Как упорядочить документооборот за считанные минуты?

Офис

Количество бумажной работы в организации бесконечно и пугающе. Контракты, внутренние и внешние документы, различные соглашения и многие другие документы сложно отслеживать, когда они находятся в бумажном виде. Работники тратят часы на их печать, сканирование, отправку по факсу и хранение. Кроме того, много времени занимает работа с этими бумагами и отправка их на подпись. Весь этот процесс занимает много времени, что задерживает сделки и приводит к ухудшению качества обслуживания клиентов.

Контракты и документы являются основной практикой для любого бизнеса, так почему бы не использовать цифровые технологии? Это поможет сохранить все записи организованными, легкодоступными и актуальными. Вы также можете использовать электронные подписи для подписания документов онлайн и приглашать другие стороны подписать их также онлайн.

Если вы поищете в Интернете, вы найдете множество решений для управления документами, CocoSign является одним из первоклассных поставщиков услуг электронной науки. Он не только позволяет собирать и внедрять подписи в электронном виде, но и организует ваши документы для оптимизации рабочего процесса. С помощью CocoSign вы можете пригласить различные стороны подписать все документы в режиме онлайн через любое устройство. Вы можете найти больше информации здесь.

Прелесть системы онлайн-документов заключается в том, что она практически ассимилирует всю вашу систему и сохраняет ваши документы онлайн, предоставляя вам компактное место для документов, например, приборную панель используемой вами системы онлайн-документооборота. Ниже приведены несколько быстрых советов, которые помогут вам упорядочить документооборот за считанные минуты.

1. Приоритет организации и отчетности

Система документооборота позволяет организовать ваши записи в папках и подпапках. Это устраняет путаницу благодаря разработке конкретных имен для определенных типов файлов. Вы можете определить местоположение файла по этому имени и получить к нему доступ, когда это необходимо.

Системы управления документами, такие как CocoSign, позволяют быстро просматривать данные и использовать различные шаблоны контрактов , запускать случайные отчеты и отчеты ad havoc.

Внедрение этих стратегий для упорядочения вашей документации обеспечит вам видимость, доступность и простоту управления записями. Это также поможет вам легко делиться текстом, что приведет к улучшению контроля рабочего процесса.

2. Модернизация процесса утверждения

Все усилия, которые вы прилагаете к хранению и поиску документов, сводятся к получению одобрения на выполнение определенных задач, блокировке сделок и ведению их учета. Весь этот процесс может стать более управляемым, если вы получите все разрешения онлайн и предложите другой стороне подписать договор или соглашение в электронном виде.

Отличная система цифрового документооборота позволит нескольким сторонам одновременно просматривать и подписывать документ из любой точки мира. Все эти приоритеты могут использовать любое устройство для входа в систему управления документами, которую вы используете для просмотра, хранения/загрузки или подписания документа.

Это означает, что вам не придется физически передавать документ следующему лицу и повторять тот же процесс, пока все не подпишут.

3. Установление приоритетов клиента

Когда вы начинаете новый проект, крайне важно знать, чего именно хочет ваш клиент. Это поможет вам сосредоточиться на задаче и вложить деньги в нужное дело. Таким образом, вы также избавите себя от ненужной документации и бумажной работы, оптимизируете процесс и бюджет. Такой подход не только сокращает хлопоты, связанные с бумажной работой, но и снижает стоимость всего процесса.

4. Поощряйте сотрудничество

Попробуйте добавить всех своих сотрудников, имеющих отношение к определенной задаче, в систему цифрового управления документами. Это позволит сделать документ доступным для всех всего за несколько кликов, оптимизируя рабочий процесс. Совместная работа также поможет сотрудникам всей организации быстро высказать свое мнение о задаче автообщего документа и обсудить различные проблемы на единой платформе.

Работа с надежной системой управления документами, такой как CocoSign, которая обладает высокой степенью интеграции, может быть выгодной. Вы можете сделать это по себестоимости работы и увеличить взаимодействие между различными сотрудниками, эффективно управлять документами и одновременно улучшить отношения сотрудников друг с другом.

5. Не бегите за новыми инструментами

Просматривая интернет, вы найдете множество объявлений с очаровательными обложками и необычными функциями. Но рекомендуется не гнаться за всеми новыми блестящими инструментами, а ограничиться только надежным, если вы хотите упорядочить свой рабочий процесс.

Не каждый инструмент заслуживает доверия. И если вы побежите за новым инструментом, вы потеряете преимущество, которое уже дают вам некоторые инструменты мирового класса.

6. Автоматизируйте электронную почту

Электронная почта — один из самых быстрых способов обмена документами, поэтому всегда автоматизируйте ее. Вы можете установить программу отслеживания электронной почты, которая будет быстро уведомлять вас всякий раз, когда кто-то открывает ваши документы и просматривает их. Трекеры электронной почты также помогут вам определить, сколько раз другой процент пользователей щелкнул на фрагменте документа, которым вы поделились. Их можно добавить в виде расширений для браузера

YouTube video: Как упорядочить документооборот за считанные минуты?


.

Оцените статью