Jak usprawnić obieg dokumentów w ciągu kilku minut?

Biuro

Ilość pracy papierkowej w organizacji jest nieskończona i zniechęcająca. Umowy, wewnętrzne i zewnętrzne dokumenty, różne umowy i wiele innych dokumentów są trudne do śledzenia, gdy są one w formie papierowej. Pracownicy spędzają wiele godzin na ich drukowaniu, skanowaniu, faksowaniu i przechowywaniu. Ponadto, dużo czasu zajmuje zarządzanie tymi dokumentami i wysyłanie ich w nocy do podpisu. Cały ten proces zajmuje dużo czasu, co opóźnia transakcje i zastrzega w złym doświadczeniem klienta.

Umowy i dokumenty są podstawowe praktyki dla każdej firmy, więc dlaczego nie korzystać z technologii cyfrowej? To może pomóc utrzymać wszystkie rekordy zorganizowane, łatwo dostępne i aktualne. Można również użyć podpisów elektronicznych do podpisania dokumentów online i zaprosić inne strony do podpisania ich online, jak również.

Jeśli szukać online, można znaleźć wiele rozwiązań zarządzania dokumentami, CocoSign jest jednym z najlepszych dostawców usług elektronicznych nauki. To nie tylko pozwala zbierać i osadzać podpisy elektronicznie, ale także organizuje swoje dokumenty, aby usprawnić przepływ pracy. Możesz zaprosić różne strony do podpisania wszystkich dokumentów online za pośrednictwem dowolnego urządzenia za pomocą CocoSign. Możesz znaleźć więcej informacji tutaj.

Piękno systemu dokumentów online jest to, że praktycznie asymiluje cały system i zapisuje dokumenty online, zapewniając kompaktową lokalizację dla dokumentów, takich jak deska rozdzielcza systemu zarządzania dokumentami online, którego używasz. Poniżej podano kilka szybkich wskazówek, które pomogą Ci usprawnić przepływ dokumentów w minutach.

1. Priorytet organizacji i raportowania

System dokumentów pozwala organizować swoje rekordy w folderach i podfolderach. Usuwa to zamieszanie poprzez opracowanie konkretnych nazw dla poszczególnych typów plików. Można zidentyfikować lokalizację pliku poprzez tę nazwę i dostęp do niego, gdy jest to wymagane.

Systemy zarządzania dokumentami, takie jak CocoSign pozwalają szybko spojrzeć na dane i korzystać z różnych szablonów umów , uruchomić dorywczo raporty i raporty ad havoc.

Wdrożenie tych strategii w celu usprawnienia dokumentu zapewni widoczność, dostępność i łatwe zarządzanie rekordami. Pomoże Ci również łatwo udostępnić tekst, co skutkuje lepszym monitorowaniem przepływu pracy.

2. Ulepsz proces zatwierdzania

Cały wysiłek, jaki wkładasz w przechowywanie i pobieranie dokumentów, to uzyskanie zatwierdzenia dla konkretnych zadań, zablokowanie transakcji i utrzymanie ich zapisu. Cały ten proces może stać się łatwiejszy do zarządzania, jeśli uzyskasz wszystkie pozwolenia online i zaprosisz drugą stronę do podpisania umowy lub porozumienia drogą elektroniczną.

Doskonały system zarządzania dokumentami cyfrowymi pozwoli wielu stronom na przeglądanie i podpisywanie papieru w jednym czasie z dowolnego miejsca na świecie. Wszystkie te priorytety mogą korzystać z dowolnego urządzenia, aby zalogować się do systemu zarządzania dokumentami, którego używasz do przeglądania, przechowywania/pobierania lub podpisywania papieru.

Oznacza to, że nie musisz fizycznie przenosić dokumentu do następnej osoby i powtarzać tego samego procesu, dopóki wszyscy nie podpiszą.

3. Ustal priorytety klienta

Za każdym razem, gdy rozpoczynasz nowy projekt, koniecznie musisz wiedzieć, czego dokładnie chce Twój klient. Pomoże Ci to skupić się na zadaniu i zainwestować pieniądze we właściwą rzecz. W ten sposób można również oszczędzić sobie niepotrzebnej dokumentacji i papierkowej roboty oraz usprawnić proces i budżet. Takie podejście nie tylko zmniejsza kłopot papierkowej roboty, ale także obniża koszty całego procesu.

4. Zachęcaj do współpracy

Postaraj się dodać wszystkich swoich pracowników związanych z konkretnym zadaniem w cyfrowym systemie zarządzania dokumentami. W ten sposób dokument będzie dostępny dla każdego za pomocą kilku kliknięć, co usprawni przepływ pracy. Współpraca pomoże również zespół w całej organizacji szybko dać swoje opinie na temat zadania auto wspólnego dokumentu i omówić różne wyzwania na jednej platformie.

Praca z niezawodnym systemem zarządzania dokumentami, takimi jak CocoSign, który jest wysoce zintegrowany może być korzystne. Można to zrobić na koszt pracy i zwiększyć interakcję między różnymi pracownikami, zarządzanie dokumentami skutecznie i poprawy relacji pracownika ze sobą w tym samym czasie, jak również.

5. Nie biegać po zupełnie nowych narzędzi

Podczas przeglądania Internetu, można znaleźć wiele reklam z urzekającymi obrazami okładek i niezwykłych funkcji. Ale zaleca się, aby nie ścigać wszystkich nowych błyszczących narzędzi zamiast ograniczać się do niezawodnego tylko wtedy, gdy chcesz usprawnić swój przepływ pracy.

Nie każde narzędzie jest warte zaufania. A jeśli pobiegniesz za tym nowym narzędziem, stracisz przewagę, którą niektóre światowej klasy narzędzia już Ci zapewniają.

6. Zautomatyzuj swoje e-maile

Emaile są jednym z najszybszych sposobów dzielenia się dokumentami; dlatego zawsze je automatyzuj. Możesz zainstalować e-mail tracker, który powiadomi Cię szybko, gdy ktoś otwiera dokumenty i przegląda go. E-mail trackery również pomóc zidentyfikować, ile razy inny procent kliknął na kawałek informacji papieru, który udostępniłeś. Te mogą być dodane w formie rozszerzeń przeglądarki.

YouTube video: Jak usprawnić obieg dokumentów w ciągu kilku minut?


Rate article