Cum să vă eficientizați fluxul de documente în câteva minute?

Birou

Cantitatea de hârtii dintr-o organizație este nesfârșită și descurajantă. Contractele, hârtiile interne și externe, diverse acorduri și multe alte documente sunt dificil de urmărit atunci când sunt în format tipărit. Lucrătorii petrec ore în șir pentru a le imprima, scana, trimite prin fax și stoca. În plus, este nevoie de mult timp pentru a gestiona aceste documente și peste noapte pentru a le trimite pentru semnături. Acest întreg proces durează foarte mult, ceea ce întârzie tranzacțiile și rezervă o experiență slabă pentru clienți.

Contractele și documentele sunt practicile de bază pentru orice afacere, așa că de ce să nu folosim tehnologia digitală? Aceasta poate ajuta la păstrarea tuturor înregistrărilor organizate, ușor accesibile și actualizate. De asemenea, puteți utiliza semnăturile electronice pentru a vă semna documentele online și pentru a invita celelalte părți să le semneze și ele online.

Dacă veți căuta online, veți găsi mai multe soluții de gestionare a documentelor, CocoSign este unul dintre furnizorii de servicii de știință electronică de top. Nu numai că vă permite să colectați și să încorporați semnături în format electronic, dar vă organizează și documentele pentru a vă eficientiza fluxul de lucru. Puteți invita diverse părți să semneze toate documentele online, prin intermediul oricărui dispozitiv, folosind CocoSign. Puteți găsi mai multe informații aici.

Frumusețea unui sistem de documente online este că acesta asimilează practic întregul dvs. sistem și vă salvează documentele online, oferindu-vă o locație compactă pentru documente, cum ar fi tabloul de bord al sistemului de gestionare a documentelor online pe care îl utilizați. Mai jos sunt date câteva sfaturi rapide care vă vor ajuta să vă eficientizați fluxul de documente în câteva minute.

1. Prioritizați organizarea și raportarea

Un sistem de documente vă permite să vă organizați înregistrările în dosare și subdosare. Acest lucru înlătură confuzia prin dezvoltarea unor nume specifice pentru anumite tipuri de fișiere. Puteți identifica locația fișierului prin acest nume și îl puteți accesa ori de câte ori este necesar.

Sistemele de gestionare a documentelor, cum ar fi CocoSign, vă permit să vă uitați rapid la date și să folosiți diferite șabloane de contract , să rulați rapoarte ocazionale și rapoarte ad-hoc.

Implementarea acestor strategii pentru a vă raționaliza documentul vă va oferi vizibilitate, accesibilitate și o gestionare ușoară a înregistrărilor. De asemenea, vă va ajuta să partajați cu ușurință textul, ceea ce va duce la o mai bună monitorizare a fluxului de lucru.

2. Îmbunătățiți procesul de aprobare

Toate eforturile pe care le depuneți pentru stocarea și recuperarea documentelor constau în obținerea aprobării pentru sarcini specifice, blocarea contractelor și păstrarea înregistrării acestora. Acest întreg proces poate deveni mai ușor de gestionat dacă obțineți toate permisiunile online și invitați cealaltă parte să semneze contractul sau acordul în format electronic.

Un sistem excelent de gestionare a documentelor digitale va permite mai multor părți să vizualizeze și să semneze hârtia la un moment dat, de oriunde din lume. Toate aceste priorități pot folosi orice dispozitiv pentru a semna în sistemul de gestionare a documentelor pe care îl folosiți pentru a vizualiza, stoca/descărca sau semna hârtia.

Înseamnă că nu trebuie să mutați fizic documentul la următoarea persoană și să repetați același proces până când toată lumea a semnat.

3. Stabiliți prioritățile clientului

De fiecare dată când începeți un nou proiect, este imperativ să știți ce anume dorește clientul dumneavoastră. Acest lucru vă va ajuta să vă concentrați asupra sarcinii dumneavoastră și să investiți bani în ceea ce trebuie. În acest fel, vă veți scuti, de asemenea, de documentația și hârțogăraia inutile și veți simplifica procesul și bugetul. Această abordare nu numai că taie bătaia de cap a birocrației, dar reduce și costul unui întreg proces.

4. Încurajați colaborările

Încercați să adăugați toți angajații dvs. care au legătură cu o anumită sarcină în sistemul de gestionare digitală a documentelor. În acest fel, faceți ca documentul să fie accesibil pentru toată lumea în doar câteva clicuri, eficientizând fluxul de lucru. Colaborarea va ajuta, de asemenea, echipa din întreaga organizație să își dea rapid feedback-ul cu privire la documentul autocompartit al sarcinii și să discute diverse provocări pe o singură platformă.

Lucrul cu un sistem de gestionare a documentelor de încredere, cum ar fi CocoSign, care este foarte bine integrat, poate fi benefic. Puteți să o faceți la costul muncii și să creșteți interacțiunea dintre diferiți angajați, gestionând documentele în mod eficient și îmbunătățind în același timp și relația angajaților între ei.

5. Nu alergați după instrumente nou-nouțe

În timp ce navigați pe internet, veți găsi multiple anunțuri cu imagini de copertă încântătoare și caracteristici extraordinare. Dar este recomandat să nu alergați după toate instrumentele noi și strălucitoare, în loc să vă limitați la unul de încredere doar dacă doriți să vă eficientizați fluxul de lucru.

Nu toate instrumentele sunt demne de încredere. Și dacă alergați după acest instrument nou-nouț, veți pierde avantajul pe care unele instrumente de clasă mondială vi-l oferă deja.

6. Automatizați-vă e-mailurile

E-mailurile sunt una dintre cele mai rapide modalități de partajare a documentelor; prin urmare, automatizați-le întotdeauna. Puteți instala un tracker de e-mailuri care vă va notifica rapid ori de câte ori cineva vă deschide documentele și le vizualizează. Urmăritoarele de e-mailuri vă ajută, de asemenea, să identificați de câte ori celălalt procent a făcut clic pe bucata de informație a documentului pe care l-ați împărtășit. Acestea pot fi adăugate sub forma unor extensii de browser.

YouTube video: Cum să vă eficientizați fluxul de documente în câteva minute?


.

Rate article