in staat zijn om te denken met een heldere geest na een snelle pauze.

Don’t Commit als je gaat teleurstellen

Het is normaal om de beste op kantoor te willen zijn, maar zeg geen ja tegen een project als je niet 100% zeker bent dat je het op tijd zult kunnen afmaken. Je werkgever zal meer respect voor je hebben als hij of zij weet dat je altijd afmaakt waar je aan begint.

Eén voltooide taak is meer waard dan 10 onvoltooide opdrachten.

Begin je dag vroeg

Wanneer je je gehaast voelt of als je te laat op je werk komt, begin je gegarandeerd gestrest en nerveus aan je dag. Door vroeg aan het werk te gaan, voel je je automatisch beter georganiseerd en energieker.

Hoe later het wordt, hoe meer kans je hebt om je moe en uitgeput te voelen. Tegen het einde van de dag zal uw productiviteit bijna nul zijn, dus plan liever vroeg te beginnen dan laat te werken.

Laat de small talk voor pauzes

Het hebben van goede werkrelaties met uw collega’s is een geweldige manier om uw dagen korter en aangenamer te maken. Maar het is belangrijk om te weten wanneer u zich moet concentreren op het opbouwen van relaties en wanneer uw werk op de eerste plaats moet komen.

U kunt tot twee uur hoogwaardige werktijd verliezen als u denkt dat het nodig is om ’s ochtends bij ieders bureau te stoppen. Moet je echt weten hoe het weekend was?

Probeer liever te socialiseren tijdens je pauzes. Dit zal ervoor zorgen dat u uitkijkt naar de lunch & u zult geen kostbare tijd verspillen. Vergeet niet dat je alleen jezelf berooft van tijd, maar de andere persoon ook.

Conclusie

Elke seconde telt als je op de werkplek bent. Helaas zijn er maar weinigen die zich inzetten om het meeste uit die seconden te halen.

Ten eerste ontbreekt het in de meeste bedrijven aan motivatie & de resultaten zijn slecht time management & algehele tijdverspilling. Dus wiens verantwoordelijkheid is het om dit te verhelpen?

Werkgevers moeten meer moeite doen voor een goede time management training & strategieën zoals het verminderen van de werktijden van werknemers. Dit zal zorgen voor meer efficiënte tijd op het werk en het geven van werknemers realistische deadlines & werklast.

Hoewel bedrijven worden negatief beïnvloed door werknemers die geen aandacht hebben voor verspilde tijd of geld. Wanneer leiderschap een bepaalde norm op de werkplek modelleert, kan dit worden veranderd in een algehele betere werkkwaliteit en efficiency. Tijdbeheer is ieders verantwoordelijkheid.

YouTube video: Tijdsbeheer op de werkplek om de productiviteit te verbeteren