Tidshantering på arbetsplatsen för att förbättra produktiviteten

Att vara på jobbet länge betyder inte nödvändigtvis att man är en produktiv arbetstagare. Det händer ofta att du arbetar åtta timmar i sträck men att du inte har mycket att visa upp i slutet av dagen. Låter det bekant?

Detta kan vara frustrerande för arbetsgivare när det gäller den ekonomiska belastning det innebär för ett företag. Tänk dig detta: Enligt en amerikansk undersökning från 2005 slösar den genomsnittlige arbetstagaren nästan två timmar per dag på något annat än sitt arbete. Detta kostar arbetsgivarna uppskattningsvis 544 miljarder dollar i förlorad produktivitet varje år.

Spilld tid kommer inte bara från uppgifter utanför arbetsbeskrivningarna. Många arbetsrelaterade uppgifter som till exempel möten kan också orsaka låg produktivitet.

Är det en lösning? Ett dynamiskt sätt att få igång produktiviteten är att hantera sin tid bättre.

Top Three Time Wasters in the Workplace

Det kan finnas flera skyldiga som är ansvariga för att arbetet inte blir gjort snabbt och effektivt, till exempel dessa icke arbetsrelaterade.

1. Sms:a eller prata i telefon

Oavsett om du pratar med människor utanför jobbet eller med dina kollegor tar varje sms du skickar eller läser onödig tid i anspråk och leder dig bort från uppgiften.

2. Att vara på sociala medier

38 % av de anställda erkänner att de är på sociala medier några gånger dagligen under arbetstid. Detta har en stor inverkan på produktiviteten & anställda kan lätt gå vilse i några timmar när de är på Facebook eller liknande webbplatser.

3. Rökpauser

Och även om ordentliga pauser förbättrar produktiviteten, kan det leda till att arbetet inte blir gjort alls om man tar dem för ofta. Rökpauser övergår ofta i socialt umgänge med arbetskamrater så att en paus på fem minuter blir en paus på en halvtimme.

Varför inte införa tidshanteringsutrustning som den du hittar på advancesystemsinc.com ? Det handlar inte om att övervaka de anställda utan att faktiskt göra det lättare för dem att ta ansvar.

Och hur kan du annars förbättra din tidshantering på arbetsplatsen?

Nycklar till tidshantering

Prioritera

Vi blir ofta överväldigade av vår arbetsbelastning och börjar med den första uppgiften vi kommer på. Detta tillvägagångssätt gör inte bara att du känner dig mer stressad och oorganiserad, utan du är också mer benägen att göra misstag & missa viktiga deadlines. beroendebehandling är vad man behöver när man faller offer för missbruk i sådana extrema fall.

Starta din dag med att göra en att göra-lista och ordna punkterna i ordning efter betydelse. Nu går du bara vidare till nästa punkt på listan när du har slutfört något.

Sätt upp mål

Vi trivs alla när vi når vissa mål. Forskning visar att om man sätter upp mål ökar den totala prestationen genom att påverka drivkraft och snabbhet. Här är tre viktiga mål som kommer att hjälpa dig:

• Tidshantering: Se till att du sätter en tid för varje uppgift som ska slutföras & håll dig till den så gott det går. Du kan ställa in ditt alarm för att se till att du håller dig på rätt spår och att hålla ögonen på klockan genererar positiv stress som gör att du arbetar snabbt.
• Var specifik: Var tydlig när du skriver ner datum och tider. Ge varje uppgift en egen tidsåtgång & färdigställningstid så att du känner dig mer kontrollerad över din dag.
• Var realistisk: Dina mål bör vara möjliga att uppnå för att undvika besvikelse och kaos. Dessa känslor kan påverka hur snabbt du arbetar.

Ta effektiva pauser

När du är försenad eller arbetar med en deadline kommer du förmodligen att hoppa över tepausen och lunchen helt och hållet. Allt för att se till att du lämnar in ditt arbete i tid, eller hur? Detta kan tyckas vara det bästa sättet att använda din tid på ett effektivt sätt, men i verkligheten gör vi fler misstag när vi inte ger oss själva lite andrum.

Ta några minuter för att gå ut & ät något hälsosamt. Ingen kan ändå tänka klart på tom mage. Du blir effektivare när du känner dig upplivad & kommer att kunna tänka klart efter en kort paus.

Gör inte åtaganden om du kommer att göra dig besviken

Det är normalt att vilja vara bäst på kontoret, men säg inte ja till ett projekt om du inte är 100 % säker på att du kommer att kunna slutföra det i tid. Din arbetsgivare kommer att ha mer respekt för dig om han eller hon vet att du alltid avslutar det du påbörjar.

En avslutad uppgift är värd mer än tio oavslutade uppdrag.

Starta dagen tidigt

När du känner dig pressad eller om du kommer för sent till jobbet kommer du garanterat att börja dagen stressad och nervös. Om du kommer tidigt till jobbet kommer du automatiskt att känna dig mer organiserad & energisk.

Desto senare det blir, desto mer benägen är du att känna dig trött och utmattad. I slutet av dagen kommer din produktivitetsnivå att vara nära noll, så planera hellre att börja tidigt än att arbeta sent.

Lämna småpratet till rasterna

Att ha goda arbetsrelationer med dina medarbetare är ett bra sätt att göra dagarna kortare och roligare. Men det är viktigt att veta när du ska fokusera på att bygga relationer och när ditt arbete ska komma i första hand.

Du kan förlora upp till två timmar av kvalitetsarbetstid när du tror att det är nödvändigt att stanna vid varje persons skrivbord på morgonen. Behöver du verkligen veta hur helgen var?

Försök hellre att umgås under dina raster. Detta kommer att få dig att se fram emot lunch & du kommer inte att slösa bort någon dyrbar tid. Kom ihåg att du bara berövar dig själv tid, men även den andra personen.

Slutsats

Varje sekund räknas när du är på arbetsplatsen. Tyvärr är det väldigt få som engagerar sig för att göra det mesta av dessa sekunder.

För det första saknas motivation i de flesta företag & resultatet är dålig tidshantering & allmänt tidsslöseri. Vems ansvar är det då att åtgärda detta?

Arbetsgivarna bör satsa mer på utbildning i tidshantering och strategier som t.ex. att minska de anställdas arbetstid. Detta kommer att leda till effektivare arbetstid och ge de anställda realistiska tidsfrister och en realistisk arbetsbelastning.

Företagen påverkas dock negativt av att de anställda inte tar hänsyn till slöseri med tid och pengar. När ledarskapet modellerar en viss standard på arbetsplatsen kan detta ändras till övergripande bättre arbetskvalitet och effektivitet. Tidshantering är allas ansvar.

YouTube video: Tidshantering på arbetsplatsen för att förbättra produktiviteten