Regeln sind eine gängige Funktion, die von einer Desktop-basierten E-Mail-Client-Anwendung angeboten wird. Sie können diese Funktion verwenden, um E-Mails nach bestimmten Kriterien zu filtern, z. B. nach Absender, Betreff oder nach E-Mails, die bestimmte Wörter im Text enthalten. Sie können dann bestimmte Aktionen für die gefilterten E-Mails durchführen, z. B. sie an den Spam-Ordner senden, sie löschen, sie kennzeichnen usw. Microsoft Outlook, die beliebte Desktop-basierte E-Mail-Client-Anwendung für Windows und Mac, ermöglicht ebenfalls die Erstellung von Regeln.
Regeln eignen sich hervorragend zur Verwaltung von E-Mails. Sie können z. B. eine Regel erstellen, um E-Mails von einem bestimmten Absender, den Sie als Spammer betrachten, automatisch in den Spam-Ordner zu senden. Oder Sie können eine Regel erstellen, um alle Newsletter an einen Newsletter -Ordner zu senden, um zu verhindern, dass Ihr Posteingang von ungefilterten E-Mails überflutet wird.
So erstellen Sie eine neue Regel in Outlook
Um eine neue Regel in Outlook zu erstellen, klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie Regeln & Warnungen verwalten . Dadurch wird das Fenster Regeln und Warnungen geöffnet.
Klicken Sie im Fenster Regeln und Warnungen auf Neue Regel , um den Regelassistenten zu öffnen.
Wählen Sie im Abschnitt Organisiert bleiben eine Aktion aus, die Sie mit den gefilterten E-Mails durchführen möchten. Wenn Sie zum Beispiel E-Mails von bestimmten Absendern senden möchten, können Sie die oberste Option (Nachrichten von jemandem in einen Ordner verschieben) auswählen. Oder wenn Sie E-Mails, die bestimmte Wörter in der Betreffzeile enthalten, an einen bestimmten Ordner senden möchten, können Sie die zweite Option wählen (Nachrichten mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile in einen Ordner verschieben). In diesem Beispiel wählen wir die erste Option.
Nach dem Festlegen einer Aktion klicken Sie auf die unterstrichenen Texte im Feld Schritt 2 . Klicken Sie zunächst auf den Text Personen oder öffentliche Gruppe , um die E-Mail-Adressen hinzuzufügen, auf die Sie die Regel anwenden möchten.
Wenn die E-Mail-Adressen bereits in der Liste vorhanden sind, können Sie auf sie doppelklicken, um sie hinzuzufügen. Andernfalls können Sie die Adressen manuell in das Feld Von eingeben. Um mehrere E-Mail-Adressen hinzuzufügen, können Sie sie durch ein Semikolon trennen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK .
Klicken Sie als Nächstes auf den Text Angegeben , um einen Ordner auszuwählen, an den Sie die gefilterten E-Mails senden möchten.
Wählen Sie einen vorhandenen Ordner aus und klicken Sie auf die Schaltfläche OK .
Klicken Sie dreimal auf die Schaltfläche Weiter , bis Sie den folgenden Schritt sehen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden . Standardmäßig wird Ihre neue Regel nur auf die kommenden E-Mails angewendet. Wenn Sie die neue Regel auf bereits vorhandene E-Mails – im Ordner „Posteingang“ – anwenden möchten, können Sie die Option Diese Regel jetzt auf bereits im „Posteingang“ befindliche Nachrichten anwenden aktivieren, bevor Sie auf die Schaltfläche Beenden klicken.
Sie können auf die Schaltfläche Neue Regel klicken, um eine weitere Regel zu erstellen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK , um das Fenster „Regeln und Warnungen“ zu schließen.
Es gibt auch eine Möglichkeit, eine Regel sofort auf eine vorhandene E-Mail anzuwenden. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail im Posteingangsordner (oder einem beliebigen Ordner) und wählen Sie Regeln -> Regel erstellen .
Legen Sie eine Aktion aus der verfügbaren Liste im Abschnitt Das Folgende tun fest. Sie können auch auf Erweiterte Optionen klicken, um den Regelassistenten zu öffnen.
So bearbeiten und löschen Sie die vorhandenen Regeln
Um die vorhandenen Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, können Sie zurück zu Dateien -> Regeln & Alarme verwalten wechseln, um das Fenster Regeln und Alarme zu öffnen. Doppelklicken Sie auf eine Regel, um sie zu bearbeiten. Um eine Regel zu löschen, wählen Sie die zu löschende Regel aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen .
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK , um das Fenster „Regeln und Alarme“ zu schließen.
