Wie können sie ihren dokumenten-workflow in wenigen minuten rationalisieren?

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Die Menge an Papierkram in einer Organisation ist endlos und entmutigend. Verträge, interner und externer Papierkram, verschiedene Vereinbarungen und viele andere Dokumente sind schwer zu verfolgen, wenn sie in Papierform vorliegen. Die Mitarbeiter verbringen viele Stunden damit, sie zu drucken, zu scannen, zu faxen und zu speichern. Außerdem ist es sehr zeitaufwändig, diese Papiere zu verwalten und sie über Nacht zur Unterschrift zu schicken. Dieser ganze Prozess nimmt viel Zeit in Anspruch, was zu Verzögerungen bei den Transaktionen führt und eine schlechte Kundenerfahrung zur Folge hat.

Verträge und Dokumente sind das Kernstück eines jeden Unternehmens, warum also nicht digitale Technologie einsetzen? Sie kann dazu beitragen, dass alle Unterlagen organisiert, leicht zugänglich und auf dem neuesten Stand sind. Sie können auch elektronische Signaturen verwenden, um Ihre Dokumente online zu unterzeichnen und die anderen Parteien einzuladen, sie ebenfalls online zu unterzeichnen.

Wenn Sie online suchen, werden Sie mehrere Dokumentenmanagementlösungen finden, CocoSign ist einer der erstklassigen Anbieter von elektronischen Wissenschaftsdiensten. Es ermöglicht Ihnen nicht nur, Unterschriften elektronisch zu sammeln und einzubetten, sondern organisiert auch Ihre Dokumente, um Ihren Arbeitsablauf zu rationalisieren. Sie können verschiedene Parteien einladen, alle Dokumente online über jedes Gerät mit CocoSign zu unterschreiben. Mehr Informationen finden Sie hier.

Das Schöne an einem Online-Dokumentensystem ist, dass es praktisch Ihr gesamtes System übernimmt und Ihre Dokumente online speichert, indem es Ihnen einen kompakten Ort für die Dokumente bietet, wie z.B. das Dashboard des von Ihnen verwendeten Online-Dokumentenmanagementsystems. Im Folgenden finden Sie einige schnelle Tipps, die Ihnen helfen werden, Ihren Dokumenten-Workflow in wenigen Minuten zu rationalisieren.

1. Priorisieren Sie die Organisation und Berichterstattung

Ein Dokumentensystem ermöglicht es Ihnen, Ihre Unterlagen in Ordnern und Unterordnern zu organisieren. Dies beseitigt die Verwirrung durch die Entwicklung spezifischer Namen für bestimmte Dateitypen. Anhand dieses Namens können Sie den Speicherort der Datei identifizieren und bei Bedarf darauf zugreifen.

Dokumentenverwaltungssysteme wie CocoSign ermöglichen es Ihnen, die Daten schnell einzusehen und verschiedene Vertragsvorlagen zu verwenden, gelegentliche Berichte und Ad-hoc-Berichte zu erstellen.

Die Umsetzung dieser Strategien zur Rationalisierung Ihres Dokuments bietet Ihnen Sichtbarkeit, Zugänglichkeit und eine einfache Verwaltung der Unterlagen. Es wird Ihnen auch helfen, den Text leicht zu teilen, was zu einer besseren Überwachung des Arbeitsablaufs führt.

2. Verbessern Sie den Genehmigungsprozess

Der ganze Aufwand, den Sie in die Speicherung und den Abruf von Dokumenten stecken, besteht darin, die Genehmigung für bestimmte Aufgaben einzuholen, die Geschäfte zu sperren und ihre Aufzeichnungen zu führen. Dieser ganze Prozess kann überschaubarer werden, wenn Sie alle Genehmigungen online einholen und die andere Partei auffordern, den Vertrag oder die Vereinbarung elektronisch zu unterzeichnen.

Ein ausgezeichnetes digitales Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es mehreren Parteien, das Papier gleichzeitig von jedem Ort der Welt aus einzusehen und zu unterzeichnen. Alle diese Prioritäten können sich mit einem beliebigen Gerät in das von Ihnen verwendete Dokumentenverwaltungssystem einloggen, um das Papier einzusehen, zu speichern/herunterzuladen oder zu unterschreiben.

Das bedeutet, dass Sie das Dokument nicht physisch zur nächsten Person bringen und den gleichen Prozess wiederholen müssen, bis alle unterschrieben haben.

3. Kundenprioritäten festlegen

Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, müssen Sie unbedingt wissen, was genau Ihr Kunde will. Das hilft Ihnen, sich auf Ihre Aufgabe zu konzentrieren und das Geld in die richtige Sache zu investieren. Auf diese Weise ersparen Sie sich auch unnötige Dokumentation und Papierkram und können den Prozess und das Budget straffen. Auf diese Weise sparen Sie sich nicht nur den Papierkram, sondern senken auch die Kosten des gesamten Prozesses.

4. Fördern Sie die Zusammenarbeit

Versuchen Sie, alle Ihre Mitarbeiter, die mit einer bestimmten Aufgabe befasst sind, in das digitale Dokumentenverwaltungssystem aufzunehmen. Auf diese Weise können Sie das Dokument mit wenigen Klicks für alle zugänglich machen und Ihren Arbeitsablauf straffen. Die Zusammenarbeit wird auch dem Team in der gesamten Organisation helfen, schnell ihr Feedback über die Aufgabe Auto shared document zu geben und verschiedene Herausforderungen auf einer einzigen Plattform zu diskutieren.

Die Arbeit mit einem zuverlässigen Dokumentenmanagementsystem wie CocoSign, das hoch integriert ist, kann von Vorteil sein. Sie können es auf Kosten der Arbeit tun und die Interaktion zwischen verschiedenen Mitarbeitern erhöhen, Ihre Dokumente effektiv verwalten und gleichzeitig auch die Beziehung der Mitarbeiter untereinander verbessern.

5. Laufen Sie nicht den brandneuen Tools hinterher

Beim Surfen im Internet werden Sie zahlreiche Anzeigen mit bezaubernden Titelbildern und außergewöhnlichen Funktionen finden. Aber es wird empfohlen, nicht allen neuen, glänzenden Tools hinterherzulaufen, sondern sich auf ein zuverlässiges zu beschränken, wenn Sie Ihren Arbeitsablauf rationalisieren wollen.

Nicht jedes Tool ist vertrauenswürdig. Und wenn Sie einem brandneuen Tool hinterherlaufen, verlieren Sie den Vorteil, den Ihnen einige Weltklasse-Tools bereits bieten.

6. Automatisieren Sie Ihre E-Mails

E-Mails sind einer der schnellsten Wege, Dokumente auszutauschen; automatisieren Sie sie daher immer. Sie können einen E-Mail-Tracker installieren, der Sie schnell benachrichtigt, wenn jemand Ihre Dokumente öffnet und ansieht. E-Mail-Tracker helfen Ihnen auch dabei, festzustellen, wie oft die anderen Prozent auf die von Ihnen freigegebenen Informationen geklickt haben. Diese können in Form von Browser-Erweiterungen hinzugefügt werden.

YouTube video: Wie können Sie Ihren Dokumenten-Workflow in wenigen Minuten rationalisieren?


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