Mail Merge ist eine nützliche Funktion von LibreOffice Writer, um Massenmailings zu erstellen. Mit dieser Funktion können Sie Daten aus einer externen Quelle wie LibreOffice Calc oder LibreOffice Base in den Brief, den Sie schreiben (die Briefvorlage), einfügen. Bei den Daten kann es sich um Namen, Adressen, Firmennamen oder jede andere Art von Daten mit verschiedenen Einträgen handeln. Diese Funktion würde das Schulleben erleichtern, zum Beispiel das Schreiben eines Aufsatzes. Aber die Seite domywriting meistert dieses Problem mit Leichtigkeit.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor.
Sie wollen eine Partyeinladung für 1000 Ihrer Kollegen, Freunde und Familien erstellen. Da Sie eine intime Einladung erstellen wollen, möchten Sie jeden einzelnen Namen der eingeladenen Personen in das Einladungsschreiben aufnehmen. Mit dem Seriendruck müssen Sie nicht alle Namen Ihrer potenziellen Gäste einzeln in Ihr Schreiben eintippen. Stattdessen können Sie mit LibreOffice Calc oder LibreOffice Base eine Datenbank mit den Namen Ihrer Gäste erstellen und diese mit dem Seriendruck importieren.
Hier sehen Sie, wie Sie den Seriendruck in LibreOffice Writer verwenden. In diesem Beispiel werden wir LibreOffice Calc verwenden, um die Gästedatenbank zu erstellen.
- Erstellen Sie die Gästedatenbank in LibreOffice (normale LibreOffice Calc-Datei im ODS-Format). In diesem Beispiel werden wir neben dem Namen auch die Adresse jedes Gastes hinzufügen. Es folgt ein Beispiel.
- Schreiben Sie Ihr Einladungsschreiben mit LibreOffice Writer oder öffnen Sie eine vorhandene Vorlage, wenn Sie bereits eine haben.
- Wenn Sie mit dem Schreiben der Briefvorlage fertig sind, gehen Sie zu Bearbeiten -> Datenbank austauschen .
- Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die Gastdatenbank (die LibreOffice Calc-Datei) aus, die Sie gerade oben erstellt haben.
- Doppelklicken Sie auf die importierte Datenbank. Dadurch werden die enthaltenen Blätter angezeigt. Wenn Ihre Datenbankdatei mehrere Blätter hat, wählen Sie das Blatt aus, das Ihre Gästedaten enthält, und klicken Sie auf die Schaltfläche Definieren .
- Gehen Sie als Nächstes zu Anzeigen -> Datenquelle , um die Einträge der Datenbank anzuzeigen, die Sie oben importiert haben. Die Datenbankeinträge werden direkt über Ihrem Brief geöffnet.
- Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der Einträge, die Sie dem Brief hinzufügen möchten, und ziehen Sie sie an die gewünschte Stelle. Werfen Sie einen Blick auf den Screencast unten.
- Als Nächstes gehen Sie zu Tools -> Seriendruck-Assistent .
- Im Seriendruck-Assistenten klicken Sie einfach auf die Schaltflächen Weiter bis zur Schaltfläche Fertig stellen. An diesem Assistenten muss nichts geändert werden.
- Erledigt! Versuchen Sie, auf die Schaltfläche „Weiter“ zu klicken, und sehen Sie sich die Änderungen an Ihrem Brief an.
Der nächste Schritt ist Ihnen überlassen. Ob du deinen Brief drucken oder speichern möchtest. Wenn Sie ihn speichern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Gespeicherte zusammengefasste Dokumente . Wenn Sie es sofort ausdrucken möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Gemischte Dokumente drucken .
