Управление временем на рабочем месте для повышения производительности труда

Долгие часы на работе не всегда означают продуктивную работу. Часто бывает так, что вы работаете по восемь часов подряд, но в конце дня мало что можете показать. Звучит знакомо?

Это может быть неприятно для работодателей с точки зрения финансовой нагрузки на компанию. Представьте себе следующее: Согласно исследованию, проведенному в США в 2005 году, средний работник тратит почти два часа в день на что-то другое, кроме своей работы. Это обходится работодателям в 544 миллиарда долларов в виде потерянной производительности каждый год.

Пустая трата времени происходит не только из-за задач, выходящих за рамки должностных инструкций. Многие задачи, связанные с работой, например, совещания, также могут стать причиной низкой производительности.

Есть ли решение? Одним из динамичных способов повысить производительность труда является более эффективное управление своим временем.

Три основных фактора потери времени на рабочем месте

В том, что работа не выполняется быстро и эффективно, может быть несколько виновников, например, такие, которые не связаны с работой.

1. Написание смс или разговор по телефону

Независимо от того, разговариваете ли вы с людьми вне работы или с коллегами, каждое отправленное или прочитанное сообщение отнимает ненужное время и отвлекает вас от выполнения поставленной задачи.

2. Нахождение в социальных сетях

38% сотрудников признаются, что ежедневно по несколько раз заходят в социальные сети в рабочее время. Это сильно влияет на производительность труда; сотрудники могут легко потеряться на несколько часов, сидя в Facebook или на других сайтах.

3. Перекуры

Хотя правильные перерывы повышают производительность труда, слишком частое их использование может привести к тому, что работа вообще не будет сделана. Перекуры часто превращаются в общение с коллегами, поэтому пятиминутный перерыв становится получасовым.

Почему бы не внедрить оборудование для управления временем, например, такое, которое вы найдете на сайте advancesystemsinc.com ? Речь идет не о том, чтобы наказывать сотрудников, а о том, чтобы облегчить им ответственность.

А как еще можно улучшить управление временем на рабочем месте?

Ключи к управлению временем

Приоритизация

Мы часто бываем перегружены работой и начинаем выполнять первую попавшуюся задачу. Такой подход не только заставляет вас чувствовать себя более напряженно и неорганизованно, но и повышает вероятность совершения ошибок и пропуска важных сроков. Лечение наркомании — это то, что нужно человеку, когда он становится жертвой зависимости в таких крайних случаях.

Начните свой день с составления списка дел и расположите пункты в порядке важности. Теперь вы переходите к следующему пункту списка только после того, как что-то выполнили.

Ставьте цели

Мы все преуспеваем, когда достигаем определенных целей. Исследования показывают, что постановка целей повышает общую производительность, влияя на драйв и скорость. Вот три важные цели, которые помогут вам:

• Управление временем: Убедитесь, что вы установили время для выполнения каждой задачи; придерживайтесь его как можно лучше. Вы можете установить будильник, чтобы убедиться, что вы не отстаете от графика, а постоянное наблюдение за часами создает положительный стресс, который заставляет вас работать быстро.
• Будьте конкретны: Будьте четкими, когда записываете даты и время. Укажите для каждой задачи свою продолжительность и время выполнения, чтобы вы чувствовали себя хозяином своего дня.
• Будьте реалистами: Ваши цели должны быть достижимыми, чтобы избежать разочарований и хаоса. Эти эмоции могут повлиять на скорость вашей работы.

Делайте эффективные перерывы

Когда вы опаздываете или работаете в сжатые сроки, вы, скорее всего, пропустите перерыв на чай и обед. Все, что угодно, лишь бы сдать работу вовремя, верно? Это может показаться лучшим способом рационально использовать свое время, но на самом деле мы совершаем больше ошибок, когда не даем себе передышки.

Выделите несколько минут, чтобы выйти на улицу; съешьте что-нибудь полезное. Никто не может ясно мыслить на голодный желудок. Вы будете более эффективны, когда почувствуете себя бодрым и сможете мыслить ясно после небольшого перерыва.

Не берите на себя обязательства, если вы собираетесь разочаровать

Это нормально — хотеть быть лучшим в офисе, но не соглашайтесь на проект, если вы не уверены на 100%, что сможете закончить его вовремя. Ваш работодатель будет больше уважать вас, если будет знать, что вы всегда закончите то, что начали.

Одно выполненное задание будет стоить больше, чем 10 незаконченных заданий.

Начинайте свой день рано

Когда вы чувствуете себя спешащим или опаздываете на работу, вы гарантированно начнете свой день напряженным и нервным. Чем позже вы придете на работу, тем больше вы будете чувствовать себя усталым и измотанным. К концу дня ваш уровень производительности будет близок к нулю, поэтому лучше начать работать рано, чем работать допоздна.

Оставьте светские беседы для перерывов

Хорошие рабочие отношения с коллегами — отличный способ сделать ваши дни короче и приятнее. Но важно знать, когда следует сосредоточиться на построении отношений, а когда работа должна быть на первом месте.

Вы можете потерять до двух часов качественного рабочего времени, если считаете необходимым зайти утром за стол каждого сотрудника. Действительно ли вам нужно знать, как прошли выходные?

Лучше постарайтесь общаться во время перерывов. Это заставит вас с нетерпением ждать обеда; вы не будете терять драгоценное время. Помните, что вы лишаете времени не только себя, но и другого человека.

Заключение

На рабочем месте важна каждая секунда. К сожалению, очень немногие стремятся использовать эти секунды с максимальной пользой.

Во-первых, в большинстве компаний отсутствует мотивация, результатом чего является плохое управление временем и общая потеря времени. Так кто же несет ответственность за исправление ситуации?

Работодатели должны приложить больше усилий для обучения правильному управлению временем и таким стратегиям, как сокращение рабочего времени сотрудников. Это обеспечит более эффективное время на работе и даст сотрудникам реалистичные сроки и нагрузку.

Однако на компании негативно влияет то, что сотрудники не заботятся о потраченном времени и деньгах. Когда руководство устанавливает определенные стандарты на рабочем месте, это может быть изменено к общему улучшению качества и эффективности работы. Управление временем — это ответственность каждого.

YouTube video: Управление временем на рабочем месте для повышения производительности труда