Rule är en vanlig funktion som erbjuds av en desktopbaserad e-postklientapp. Du kan använda den här funktionen för att filtrera e-postmeddelanden efter vissa kriterier, t.ex. avsändare, ämne eller e-postmeddelanden som innehåller vissa ord i kroppen. Du kan sedan göra en viss åtgärd för de filtrerade e-postmeddelandena, t.ex. skicka dem till skräppostmappen, radera dem, flagga dem och så vidare. Microsoft Outlook, den populära skrivbordsbaserade e-postklientappen för Windows och Mac, gör det också möjligt att skapa regler.
Regler är bra för att hantera e-post. Du kan till exempel skapa en regel för att automatiskt skicka e-post från en viss avsändare som du anser vara skräppost till skräppostmappen. Eller så kan du skapa en regel för att skicka alla nyhetsbrev till en mapp Nyhetsbrev för att förhindra att din huvudinkorg blir överfylld av ofiltrerad e-post.
Hur man skapar en ny regel i Outlook
För att skapa en ny regel i Outlook klickar du på menyn Fil och väljer Hantera regler & Varningar . Detta öppnar fönstret Regler och varningar.
I fönstret Regler och varningar klickar du på Ny regel för att öppna guiden Regler.
Välj en åtgärd som du vill göra på de filtrerade e-postmeddelandena i avsnittet Stay Organized . Om du till exempel vill skicka e-post från vissa avsändare kan du välja det översta alternativet (Flytta meddelanden från någon till en mapp). Eller om du vill skicka e-postmeddelanden som innehåller vissa ord i ämnet till en viss mapp kan du välja det andra alternativet (Flytta meddelanden med specifika ord i ämnet till en mapp). I det här exemplet väljer vi det första alternativet.
När du har ställt in en åtgärd klickar du på de understrukna texterna i rutan Steg 2 . Klicka först på texten Personer eller offentlig grupp för att lägga till de e-postadresser som du vill tillämpa regeln på.
Om e-postadresserna redan finns i listan kan du dubbelklicka på dem för att lägga till dem. Annars kan du skriva adresserna manuellt i fältet Från . Om du vill lägga till flera e-postadresser kan du separera dem med ett semikolon. Klicka på knappen OK .
Nästan klickar du på texten specificerad för att välja en mapp som du vill skicka de filtrerade e-postmeddelandena till.
Välj en befintlig mapp och klicka på knappen OK .
Klicka på knappen Nästa tre gånger tills du ser följande steg och klicka på knappen Färdigt . Som standard kommer din nya regel endast att tillämpas på kommande e-postmeddelanden. Om du vill tillämpa den nya regeln på befintliga e-postmeddelanden – i mappen Inbox – kan du kryssa för alternativet Kör den här regeln nu på meddelande som redan finns i ”Inbox” innan du klickar på knappen Finish .
Du kan klicka på knappen Ny regel för att skapa en annan regel. När du är klar klickar du på knappen OK för att stänga fönstret Regler och varningar.
Det finns också ett direkt sätt att tillämpa en regel på ett befintligt e-postmeddelande. Högerklicka helt enkelt på ett e-postmeddelande i mappen Inbox (eller vilken mapp som helst) och välj Regler -> Skapa regel .
Sätt en åtgärd från den tillgängliga listan i avsnittet Gör följande . Du kan också klicka på Advanced Options för att öppna guiden Regler.
Hur man redigerar och raderar befintliga regler
För att redigera eller radera befintliga regler kan du växla tillbaka till Files -> Manage Rules & Alerts för att öppna fönstret Rules and Alert. Dubbelklicka på en regel för att redigera den. Om du vill ta bort en regel markerar du en regel som du vill ta bort och klickar på knappen Ta bort .
Klicka på knappen OK för att stänga fönstret Regler och varningar.
