Como agilizar o seu fluxo de trabalho de documentos em minutos?

Escritório

A quantidade de papelada em uma organização é interminável e assustadora. Contratos, papelada interna e externa, vários acordos e muitos outros documentos são desafiadores de rastrear quando estão em forma difícil. Os trabalhadores passam horas e horas a imprimir, digitalizar, enviar faxes e armazená-los. Além disso, é preciso muito tempo para gerenciar esses papéis e durante a noite para enviá-los para assinatura. Todo este processo leva muito tempo, o que atrasa as transações e reservas em uma má experiência do cliente.

Contratos e documentos são as práticas centrais para qualquer negócio, então por que não usar tecnologia digital? Ela pode ajudar a manter todos os registos organizados, prontamente acessíveis e actualizados. Você também pode usar assinaturas eletrônicas para assinar seus documentos online e convidar as outras partes a assiná-los online também.

Se você pesquisar online, você encontrará várias soluções de gerenciamento de documentos, a CocoSign é um dos fornecedores de serviços de ciência eletrônica de primeira linha. Não só lhe permite recolher e incorporar assinaturas electronicamente, mas também organiza os seus documentos para agilizar o seu fluxo de trabalho. Você pode convidar várias partes a assinar todos os documentos online através de qualquer dispositivo que utilize a CocoSign. Você pode encontrar mais informações aqui.

A beleza de um sistema de documentos online é que ele virtualmente assimila todo o seu sistema e salva seus documentos online, fornecendo-lhe uma localização compacta para os documentos, como o painel do sistema de gestão de documentos online que você está usando. Abaixo são dadas algumas dicas rápidas que o ajudarão a simplificar o seu fluxo de trabalho de documentos em minutos.

1. Priorizar a organização e relatórios

Um sistema de documentos permite que você organize seus registros em pastas e subpastas. Isto remove a confusão ao desenvolver nomes específicos para determinados tipos de arquivos. Você pode identificar a localização do arquivo através deste nome e acessá-lo sempre que necessário.

>0>Sistemas de gerenciamento de documentos como o CocoSign permitem que você olhe rapidamente os dados e use diferentes modelos de contrato , execute relatórios casuais e relatórios ad havoc. >0>Implementar estas estratégias para agilizar seu documento irá proporcionar sua visibilidade, acessibilidade e fácil gerenciamento dos registros. Também o ajudará a compartilhar facilmente o texto resultando em um melhor monitoramento do fluxo de trabalho.

2. Atualize o processo de aprovação

Todo o esforço que você coloca no armazenamento e recuperação de documentos é para obter aprovação para tarefas específicas, bloquear os negócios e manter seus registros. Todo esse processo pode se tornar mais gerenciável se você conseguir todas as permissões online e convidar a outra parte a assinar o contrato ou acordo eletronicamente.

Um excelente sistema de gerenciamento de documentos digitais permitirá que várias partes visualizem e assinem o papel de cada vez, de qualquer lugar do mundo. Todas estas prioridades podem usar qualquer dispositivo para entrar no sistema de gestão de documentos que você está usando para visualizar, armazenar/baixar, ou assinar o papel.

Significa que você não precisa mover fisicamente o documento para a próxima pessoa e repetir o mesmo processo até que todos tenham assinado.

3. Estabeleça as prioridades do cliente

Quando você inicia um novo projeto, é imperativo saber o que exatamente o seu cliente quer. Isto irá ajudá-lo a concentrar-se na sua tarefa e a investir dinheiro na coisa certa. Desta forma, você também se poupará de documentação e papelada desnecessária e agilizará o processo e orçamento. Esta abordagem não só reduz o trabalho burocrático como também reduz o custo de todo um processo.

4. Incentive a colaboração

Tente adicionar todos os seus funcionários relacionados com uma determinada tarefa no sistema de gestão digital de documentos. Desta forma, torne o documento acessível a todos em apenas alguns cliques simplificando o seu fluxo de trabalho. A colaboração também ajudará a equipe em toda a organização a dar rapidamente seu feedback sobre a tarefa documento auto compartilhado e discutir vários desafios em uma única plataforma.

Trabalhar com um sistema de gestão de documentos confiável como o CocoSign que é altamente integrado pode ser benéfico. Você pode fazê-lo a custo de trabalho e aumentar a interação entre os diferentes funcionários, gerenciando seus documentos de forma eficaz e melhorando o relacionamento entre os funcionários ao mesmo tempo.

5. Não corra atrás das novíssimas ferramentas

Apesar de navegar na Internet, encontrará múltiplos anúncios com imagens de capa encantadoras e funcionalidades extraordinárias. Mas é recomendável não correr atrás de todas as novas ferramentas brilhantes em vez de se restringir a uma fiável apenas se quiser agilizar o seu fluxo de trabalho.

Nem todas as ferramentas são dignas de confiança. E se você correr atrás desta nova ferramenta, você vai perder a vantagem que algumas ferramentas de classe mundial já estão lhe fornecendo.

6. Automatize seus e-mails

Os e-mails são uma das formas mais rápidas de compartilhar os documentos; portanto, sempre os automatize. Você pode instalar um rastreador de e-mails que irá notificá-lo rapidamente sempre que alguém abrir seus documentos e visualizá-los. Os rastreadores de e-mail também o ajudam a identificar quantas vezes a outra porcentagem clicou no pedaço de papel que você compartilhou. Estes podem ser adicionados na forma de extensões do navegador.

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