Zeitmanagement am arbeitsplatz zur steigerung der produktivität

Lange Arbeitszeiten bedeuten nicht unbedingt, dass man produktiv arbeitet. Es kommt oft vor, dass man acht Stunden am Stück arbeitet, aber am Ende des Tages wenig vorzuweisen hat. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dies kann für Arbeitgeber frustrierend sein, da es für jedes Unternehmen eine finanzielle Belastung darstellt. Stellen Sie sich das vor: Laut einer US-amerikanischen Studie aus dem Jahr 2005 vergeudet der durchschnittliche Arbeitnehmer fast zwei Stunden pro Tag mit etwas anderem als seiner Arbeit. Dies kostet die Arbeitgeber jedes Jahr schätzungsweise 544 Milliarden Dollar an Produktivitätsverlusten.

Verschwendete Zeit entsteht nicht nur durch Aufgaben, die nicht in der Stellenbeschreibung stehen. Viele arbeitsbezogene Aufgaben, wie z. B. Besprechungen, können ebenfalls zu geringer Produktivität führen.

Gibt es eine Lösung? Ein dynamischer Weg zur Steigerung der Produktivität ist ein besseres Zeitmanagement.

Die drei größten Zeitverschwender am Arbeitsplatz

Es kann mehrere Schuldige geben, die dafür verantwortlich sind, dass Arbeit nicht schnell und effektiv erledigt wird, wie z. B. diese nicht arbeitsbezogenen Aufgaben.

1. SMS schreiben oder telefonieren

Ob Sie nun mit Personen außerhalb der Arbeit oder mit Ihren Kollegen sprechen, jeder Text, den Sie senden oder lesen, nimmt unnötig Zeit in Anspruch & lenkt Sie von der anstehenden Aufgabe ab.

2. In sozialen Medien unterwegs sein

38% der Arbeitnehmer geben zu, während der Arbeitszeit mehrmals täglich in sozialen Medien unterwegs zu sein. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität & Arbeitnehmer können sich leicht für einige Stunden auf Facebook oder ähnlichen Seiten verlieren.

3. Raucherpausen

Angemessene Pausen verbessern zwar die Produktivität, aber wenn sie zu oft gemacht werden, kann dies dazu führen, dass die Arbeit überhaupt nicht erledigt wird. Raucherpausen werden oft zu einem geselligen Beisammensein mit den Kollegen, so dass aus einer fünfminütigen Pause eine halbe Stunde wird.

Warum nicht ein Zeitmanagement-System einführen, wie Sie es auf advancesystemsinc.com finden? Es geht nicht darum, die Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern ihnen die Verantwortung zu erleichtern.

Und wie können Sie Ihr Zeitmanagement am Arbeitsplatz sonst noch verbessern?

Schlüssel zum Zeitmanagement

Priorisieren

Wir werden oft von unserem Arbeitspensum überwältigt und beginnen mit der ersten Aufgabe, die uns einfällt. Dadurch fühlen Sie sich nicht nur gestresst und unorganisiert, sondern machen auch eher Fehler & verpassen wichtige Fristen. Die Suchtbehandlung ist das, was man braucht, wenn man in solchen extremen Fällen der Sucht zum Opfer fällt.

beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie eine To-Do-Liste erstellen und die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit ordnen. Erst wenn Sie etwas erledigt haben, gehen Sie zum nächsten Punkt auf der Liste über.

Setzen Sie sich Ziele

Wir alle fühlen uns wohl, wenn wir bestimmte Ziele erreichen. Die Forschung zeigt, dass das Setzen von Zielen die Gesamtleistung steigert, indem es den Antrieb und die Geschwindigkeit beeinflusst. Hier sind drei wichtige Ziele, die Ihnen helfen werden:

• Zeitmanagement: Stellen Sie sicher, dass Sie eine Zeit für jede Aufgabe festlegen, die Sie erledigen wollen & halten Sie diese so gut wie möglich ein. Du kannst dir einen Wecker stellen, um sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bleibst, und wenn du die Uhr im Auge behältst, erzeugt das positiven Stress, der dich dazu bringt, schnell zu arbeiten.
• Sei spezifisch: Sei klar, wenn du Daten und Zeiten notierst. Geben Sie jeder Aufgabe eine eigene Dauer & Erledigungszeit, damit Sie das Gefühl haben, Ihren Tag besser unter Kontrolle zu haben.
• Seien Sie realistisch: Ihre Ziele sollten erreichbar sein, um Enttäuschungen und Chaos zu vermeiden. Diese Emotionen können beeinflussen, wie schnell Sie arbeiten.

Effiziente Pausen machen

Wenn Sie spät dran sind oder an einer Deadline arbeiten, werden Sie wahrscheinlich Ihre Teepause und das Mittagessen ganz auslassen. Alles, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeit pünktlich abliefern. Das scheint der beste Weg zu sein, um Ihre Zeit effizient zu nutzen, aber in Wirklichkeit machen wir mehr Fehler, wenn wir uns keine Atempause gönnen.

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um nach draußen zu gehen & essen Sie etwas Vollwertiges. Mit leerem Magen kann sowieso niemand klar denken. Sie sind leistungsfähiger, wenn Sie sich erholt fühlen & nach einer kurzen Pause können Sie mit klarem Verstand denken.

Sagen Sie nicht zu, wenn Sie enttäuschen werden

Es ist normal, dass Sie der Beste im Büro sein wollen, aber sagen Sie nicht ja zu einem Projekt, wenn Sie nicht 100%ig sicher sind, dass Sie es rechtzeitig fertigstellen können. Ihr Arbeitgeber wird mehr Respekt vor Ihnen haben, wenn er weiß, dass Sie immer zu Ende bringen, was Sie angefangen haben.

Eine abgeschlossene Aufgabe ist mehr wert als 10 unerledigte Aufträge.

beginnen Sie Ihren Tag früh

Wenn Sie sich gehetzt fühlen oder zu spät zur Arbeit kommen, beginnen Sie Ihren Tag garantiert gestresst und nervös. Wenn du früh zur Arbeit kommst, fühlst du dich automatisch organisierter und energiegeladener.

Je später es wird, desto eher fühlst du dich müde und ausgelaugt. Am Ende des Tages wird Ihre Produktivität gegen Null gehen, also fangen Sie lieber früh an, als zu spät zu arbeiten.

Lassen Sie den Small Talk für die Pausen

Ein gutes Arbeitsverhältnis mit Ihren Kollegen ist eine gute Möglichkeit, Ihre Tage kürzer und angenehmer zu gestalten. Aber es ist wichtig zu wissen, wann man sich auf den Aufbau von Beziehungen konzentrieren sollte und wann die Arbeit an erster Stelle stehen sollte.

Sie können bis zu zwei Stunden hochwertiger Arbeitszeit verlieren, wenn Sie es für nötig halten, morgens bei jedem Mitarbeiter vorbeizuschauen. Müssen Sie wirklich wissen, wie das Wochenende war?

Versuchen Sie lieber, in den Pausen Kontakte zu knüpfen. So freuen Sie sich auf das Mittagessen & Sie verschwenden keine wertvolle Zeit. Denken Sie daran, dass Sie nicht nur sich selbst Zeit stehlen, sondern auch Ihren Gesprächspartnern.

Fazit

Am Arbeitsplatz zählt jede Sekunde. Leider setzen sich nur sehr wenige dafür ein, das Beste aus diesen Sekunden zu machen.

Erstens mangelt es in den meisten Unternehmen an Motivation & die Folgen sind schlechtes Zeitmanagement & allgemeine Zeitverschwendung. Wessen Verantwortung ist es also, hier Abhilfe zu schaffen?

Arbeitgeber sollten sich mehr um eine angemessene Zeitmanagementschulung bemühen & Strategien wie z.B. die Verkürzung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Dadurch wird eine effizientere Arbeitszeit gewährleistet, und die Mitarbeiter erhalten realistische Fristen und ein realistisches Arbeitspensum.

Es wirkt sich jedoch negativ auf die Unternehmen aus, wenn die Mitarbeiter keine Rücksicht auf verschwendete Zeit oder Geld nehmen. Wenn die Führung einen bestimmten Standard am Arbeitsplatz vorlebt, kann dies zu einer insgesamt besseren Arbeitsqualität und Effizienz führen. Zeitmanagement liegt in der Verantwortung eines jeden Einzelnen.

YouTube video: Zeitmanagement am Arbeitsplatz zur Steigerung der Produktivität