Hur effektiviserar du ditt dokumentarbetsflöde på några minuter?

Kontor

Mängden pappersarbete i en organisation är oändlig och skrämmande. Kontrakt, internt och externt pappersarbete, olika avtal och många andra dokument är svåra att hålla reda på när de finns i pappersform. Arbetstagare ägnar timmar efter timmar åt att skriva ut, skanna, faxa och lagra dem. Dessutom tar det mycket tid att hantera dessa papper och över en natt att skicka dem för underskrifter. Hela denna process tar mycket tid, vilket försenar transaktionerna och reserverar en dålig kundupplevelse.

Kontrakt och dokument är kärnrutiner för alla företag, så varför inte använda digital teknik? Det kan hjälpa till att hålla alla dokument organiserade, lättillgängliga och uppdaterade. Du kan också använda elektroniska signaturer för att underteckna dina dokument online och bjuda in andra parter att också underteckna dem online.

Om du söker på nätet hittar du flera dokumenthanteringslösningar, CocoSign är en av de främsta leverantörerna av elektroniska vetenskapstjänster. Den låter dig inte bara samla in och bädda in signaturer elektroniskt utan organiserar också dina dokument för att effektivisera ditt arbetsflöde. Du kan bjuda in olika parter att underteckna alla dokument online via vilken enhet som helst med hjälp av CocoSign. Du kan hitta mer info här.

Skönheten med ett online-dokumentsystem är att det praktiskt taget assimilerar hela ditt system och sparar dina dokument online genom att ge dig en kompakt plats för dokumenten, till exempel instrumentpanelen i det online-dokumenthanteringssystem du använder. Nedan ges några snabba tips som hjälper dig att effektivisera ditt dokumentarbetsflöde på några minuter.

1. Prioritera organisation och rapportering

Med ett dokumentsystem kan du organisera dina dokument i mappar och undermappar. Detta tar bort förvirringen genom att utveckla specifika namn för särskilda filtyper. Du kan identifiera filens plats genom detta namn och få tillgång till den närhelst det behövs.

Dokumenthanteringssystem som CocoSign gör att du snabbt kan titta på data och använda olika kontraktsmallar , köra tillfälliga rapporter och ad havoc-rapporter.

Om du implementerar dessa strategier för att effektivisera ditt dokument kommer du att få synlighet, tillgänglighet och enkel hantering av poster. Det kommer också att hjälpa dig att enkelt dela texten vilket resulterar i bättre övervakning av arbetsflödet.

2. Uppgradera godkännandeprocessen

Alla ansträngningar som du lägger ner på lagring och hämtning av dokument är för att få godkännande för specifika uppgifter, låsa avtalen och hålla deras register. Hela den här processen kan bli mer hanterbar om du får alla godkännanden online och bjuder in den andra parten att underteckna kontraktet eller avtalet elektroniskt.

Ett utmärkt system för digital dokumenthantering gör det möjligt för flera parter att se och underteckna pappret samtidigt från var som helst i världen. Alla dessa prioriteringar kan använda vilken enhet som helst för att logga in i det dokumenthanteringssystem som du använder för att visa, lagra/nedladda eller underteckna papperet.

Det innebär att du inte behöver flytta dokumentet fysiskt till nästa person och upprepa samma process tills alla har skrivit under.

3. Fastställ kundprioriteringar

När du startar ett nytt projekt är det absolut nödvändigt att veta vad exakt din kund vill ha. Detta hjälper dig att fokusera på din uppgift och investera pengar i rätt sak. På så sätt slipper du också onödig dokumentation och pappersarbete och effektiviserar processen och budgeten. Det här tillvägagångssättet minskar inte bara besväret med pappersarbete utan även kostnaden för en hel process.

4. Uppmuntra samarbeten

Försök att lägga till alla dina anställda som är relaterade till en viss uppgift i det digitala hanteringssystemet för dokument. På så sätt gör du dokumentet tillgängligt för alla med några få klick och effektiviserar ditt arbetsflöde. Samarbetet kommer också att hjälpa teamet i hela organisationen att snabbt ge sin feedback om uppgiften auto delat dokument och diskutera olika utmaningar på en enda plattform.

Det kan vara fördelaktigt att arbeta med ett pålitligt dokumenthanteringssystem som CocoSign som är mycket integrerat. Du kan göra det till arbetskostnad och öka interaktionen mellan olika anställda, hantera dina dokument effektivt och förbättra de anställdas relation med varandra samtidigt också.

5. Spring inte efter de helt nya verktygen

När du surfar på internet hittar du flera annonser med förtrollande omslagsbilder och extraordinära funktioner. Men det rekommenderas att inte jaga alla nya glänsande verktyg i stället för att begränsa dig till ett pålitligt verktyg endast om du vill effektivisera ditt arbetsflöde.

Inte alla verktyg är värda att lita på. Och om du springer efter det här helt nya verktyget kommer du att förlora det försprång som vissa verktyg i världsklass redan ger dig.

6. Automatisera dina e-postmeddelanden

E-postmeddelanden är ett av de snabbaste sätten att dela dokumenten; automatisera dem därför alltid. Du kan installera en e-postspårare som snabbt meddelar dig när någon öppnar dina dokument och tittar på dem. E-postspårare hjälper dig också att identifiera hur många gånger den andra procenten klickade på den information eller det papper du delade. Dessa kan läggas till i form av webbläsartillägg.

YouTube video: Hur effektiviserar du ditt dokumentarbetsflöde på några minuter?


Rate article